[Come condividere i file in modo sicuro?
Che sia interna o esterna, la condivisione di documenti all'interno delle aziende è in rapida crescita. Oltre ai problemi di sovraccarico dei file server o di invio di file di grandi dimensioni, le aziende si trovano sempre più spesso ad affrontare il problema del controllo e della sicurezza di questi flussi di dati.
Facciamo un esempio concreto con Carl, che gestisce un team di vendita, e Aurore, una cliente. Carl è spesso fuori per lavoro. Ogni giorno riceve un gran numero di e-mail e condivide file con colleghi e clienti. Ha bisogno di poter accedere e condividere i suoi file da tutti i suoi terminali, ovunque si trovi.
In questa esercitazione vedremo le migliori pratiche che Carl, il suo team di vendita e Aurore dovrebbero seguire per condividere i file in modo sicuro. Per questa dimostrazione utilizzeremo la soluzione NumSync, uno strumento di archiviazione, sincronizzazione e condivisione dei file.
Buona pratica n. 1: ospitare i dati in modo sicuro
Per rispettare le leggi del RGPD sulla riservatezza dei dati, Carl utilizza un cloud francese sicuro.
Per scambiare file di grandi dimensioni con Aurore, il suo cliente che lavora da casa, Carl crea una cartella di condivisione sulla piattaforma Numync in cui archiviare i file.
Interfaccia utente di NumSync
Importare i file nella cartella del cliente
Buona pratica n. 2: condividere le cartelle del cloud internamente
Una volta che i file sono online, Carl vuole dare al suo personale di vendita l'accesso al progetto collegato al cliente Aurore. Avranno i diritti di modifica di questa cartella, che è condivisa tra gli utenti. Carl crea quindi la condivisione e li autorizza a modificare i file, aggiungendoli o eliminandoli, ecc.
Condividere i file dei clienti con altri utenti NumSync
Definire i diritti di accesso ai file dei clienti
Best practice n. 3: Condividere tramite una data-room per risparmiare tempo
Carl può selezionare la cartella (o la sottocartella) e scegliere di condividerla tramite un link pubblico con il suo cliente. In questo modo, crea una "data-room" nel cloud privato, che gli permette di controllare lo scambio di dati e di ricevere automaticamente i file che Aurore condivide con lui, risparmiando tempo!
Quando Carl seleziona la condivisione tramite link pubblico, si apre una nuova finestra che gli offre una serie di parametri.
Scelta della condivisione tramite link pubblico
Buona pratica n. 4: Definire le autorizzazioni
La condivisione dei file non implica necessariamente la stessa modalità di collaborazione ogni volta. Facendo clic sull'opzione di collaborazione, Carl può scegliere se consentire o meno alla sua cliente Aurore di aggiungere file alla cartella.
Tuttavia, in nessun caso potrà eliminare i file. Carl rimane "padrone" della sala dati.
Definire le opzioni di collaborazione con il cliente
Buona pratica n. 5: rafforzare la sicurezza dei file condivisi
Poiché gli scambi con Aurore riguardano dati sensibili, è importante rendere più difficile l'accesso alla cartella condivisa. Per questo motivo, in questo caso specifico, Carl sceglie di proteggere il link con una password e definisce un periodo di validità per il link nelle opzioni di sicurezza.
Definizione delle opzioni di sicurezza
Best practice n. 6: scegliere per nome le persone esterne con cui condividere una data room
Una volta impostate le opzioni di sicurezza, Carl può inserire gli utenti a cui desidera inviare il link. A tal fine, fa clic su "Invia questo link per e-mail" e aggiunge l'indirizzo e-mail della sua cliente Aurore. In questo modo, Carl saprà che è stata Aurore ad aprire il link quando riceverà la notifica che è stato aperto.
Definizione degli utenti esterni con cui condividere il link pubblico
Buona pratica n. 7: incoraggiare la collaborazione con partner esterni
Facilitare il caricamento dei file
Aurore ha ricevuto i file inviati da Carl e ora può scambiare i file con lui nella stessa cartella, anche se non ha un account NumSync. Tutto ciò che deve fare è selezionare i suoi file e caricarli nella cartella.
Aurore non ha più bisogno di inviare file di grandi dimensioni via e-mail o di limitare la quantità e il peso dei suoi file.
Interfaccia utente esterna
Importazione di file nella cartella da parte del cliente
Semplificare la visualizzazione dei file senza scaricarli
Aurore non ha bisogno di scaricare i file immagine (jpeg, png, mp4, pdf) dalla cartella condivisa per visualizzarli. Può aprirli direttamente dal cloud e visualizzare i documenti nella loro interezza.
Visualizzare in anteprima il contenuto della cartella condivisa
Lasciare la possibilità di scaricare i file in base alle proprie esigenze
Aurore può scaricare tutti o solo alcuni dei file presenti nella cartella condivisa di Carl, a seconda di ciò che le serve davvero. Seleziona i file desiderati e fa clic sull'icona "Scarica" nel menu di destra.
Caricamento dei file
Avviso via e-mail quando viene caricato un nuovo file
Aurore può iscriversi all' avviso via e-mail. Riceverà una notifica via e-mail quando nuovi file arrivano nella cartella. L'elenco dei file viene visualizzato nell'e-mail.
Indipendentemente da chi li ha caricati, saprà che sono arrivati nuovi elementi nella cartella. Per attivare l'avviso via e-mail, è sufficiente fare clic sul piccolo orologio!
Creare un avviso via e-mail
Buona pratica n. 8: rimanere informati sull'attività dei link condivisi
Una volta che il suo file è stato condiviso con Aurore, Carl può seguirne la condivisione. Riceve una notifica via e-mail quando Aurore apre il link. Se Aurore carica dei file, Carl viene immediatamente avvisato via e-mail e riceve un elenco dei file interessati.
Ricezione di un avviso di accesso alla cartella condivisa
Tutti gli "eventi" esterni (accesso al link, depositi, download) e interni (rinominazione, spostamento, eliminazione, ecc.) sono elencati e facilmente accessibili nell'interfaccia web di Carl.
Cronologia delle azioni intraprese sul file condiviso
Conclusione
Scegliendo una soluzione come NumSync, Carl può essere certo che gli scambi interni con i suoi dipendenti e quelli esterni con Aurore o altri clienti siano sicuri . I dati aziendali sono tutti raggruppati in un unico cloud. Può lavorare in modo collaborativo rispettando le normative vigenti. Possono lavorare in modo efficiente e risparmiare tempo ogni giorno.
La collaborazione in mobilità e in remoto è ottimizzata! Carl e il suo staff di vendita possono sincronizzare e accedere ai loro file su tutti i terminali in qualsiasi momento. Quando Carl accende un dispositivo ed è connesso a Internet, la sincronizzazione è automatica e tutti i file vengono aggiornati. Lui e il suo team lavorano sempre sul file giusto, nella versione giusta, archiviata nello stesso posto, in una nuvola francese!
Vi invitiamo a dare un'occhiata al caso d'uso in immagini!
Articolo tradotto dal francese