Procure to pay: uno strumento per la crescita aziendale?
Il Procure to pay, o P2P, rappresenta una nuova sfida per le aziende.
In un mercato sempre più competitivo, la necessità per le aziende di migliorare le performance operative sono evidenti. Ciò è particolarmente vero per la supply chain, che comporta molte sfide, tra cui la riduzione dei costi.
Ecco perché l'automazione delle attività relative alla catena di distribuzione e la dematerializzazione delle fatture stanno diventando la norma per le organizzazioni che cercano prestazioni migliori.
Ma che cosa differenzia esattamente un procedimento procure to pay ottimizzato da una gestione degli acquisti, dalle relazioni coi fornitori e dalle fatturazioni tradizionali?
Per capire i pro e i contro di questo sistema, vediamo insieme la definizione, i suoi vantaggi e gli strumenti necessari per la sua implementazione.
Cosa si intende per procure to pay?
Definizione
Il procure to pay designa il flusso di attività di un’azienda che va dall’acquisto presso il fornitore fino al pagamento della fattura associata. Ecco perché il concetto di “ciclo fornitore”, intervenendo prima del “ciclo clienti” (o order to cash), è spesso associata al procure to pay.
☝️ Esiste anche il purchase to pay, abbreviata P2P. Quest’ultima sigla non va però confusa con il modello di rete Peer to peer.
Tuttavia, con il termine procure to pay non si intende solamente una successione di attività. Sono comprese anche:
- la razionalizzazione dei processi per aumentare la produttività,
- la dematerializzazione dei processi, tramite l’utilizzo di tools.
Source to pay vs procure to pay
Vediamo insieme che cosa differenzia questi due concetti. Il procure to pay si concentra sul processo che intercorre tra l’acquisto e il pagamento della fattura al fornitore. Invece, il source to pay (o S2P) comprende anche le attività di sourcing, ovvero la ricerca attiva e strategica di prodotti e servizi.
Alcune fasi del processo di procure to pay
Sebbene il procure to pay rappresenti un processo di gestione globale, vi sono tuttavia una serie di attività specifiche.
Diversi step sono, quindi, tradizionalmente integrati nel workflow. Ogni struttura deve pertanto stabilire quali procedure attuare, aggiungere se necessario dei sottopassaggi aggiuntivi e definire il grado di automazione delle proprie attività.
- identificare i bisogni di prodotti o servizi (in linea con i vincoli di bilancio);
- scegliere i fornitori;
- stipulare un contratto di fornitura (negoziando le condizioni di esecuzione e le tariffe);
- trasmettere al fornitore un ordine di acquisto il più completo possibile (dati aziendali, descrizione ordine, termini di reso, condizioni di pagamento, c.g. di vendita, ecc.);
- controllare gli ordini dopo la ricezione;
💡Vi consigliamo di redigere sempre una scheda di accettazione per effettuare una verifica adeguata e contattare il fornitore il più rapidamente possibile in caso di controversie.
- riconciliare le fatture in entrata (meglio se dematerializzate) con gli ordini di acquisto (purchase order) e altri documenti per certificarne la corrispondenza;
- pagare le fatture (secondo i termini e le condizioni predefinite con il fornitore).
I vantaggi di un procure to pay automatizzato
Razionalizzare le procedure di acquisto dai fornitori si sta dimostrando una leva per l'efficienza, e quindi per la crescita. Per questo motivo, sta diventando una questione sempre più rilevante per le aziende.
Ecco alcuni vantaggi garantiti da un P2P automatizzato:
☑️Un'accelerazione dei processi. Il tempo di elaborazione manuale per le varie fasi della supply chain, soprattutto per le fatture cartacee, è particolarmente lungo.
Grazie ad una ottimizzazione del workflow, i team hanno meno task da svolgere, così da dedicare più tempo per attività di più alto valore aggiunto.
Ad esempio, i responsabili degli acquisti possono dedicare più tempo alle attività strategiche di approvvigionamento dei fornitori.
☑️Un minor rischio di errori. La gestione manuale degli acquisti implica un rischio di errori maggiore. L'automazione dei processi riduce le possibilità di errore umano.
☑️Una riduzione dei costi. L’aumento della produttività dei team migliora la performance aziendale.
Inoltre, riducendo le modifiche dovute a errori, il costo per fattura si abbassa.
Infine, si noti che l'accelerazione delle operazioni può portare ulteriori benefici grazie allo sconto per il pagamento anticipato proposto da alcuni fornitori.
☑️ Un miglioramento delle relazioni coi fornitori. Meno errori, termini di pagamento più brevi, migliore comunicazione... il procure to pay permette di mantenere rapporti privilegiati e di fiducia con i fornitori.
☑️ Una miglior tracciabilità. L'automazione dei processi P2P consente una migliore tracciabilità delle spese aziendali. Grazie al monitoraggio dei flussi fisici e informativi, e quindi all'analisi delle prestazioni in tempo reale, il processo decisionale diventa più strategico. Di conseguenza, i costi e le risorse sono ulteriormente ottimizzati.
Il lavoro collaborativo, l'automazione, la dematerializzazione dei documenti, il trasferimento sicuro dei documenti e la conformità legale sono possibili solo attraverso la digitalizzazione dei processi.
Per questo motivo sono stati sviluppati strumenti per soddisfare le esigenze delle aziende in termini di P2P.
I software per il procure to pay
Esistono diversi tipi di software in grado di gestire il procure to pay, o almeno una parte del processo.
Alcuni software ERP (Enterprise Resource Planning) includono di default funzioni che supportano alcune attività P2P, tra cui la fatturazione elettronica.
Gli ERP tuttavia permettono di automatizzare un vasto numero di attività (produzione, supply chain, contabilità, relazioni clienti, risorse umane, ecc.) ed esistono anche soluzioni più specifiche.
Ecco alcune soluzioni che vi potrebbero essere utili: Precoro, Oracle procurement, Smart by GEP.
La collaborazione interna ed esterna
Sono quindi evidenti i benefici determinati da un sistema procure to pay ottimizzato.Tuttavia, questa transizione verso la digitalizzazione del ciclo fornitore, anche supportata dall'utilizzo di un software adeguato , non può avvenire senza una collaborazione ottimale.
Infatti, il processo P2P coinvolge un numero elevato di dipendenti di un’azienda, dalla contabilità ai responsabili acquisti e prodotti, oltre ai team IT. Di conseguenza, la collaborazione e il cambiamento possono arrivare solo grazie a un'eccellente comunicazione interna, ed eventualmente con l’aiuto di una formazione specifica.
Questa collaborazione non deve però riguardare solo l’ambito aziendale. Occorre infatti stabilire una buona collaborazione con i propri fornitori. Affinché questa relazione sia la migliore possibile, occorre una comunicazione chiara e l’accettazione di un set di regole prestabilite.
Così facendo, le aziende otterranno un engagement che garantirà loro un processo P2P sempre più performante.