[Come ottimizzare i processi per aumentare il flusso di cassa

Il mondo degli affari ha mille sfaccettature. Alcune di queste sfaccettature sono così importanti che possono essere l'inizio della fine. O, ottimisticamente, l'inizio del successo.

Tutti sappiamo che il flusso di cassa è vitale... addirittura essenziale. Ma come si fa a migliorare il flusso di cassa? Questo è un aspetto che gli imprenditori non sempre conoscono.

Quando Antony Bouteiller, responsabile di Assistance Frigorifique, ha rilevato l'azienda di famiglia, si è imbarcato in una nuova avventura con molte ambizioni e un grande imperativo: doveva lavorare con ciò che già esisteva.

Come ottimizzare i processi di una piccola impresa di successo? Come snellire e ripensare una struttura che esiste da 25 anni? In questa intervista, Antony Bouteiller ripercorre il team di Assistance Frigorifique e spiega perché si è rivolto a Evoliz per avere un supporto.

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Assistance Frigorifique in breve

Fondata nel 1994, Assistance Frigorifique ha sede nella zona industriale di Saint Gelais ed è specializzata in sistemi di refrigerazione per clienti privati (condizionamento, pompe di calore) e professionisti (industria, ristorazione, trasformazione alimentare, aziende di refrigerazione). L'obiettivo dell'azienda è chiaro: fornire ai clienti servizi di qualità utilizzando attrezzature ad alte prestazioni e una forza lavoro qualificata. Oggi sette persone lavorano ogni giorno per soddisfare i clienti.

Le difficoltà logistiche e organizzative incidono sul flusso di cassa

Quando ha deciso di rilevare l'azienda di famiglia, Antony Bouteiller si è trovato di fronte a tre problemi principali:

• L'attrezzatura software era gestita a livello locale, oltre a essere costosa e a consumare energia. Poiché Antony risiede a Tolosa, lavora in gran parte a distanza, il che significa che deve avere accesso alla gestione dell'azienda da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
  
• Per gestire vendite, contabilità e preventivi vengono utilizzati 3 diversi strumenti . Si è reso conto che questi strumenti non potevano essere interconnessi e ha notato che si perdeva tempo (triplo inserimento del database dei clienti) e che aumentava il rischio di errori.
  
• Il manager non ha una visione d'insieme della sua situazione contabile. Voleva monitorare le vendite e gli acquisti in tempo reale per anticipare la situazione finanziaria dell'azienda ed evidenziare le aree di miglioramento.

L'implementazione del software giusto

Forte della sua vasta esperienza professionale e della sua padronanza di software gestionali progettati per grandi gruppi, Antony Bouteiller si è messo alla ricerca di una soluzione software simile, ma adatta a strutture più piccole. Dopo aver testato quasi 5 diversi pacchetti software, nel 2019 ha scoperto Evoliz. In virtù del suo DNA, Evoliz risolve una serie di problemi per i manager:

• In primo luogo, la sua modalità SaaS (100% online, senza download), il che significa che può gestire tutto da remoto,
  
• in secondo luogo, la gamma di funzioni (vendite, acquisti, banche) che consentono di centralizzare l'intera attività in un unico pacchetto software. Evoliz offre anche una serie di funzionalità rare nei software generici, come le fatture di stato e la gestione semplificata delle scorte, che sono essenziali per la sua attività.

Tra i software inizialmente testati, alcuni si spingevano oltre in termini di funzionalità offerte, ma la pesantezza e la complessità d'uso non erano adatte al team di Antony. Contabile, addetto alle vendite, tecnico... in Assistance frigorifique, tutti devono essere in grado di utilizzare il software... senza farsi venire i nodi al cervello!

Dopo alcune discussioni con il servizio clienti per prolungare il periodo di prova e testare la funzione di importazione dei dati, Antony ha scelto il software banana!

Razionalizzare il flusso di cassa, sì... ma come?

Dati puliti e conformi

La scelta di una soluzione software si basa anche sulle garanzie che offre. I cambiamenti nello strumento e nella legislazione sono una garanzia di qualità. Tuttavia, è possibile per gli editori andare oltre, sottoponendosi a un audit annuale per ottenere la certificazione NF203, la legge antifrode sull'IVA.

Ogni imprenditore sa che i documenti non conformi possono comportare una serie di inconvenienti per l'azienda (fatture non pagate più frequenti, impossibilità di chiedere il recupero legale, controlli fiscali, ecc.)

Antony Bouteiller ha quindi approfittato di questo cambiamento di software per rendere più sicuro il suo processo di vendita: le condizioni generali di vendita sono aggiunte automaticamente a ogni preventivo , le bolle di consegna sono create con un solo clic, le fatture includono tutte le informazioni obbligatorie, ecc.

Grazie alla certificazione NF203, Evoliz mette in atto misure di sicurezza all'interno del software stesso. Non c'è spazio per gli errori. Così Assistance Frigorifique può essere certa che la sua fatturazione è completamente legale !

Migliorare la conversione dei clienti potenziali in clienti

Come spiega Antony Bouteiller: "Uno dei motivi principali per cui ho scelto Evoliz è che accetta citazioni online, in formato documento web.

Grazie a una gestione più precisa e completa dei preventivi, gli imprenditori sono riusciti a rendere più sicuro il processo di vendita e a disporre di un documento di impegno ufficiale. Il preventivo viene inviato via web e il cliente può facilmente accettarlo, metterlo in attesa o rifiutarlo. Il team di Assistance Frigorifique convalida la ricezione del documento, ne visualizza lo stato e agisce di conseguenza: un metodo efficace per convertire nuovi clienti. Inoltre, il sistema offre al team la visibilità del tasso di conversione e del portafoglio ordini in tempo reale. Un vero vantaggio per la gestione finanziaria della vostra azienda!

Fatturazione: risparmiate tempo... e denaro!

Ogni giorno di ritardo nella fatturazione di un cliente è un giorno di cassa perso. La soluzione ideale è fatturare immediatamente, non appena il lavoro è stato completato. Lo strumento digitale permette di risparmiare tempo non solo nella creazione della fattura, ma anche nell' invio del documento : su Evoliz, direttamente per e-mail, per posta, per fax digitale o anche tramite Chorus Pro per i clienti della Pubblica Amministrazione. In pochi clic, l'applicazione si occupa di tutto. Poiché le fatture vengono inviate più rapidamente, vengono anche pagate più rapidamente.

Ad esempio, il direttore di Assistance Frigorifique osserva che "prima poteva esserci un ritardo di 2 o 3 settimane, o addirittura di 1 mese, tra la fine dell'intervento e la fatturazione. Oggi, il 31 del mese, abbiamo fatturato per tutto il mese".

E per accelerare ulteriormente la riscossione, i clienti possono pagare le fatture direttamente online con PayPal, Payzen o Stripe (Payplug è in arrivo) , oppure essere addebitati dall'azienda tramite il collegamento a GoCardless.

"Questo ci ha permesso di ridurre il nostro DSO del 60%.

Traccia le spese dei fornitori in un colpo d'occhio!

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È chiaro che per controllare il flusso di cassa, Antony ha bisogno di conoscere in tempo reale lo stato delle spese passate e future. Anche se Assistance Frigorifique non ha ancora investito al 100% negli acquisti, il direttore dell'azienda è già consapevole di aver migliorato notevolmente la tracciabilità delle spese.

Ora può :

• conoscere lo stato delle fatture dei fornitori: insolute, pagate, scadute, ecc.
• avere una visibilità quasi diretta dei propri costi e del peso rispettivo di ogni categoria, in modo da poterli razionalizzare se necessario.
• monitorare l'andamento dei prezzi dei fornitori per negoziare i contratti e ridurre i costi .

Spesso dimentichiamo che un buon rapporto con i nostri fornitori è essenziale quanto quello con i nostri clienti. Per questo motivo è importante rispettare i loro termini di pagamento per :

• garantire la durata e la qualità della vostra collaborazione - e perché non negoziare condizioni di pagamento speciali,
• mantenere l'intero processo di vendita senza intoppi .

Dopo più di un anno di utilizzo del software Evoliz, i risultati sono positivi per il team di Assistance Frigorifique e i progressi sono facilmente misurabili. Per Antony Bouteiller, la gestione a distanza dell'azienda e il monitoraggio quotidiano sono ora possibili grazie a "uno strumento semplice con un'interfaccia piacevole". Ma cambiare strumento è, molto spesso, un passo difficile! Cambiare le abitudini di lavoro, formare i dipendenti... è difficile! Per Assistance Frigorifique, grazie a Evoliz, le note spese vengono rimborsate più rapidamente e i corsi di formazione online gratuiti hanno fatto sì che il team salisse a bordo in pochissimo tempo... E con grande entusiasmo! Una posizione di cassa più sana e una maggiore tranquillità, con una media di 22.000 euro in più alla fine di ogni mese!