7 buone pratiche per una gestione degli acquisti di successo

Il termine " approvvigionamento" indica la gestione degli acquisti nel senso più ampio del termine. Che sia centralizzato o meno, il processo di approvvigionamento dai fornitori svolge un ruolo strategico per le operazioni di un'azienda e per le sue prestazioni finanziarie. Per questo motivo è fondamentale conoscere i metodi giusti da utilizzare quotidianamente per gestire gli acquisti nel modo più efficace possibile.

Che cos'è l'approvvigionamento?

L'approvvigionamento è il processo di acquisto di prodotti o servizi dai fornitori. Il processo si articola in diverse fasi chiave:

• stesura delle specifiche, in particolare per gli acquisti complessi con specifiche tecniche elaborate.
• Sourcing per identificare ed elencare i fornitori di servizi in grado di offrire il prodotto o il servizio richiesto.
• Mettere in competizione i fornitori per ottenere offerte.
• Chiusura : scelta del commerciante, negoziazione, convalida interna e firma del contratto.

Nel settore pubblico, la gara d'appalto può essere effettuata tramite una procedura di appalto pubblico, in particolare quando il valore totale del contratto supera un certo importo. Nel settore privato, la maggior parte degli acquisti viene effettuata di comune accordo, semplicemente firmando un preventivo.

Da qualche anno si sente parlare sempre più spesso di e-procurement. Con questo termine si intende l'evoluzione del procurement verso servizi online per la gestione dell'intero processo di acquisto.

Il ruolo centrale del procurement aziendale

Quando si valutano i rischi a cui è esposta un'azienda, non si pensa necessariamente agli acquisti. Eppure la catena di approvvigionamento dipende interamente dai suoi fornitori.

Se le materie prime non sono disponibili presso i produttori, non è più possibile produrre. Se i prezzi aumentano drasticamente, siete costretti a ridurre i vostri margini, almeno temporaneamente, fino a quando non potrete aumentare i prezzi o migliorare la vostra produttività.

Lo avrete sicuramente notato durante la crisi sanitaria del 2021. Le tensioni sulle fonti di approvvigionamento hanno un impatto quasi immediato sulla disponibilità dei prodotti finali, ma anche sul loro prezzo. Ecco perché è così importante assicurare le relazioni con i fornitori, in modo da rimanere un cliente prioritario, anche in tempi di crisi.

Come ottimizzare la gestione degli acquisti?

1 - Rendere la gestione degli acquisti non cartacea

Quando si parla di e-procurement, la prima best practice è quella di eliminare la carta. In molte aziende, il dipendente che ha bisogno di un prodotto compila un modulo d'ordine su un foglio di carta, che viene poi firmato da diversi manager prima di essere inviato al fornitore.

Tutto ciò richiede molto tempo. Ciò comporta ritardi problematici nella catena di fornitura. A volte le richieste si perdono per strada.

Per affrontare queste sfide, Mon Intranet ha sviluppato un modulo software Procure to Pay che dematerializza il processo di gestione degli acquisti end-to-end:

• I dipendenti completano e inviano online i loro ordini di acquisto elettronici.
• I manager convalidano la richiesta.
• L'ordine di acquisto convalidato viene inviato elettronicamente al subappaltatore.
• Il dipendente conferma la ricezione dei prodotti e genera una richiesta di pagamento, che viene convalidata dalla persona responsabile del pagamento delle fatture dei fornitori.

Con una soluzione online come questa, gli ordini di acquisto cartacei appartengono al passato. Il tempo risparmiato nella preparazione degli ordini e nella loro convalida è notevole. Di conseguenza, è possibile ridurre i tempi di approvvigionamento che possono influire sul regolare svolgimento delle attività.

Un altro aspetto importante è che questo software consente di centralizzare le informazioni sui fornitori in un database. In questo modo è più facile gestire l'approvvigionamento.

2 - Centralizzare le informazioni sui fornitori

Utilizzando un database centralizzato per tutti i fornitori dell'azienda, diventerete più efficienti in termini di sourcing, ma anche nella fase di negoziazione. Prendiamo l'esempio di una grande azienda con diversi siti industriali. Se ogni ufficio acquisti effettua gli ordini in modo indipendente, deve:

• Cercare ed elencare i fornitori per ogni prodotto a catalogo.
• Negoziare individualmente le condizioni di prezzo.

Utilizzando una piattaforma comune, il processo di approvvigionamento è più rapido. Si ha accesso alle informazioni su ogni fornitore elencato in azienda e sul volume di affari già svolto. In questo modo si ottiene una leva efficace per la fase di negoziazione. Questo è uno dei componenti essenziali di una soluzione di e-procurement.

3 - Valutare i rischi

La scelta di un fornitore di servizi comporta la gestione dei rischi. I rischi sono molteplici:

• Rischio di conformità: se il prodotto non soddisfa determinati standard, in particolare se viene fabbricato in altri continenti dove gli standard sono diversi.
  
  
• Rischio di fluttuazione dei prezzi: il prezzo di alcune materie prime può variare notevolmente in base a diversi criteri. Se il vostro fornitore è un grossista o un distributore, sarà più direttamente esposto a queste fluttuazioni e dovrà trasferirle a voi più rapidamente.
  
  
• Tensioni di approvvigionamento: qual è il volume di produzione del vostro produttore di materie prime? Dove si trova? Si tratta di un'attività strategica per loro? Il vostro contratto rappresenta una parte significativa del suo fatturato? Tutte queste domande sono essenziali per valutare e anticipare eventuali difficoltà nella consegna dei prodotti previsti.
  
  
• Problemi di qualità: le specifiche consentono di definire il livello di qualità atteso per ogni fornitura di prodotto. Gli scostamenti accettabili devono essere definiti con precisione. Un audit degli impianti del produttore fornisce un'utile visione dei metodi di lavoro e del livello di qualità che ci si può aspettare.

Per limitare i rischi, è sempre preferibile fare riferimento ad almeno due fornitori per lo stesso requisito. In questo modo non solo si mantiene la concorrenza, ma si ha anche la certezza di avere una soluzione di riserva nel caso in cui il fornitore storico si trovi in difficoltà.

Assicurare il rapporto con il fornitore con un contratto vi aiuterà a trovare soluzioni rapide a qualsiasi problema che possa sorgere. I contratti stabiliscono un quadro giuridico. Non tutto dovrebbe essere contrattualizzato, perché ciò renderebbe il processo di acquisto troppo complesso. Tuttavia, è buona norma redigere un contratto, al di là delle condizioni generali di acquisto, non appena si supera un certo importo o vi è una nuova specificità.

Ancora una volta, è una questione di equilibrio. Non dobbiamo cadere nella trappola della complessità che troviamo nell'aggiudicazione di alcuni contratti. Questo potrebbe scoraggiare alcuni fornitori.

Inoltre, la complessità amministrativa del contratto si riflette sempre sulla fattura pagata dal cliente. Inoltre, un contratto non risolve tutto. L'importante è anche il rapporto di fiducia che si riesce a stabilire con il proprio interlocutore.

4 - Controllare bene ogni acquisto

Quando un dipendente effettua un ordine, sta sostenendo una spesa. Questa spesa è giustificata? L'importo è adeguato? La direzione deve controllare ogni acquisto per assicurarsi che sia in linea con le priorità operative e gli obiettivi di bilancio.

Questo controllo deve essere proporzionato. Non ha senso che una richiesta di acquisto di 50 euro sia approvata da 5 linee di management. D'altro canto, quando si tratta di una spesa in conto capitale strategica che impegnerà l'azienda per diversi anni, un controllo più severo è pienamente giustificato. Il processo di approvazione deve quindi essere adattato alla politica aziendale. Deve rimanere efficiente e non portare a ritardi eccessivi lungo tutta la catena di fornitura.

5 - Acquistare quando è necessario e ottimale

Le spese hanno un impatto sul flusso di cassa dell'azienda. Ogni ordine ricevuto comporta, nelle settimane successive, un'uscita di cassa per pagare la fattura del fornitore. Se i prodotti ordinati non vengono utilizzati rapidamente, la liquidità viene impiegata per scorte che non producono alcun valore aggiunto per l'azienda.

La gestione del programma di produzione consente di anticipare le forniture nel modo più accurato possibile. Il prezzo delle materie prime fluttua nel tempo, a seconda del clima economico e della stagione. Di conseguenza, il reparto acquisti deve trovare il giusto equilibrio tra un prezzo obiettivo e livelli ottimali di scorte. La priorità è sempre quella di garantire una fornitura ininterrotta alla catena di approvvigionamento. In fin dei conti, quando la produzione si blocca per mancanza di materie prime, i costi fissi rimangono e pesano sul bilancio dell'azienda.

6 - Evitare gli slittamenti di bilancio

Ogni anno l'azienda definisce un budget di spesa per i vari reparti. La centralizzazione degli acquisti facilita il lavoro del reparto contabilità, che può così monitorare le spese rispetto al budget, in base alla loro allocazione. Qualsiasi aumento incontrollato delle spese viene quindi rapidamente identificato. Naturalmente, questo è possibile solo con l' implementazione di strumenti adeguati.

La redditività di un'azienda o anche di un semplice progetto è intimamente legata al rispetto del budget. Esso serve come base per il calcolo dei costi e la definizione dei prezzi dei prodotti finiti. Per questo motivo il processo di approvvigionamento deve essere direttamente collegato al budget.

7 - Comprendere il valore complessivo del subappaltatore

Il valore aggiunto di un produttore di materie prime non può essere ridotto al prezzo dei suoi prodotti. Al contrario, è necessario prendere in considerazione :

• Tempi di consegna, in particolare per le esigenze non pianificate.
• I termini di pagamento.
• La gamma di prodotti disponibili.
• La qualità dei prodotti consegnati: i difetti di qualità e i problemi di consegna comportano rischi e costi per la catena di fornitura.
• La stabilità del rapporto contrattuale e finanziario: andamento dei prezzi prevedibile e ragionevole, politica di vendita equilibrata.

Tutti questi fattori devono essere presi in considerazione al momento della scelta. Il prezzo include sempre un certo livello di servizio. È la qualità di questo servizio che dovete analizzare per vedere se soddisfa le vostre esigenze.

I fattori coinvolti nell'ottimizzazione del processo di approvvigionamento sono molteplici. Per padroneggiarli sono necessari gli strumenti giusti e il coinvolgimento di tutti coloro che fanno acquisti all'interno dell'organizzazione.