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La guida al software di messaggistica aziendale
vere un software di messaggistica è diventato un must. Questo strumento, a volte integrato in una suite Office, ha delle funzionalità distintive. Aiuta a gestire meglio i messaggi: inviare e ricevere e-mail, sincronizzare i dati, cercare rapidamente, integrare filtri o raggruppare più account.
Ha un'interfaccia intuitiva che può essere configurata secondo le diverse esigenze. Inoltre, è possibile proteggere la propria casella di posta elettronica con il rilevamento automatico dei messaggi considerati indesiderati e collocarli in una cartella dedicata. I vostri segreti e-mail sono ben custoditi!
Vi limitate ad un indirizzo gmail di base per gestire tutti i messaggi dell'azienda? Non è facile gestire tutte le email ricevute e sapere se sono state elaborate correttamente! Ecco perché degli sviluppatori IT hanno progettato i software di messaggistica aziendale.
Che cos'è un software di messaggistica aziendale?
Il software di messaggistica aziendale è una soluzione per un più efficiente instradamento delle e-mail. La comunicazione della vostra azienda e gli scambi tra i vostri dipendenti sono più fluidi. Il software di messaggistica aziendale offre funzioni di base per l'invio e la ricezione delle e-mail, ma va oltre aggiungendo funzioni più avanzate. Ci sono diversi tipi di software e prima di tutto bisogna definire le proprie esigenze di gestione della posta elettronica.
Quali sono le funzionalità offerte da un software di posta elettronica aziendale?
Uno strumento di messaggistica completo offre maggiori possibilità rispetto ad un tradizionale software di email
- Rilevamento automatico di messaggi indesiderati e antispam;
- Integrazione di filtri per selezionare più rapidamente le email ;
- Un'interfaccia intuitiva configurata secondo le esigenze della vostra azienda;
- Sincronizza tutti gli account di posta elettronica su un'unica interfaccia;
- Un'agenda condivisa con la possibilità di collegare le email;
- Un percorso evolutivo delle vostre email per visualizzare i vostri messaggi "letti", "elaborati", "non elaborati";
- La possibilità di monitorare i flussi degli account di posta elettronica. In questo modo si segue l'elaborazione delle e-mail ricevute dalla vostra azienda dal software di messaggistica;
- Statistiche di lettura e indicatori di efficienza del vostro server di posta;
- E-mail condivise dai dipendenti interessati. Non c'è bisogno di inoltrare un'e-mail ai vostri dipendenti in modo che possano consultarla. Tutti i collaboratori selezionati dal server di posta elettronica possono scambiarsi un'e-mail senza sovraccarico e senza duplicati.
- Trovate i modelli di risposta salvati dalla mail. Standardizzate le vostre risposte alle richieste ricorrenti per facilitare l'elaborazione delle vostre e-mail.
Perché un software di messaggistica aziendale è importante per la vostra azienda?
Le versioni professionali di gmail, Yahoo mail, Mozilla Thunderbird o Livemail sono soluzioni di messaggistica perfette per soddisfare le esigenze della vostra azienda. Veri e propri strumenti di supervisione e gestione collaborativa, i software di messaggistica professionale sono un tesoro indiscutibile per aziende di tutte le dimensioni. I vantaggi che si traggono sono:
- Un risparmio di tempo per la gestione delle email;
- Maggiore collaborazione intorno alle e-mail scambiate;
- La tracciabilità delle e-mail in entrata;
- Proteggere le informazioni inerenti all'azienda attraverso la crittografia dei dati;
- Un'immagine più professionale con i vostri clienti e potenziali clienti grazie ad un sistema di messaggistica personalizzata dei nomi di dominio;
- Un server di posta accessibile anche sullo smartphone dopo l'autenticazione;
- L'utilizzo di un IMAP (Internet Message Access Protocol) per ricerche e archiviazione più rapide su un server dedicato con connessione sicura;
- Lettura e utilizzo dell'e-mail offline;
- La facile configurazione dell' account di posta elettronica.
Un software gratuito o una versione a pagamento?
Tutto dipende da cosa vi aspetterete dal vostro software di messaggistica aziendale! Sta a voi definire chiaramente le esigenze della vostra azienda in termini di account di posta elettronica ed e-mail. La versione dell'account e-mail personale di gmail sarà rapidamente limitante se gratuita. Scegliendo la versione a pagamento di Gmail, si ha accesso ad un'ampia gamma di funzioni ad un costo decrescente a seconda delle opzioni selezionate e del numero di dipendenti che utilizzano questo server di posta.
Tuttavia, Windows Live Mail garantisce funzionalità avanzate anche in una versione gratuita. Questo server di posta vi offre anche la possibilità di sincronizzare i vostri dati collegandoli al vostro calendario o ai vostri contatti. Particolarmente comodo per fissare appuntamenti, è anche facile da configurare sul vostro computer e su quello dei vostri dipendenti.
Scegliendo un software di posta elettronica aziendale a pagamento, avete la possibilità di personalizzare il vostro indirizzo per conto della vostra azienda. Ad esempio: info@ditta.it Inoltre, lo spazio di archiviazione è molto più grande di quello di un comune sistema di messaggistica personale. Inoltre, i provider software vi aiutano a configurare il vostro account e-mail e a rispondere alle vostre domande sull'utilizzo della vostra e-mail.
Osate scegliendo un software di posta elettronica aziendale. Approfittate di una visione più chiara dei flussi di posta elettronica in entrata, degli allegati e dell'elaborazione di ogni e-mail da parte dei vostri dipendenti.
