Niente più errori di pagamento: scoprite la potenza della partita a 3!
L 'elaborazione delle fatture dei fornitori è una vera sfida per le aziende. Una gestione efficiente del flusso di cassa è essenziale per evitare errori di pagamento, frodi e documenti non conformi.
Per raggiungere questo obiettivo, molte aziende si rivolgono al metodo della corrispondenza a tre.
Ma cos'è esattamente questo metodo e perché è così popolare? Scoprite tutto quello che c'è da sapere sull'argomento!
Che cos'è il 3-way match?
Conosciuta anche come "corrispondenza a 3 vie " o "corrispondenza a 3 fattori ", la corrispondenza a 3 vie definisce un metodo di verifica contabile che consiste nel confrontare 3 documenti:
- l' ordine di acquisto;
- la ricevuta della merce
- la fattura del fornitore.
Lo scopo? Garantire l'accuratezza di una fattura prima del suo pagamento. Questo processo può essere manuale o automatizzato.
3 vie = 3 documenti nel flusso di lavoro di convalida della fattura fornitore
Come suggerisce il nome, la corrispondenza a 3 vie si basa sui 3 documenti coinvolti nel processo di elaborazione e convalida delle fatture:
- L'ordine di acquisto: l'ufficio acquisti dell'azienda crea un ordine con il proprio fornitore. Una copia del documento viene salvata internamente.
- La bolla di ricezione: l'azienda riceve l'ordine e registra i prodotti ricevuti e le informazioni sulla bolla di spedizione nello strumento di gestione.
- La fattura del fornitore: il reparto contabilità controlla che la fattura del fornitore corrisponda all'ordine di acquisto e alla bolla di consegna.
Come funziona il processo di abbinamento a 3 vie?
Il metodo di abbinamento a tre vie viene generalmente utilizzato quando si riceve una fattura da un fornitore o da un prestatore di servizi.
Si tratta di verificare che tutte le informazioni siano coerenti tra i documenti.
I punti di controllo da definire
In genere vengono selezionati diversi punti da controllare (quantità, prezzo, descrizione del prodotto, ecc.), in modo da poterli confrontare a livello di ordine di acquisto, bolla di consegna e fattura.
I criteri di verifica dei dati variano notevolmente da un'azienda all'altra, ma il più delle volte includono le seguenti informazioni obbligatorie:
- il numero della fattura ;
- i dati del fornitore e del cliente
- la descrizione del prodotto o del servizio
- il prezzo unitario
- l'aliquota IVA.
Inoltre, includono la quantità (confronto tra la quantità ordinata, consegnata e fatturata) o il numero di ore nel caso di un servizio.
Il risultato del processo
Il metodo di verifica a 3 vie porta a due risultati: l' approvazione della fattura o la segnalazione di un'anomalia o di una carenza.
- Se i punti di controllo dei tre documenti coincidono, la fattura viene dichiarata conforme e il pagamento viene autorizzato.
- Se viene riscontrata una discrepanza, il pagamento viene sospeso. L'errore deve essere corretto o l'anomalia risolta prima che il documento venga riapprovato e il pagamento effettuato. La fattura può essere rinviata al fornitore, che apporterà le modifiche necessarie.
Quali sono i vantaggi della corrispondenza a 3 vie nella gestione delle fatture?
L 'elaborazione, il controllo e la convalida delle fatture dei fornitori sono fasi cruciali per qualsiasi azienda.
L'adozione del processo di abbinamento a tre fattori rafforza i controlli e l'affidabilità del circuito di approvazione. Grazie al processo di riconciliazione a tre fattori, si evita il rischio di errori (errori di battitura, virgole fuori posto, omissione di informazioni obbligatorie, destinatario errato, ecc:
- sulla validità legale del documento ;
- sulla salute finanziaria dell'azienda (se la virgola è fuori posto, se c'è uno zero in più, ecc;
- sul rapporto con il fornitore.
L'utilizzo della riconciliazione a tre fattori snellisce il processo di convalida delle fatture e aiuta a rispettare le condizioni di pagamento. Inoltre, limita il rischio di fatture non conformi o fraudolente, nonché di pagamenti doppi o superiori al previsto. Grazie a questa verifica, pagherete l'importo esatto di ciò che avete ordinato e ricevuto.
☝️ Tuttavia, il valore e la rilevanza della corrispondenza a 3 vie implicano che il metodo deve essere applicato in modo molto rigoroso!
Quali sono i limiti del processo di abbinamento manuale a 3 vie?
Se eseguito manualmente, il 3-way match, come qualsiasi altro circuito di approvazione delle fatture, rappresenta un insieme di attività complesse e dispendiose in termini di tempo, con scarso valore aggiunto, e spesso è fonte di errori.
In genere, le aziende ricevono fatture cartacee o via e-mail prima della ricezione della merce, il che ritarda l'elaborazione e la convalida dei documenti, poiché la corrispondenza a tre fattori deve attendere fino alla consegna.
Inoltre, in un processo manuale, è spesso necessario inserire le informazioni sulla fattura per trovare le ricevute d'ordine e le ricevute, un'operazione che richiede molto tempo se ripetuta e che è anche soggetta a errori.
Inoltre, se una delle fasi precedenti (ordine di acquisto o ricevimento della merce) non è stata eseguita correttamente, l'intero processo può essere annullato.E se l'operazione non è stata eseguita correttamente, l'intero processo di riconciliazione e convalida, nonché il pagamento del fornitore, ne risentono e subiscono un ritardo!
Fortunatamente, oggi è possibile automatizzare questo processo di riconciliazione e approvazione a tre fattori utilizzando un software specializzato.
Perché dematerializzare il processo di riconciliazione a tre fattori?
La dematerializzazione e l' automazione del processo di abbinamento delle fatture offre una serie di vantaggi.
Riduzione dei tempi e dei costi di elaborazione
L'elaborazione elettronica consente di ottimizzare la gestione dei documenti (ordini di acquisto, ricevute di merci, ecc.) e l' approvazione delle fatture. Inoltre, riduce i tempi e i costi dei processi di inserimento dei dati, verifica, convalida, pagamento, ecc.
Un sistema di dematerializzazione dei documenti promette ulteriori vantaggi. L'utilizzo di questo tipo di software consente di standardizzare e unificare i documenti (ordini d'acquisto, ricevute di consegna, fatture, ecc.
Strumenti di elaborazione completi, affidabili e facili da usare
Le soluzioni software per la dematerializzazione e l'elaborazione delle fatture sono spesso semplici da implementare, configurare e utilizzare. Vengono configurate in base ai requisiti e alle regole di riconciliazione definiti dall'azienda.
Inoltre, questi strumenti, che incorporano il metodo della corrispondenza a 3 vie, sono in grado di identificare immediatamente le discrepanze e gli errori tra i tre documenti. Segnalano l'anomalia per una rapida risoluzione e un pagamento tempestivo.
🛠️ Esempio di software:
La soluzione di fatturazione elettronica Compleo Invoice Platform, rivolta a PMI, ETI e grandi gruppi, sfrutta tutto il potenziale dell' intelligenza artificiale per semplificare la dematerializzazione delle fatture dei fornitori. Risultato: risparmio di tempo nella corrispondenza a 3 e in tutte le operazioni in generale. Inoltre, è possibile impostare flussi di lavoro per accelerare i processi di convalida.
Alcune buone pratiche da conoscere
Per garantire che la soluzione software svolga appieno il suo ruolo, è necessario sceglierla in linea con la vostra attività e le vostre esigenze.
Sul mercato sono disponibili molti strumenti, dai più semplici ai più sofisticati. Prendetevi il tempo necessario per esaminare le caratteristiche e i servizi offerti e confrontate diversi pacchetti software per trovare quello che soddisfa davvero le vostre esigenze.
Ad esempio, una grande azienda che ha a che fare con una moltitudine di fornitori e gestisce un gran numero di fatture si rivolgerà sicuramente a un pacchetto software completo e reattivo, in grado di esaminare rapidamente i documenti. Non è necessariamente così per una PMI, la cui priorità è ottimizzare la gestione finanziaria.
Inoltre, è fondamentale formare il personale sul corretto utilizzo del software scelto, in modo che il processo di verifica, anche se automatizzato, rimanga efficiente e affidabile. Dopotutto, tutto parte e deriva da tre documenti: l'ordine di acquisto, la ricevuta della merce e la fattura. Se uno di questi documenti non è aggiornato, l'intera operazione è sballata.
Corrispondenza a tre vie: cosa ci guadagno?
La corrispondenza a tre vie è un importante processo di verifica contabile che aiuta le aziende a evitare errori di pagamento e frodi e a gestire meglio il flusso di cassa.
Si basa su tre documenti essenziali per l'elaborazione delle fatture (l' ordine di acquisto, la bolla di consegna e la fattura) e coinvolge diversi punti di controllo (prezzo, quantità, numero d'ordine, ecc.).
Se eseguito manualmente, questo processo può essere noioso e richiedere molto tempo. Inoltre, può essere soggetto a errori. Per garantirne l'efficienza e l'affidabilità, vi consigliamo di optare per una soluzione paperless in grado di automatizzare l'operazione.
Articolo tradotto dal francese