10 passi per implementare un WMS nel vostro magazzino

Poiché consente di ottimizzare le risorse di magazzino e i processi logistici, il buon funzionamento di un sistema di gestione del magazzino (WMS ) è fondamentale per gli operatori della catena di approvvigionamento.

È quindi necessario prestare attenzione alla fase di implementazione, poiché la sua efficacia futura dipenderà dal successo della sua applicazione.

Generix WMS spiega qui i passi da seguire .

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Fase 1 - Coinvolgere l'organizzazione in un approccio collaborativo

L'implementazione di un WMS ha un impatto su tutta l'azienda:

• Reparto marketing
• DIPARTIMENTO IT
• responsabili della logistica, ecc.

Per accelerare il ritorno sull'investimento e ridurre il rischio di rifiuto da parte dei team, ogni reparto deve essere pronto ad assorbire il cambiamento.

Una volta accettato il principio dell'implementazione del WMS, è molto importante rivedere l'organizzazione interna dell'azienda e pianificare la formazione di tutto il personale coinvolto. Per raggiungere il suo pieno potenziale, il progetto deve essere affrontato nel suo complesso, con i responsabili dei flussi al centro del vostro approccio.

Quindi, per garantire l'impegno di tutti, il supporto alla gestione del cambiamento è spesso essenziale e strategico per rassicurare i dipendenti sull'evoluzione del loro lavoro: no, i vostri dipendenti non saranno sostituiti da robot quando il software sarà lanciato!

Ci sono diverse leve disponibili per supportare i team, a seconda del progetto, delle persone coinvolte e delle risorse disponibili, quindi soluzioni come l' apprendimento digitale, la formazione o il coaching possono essere buone idee.

Fase 2 - Definire l'ambito preciso del cambiamento

Sia che stiate installando un WMS per la prima volta o che ne stiate sostituendo uno esistente, dovete esaminare sistematicamente la portata dei cambiamenti che volete implementare. Può sembrare ovvio, ma.... Le vostre esigenze non sono le stesse del vostro vicino.

È quindi necessario tenerle in considerazione e definire gli obiettivi di prestazione che si desidera raggiungere per orientarsi verso la giusta soluzione WMS. Questo è il ridimensionamento locale della strategia globale. Questa fase è suddivisa in due fasi:

• Raccolta dei requisiti: occorre definire i siti logistici da attrezzare e i flussi fisici da modellare. Bisogna fare attenzione a coinvolgere i vari dipartimenti interessati.
• Elaborazione delle specifiche: è necessario specificare i principali obiettivi dell'azienda e le sfide commerciali che deve affrontare.

💡 Questa fase di anticipazione operativa identificherà le risorse industriali da impiegare, in relazione al WMS.

Fase 3. Consultare i team sul campo

Molto spesso ci sono discrepanze tra le informazioni note ai decisori (responsabile del magazzino, responsabile del progetto, responsabile della logistica) e ciò che gli operatori sanno e fanno.

In un magazzino, bisogna sempre mettersi nei panni dell'operatore: è in grado di orientarsi e di svolgere il suo compito con le informazioni che ha a disposizione?

In questa fase, l'idea è quella di confrontare le previsioni dei decisori con le stime e i feedback dei team operativi. Ciò consente di specificare il tempo necessario per il cambiamento nell'ambito delle stime di budget.

Fase 4. Definire e distribuire il team di progetto

Il team del progetto di implementazione del WMS è composto da due parti:

Un team di progetto esterno

Si tratta delle persone incaricate del progetto presso l'editore e comprendono:

• Un esperto funzionale, che deve avere una perfetta conoscenza dello strumento e una solida esperienza di progetti di implementazione WMS. Sarà in grado di fornire i migliori consigli possibili sulle impostazioni standard, ma anche di attingere al suo feedback per adattare lo strumento alle esigenze specifiche del vostro progetto.
• Un consulente tecnico che implementerà le raccomandazioni di personalizzazione.
• Un architetto di soluzioni, responsabile dell'integrazione dello strumento nell'architettura tecnica del magazzino e del resto dell'IS aziendale.
• Un project manager, che sarà responsabile della coerenza e del buon funzionamento del progetto nel suo complesso: rispetto del calendario, fornitura di risorse, registrazione dei tempi, fatturazione, gestione dei comitati di controllo e arbitrato delle decisioni.

Un team di progetto interno

L'identificazione dei suoi membri è fondamentale. Infatti, la scelta e la disponibilità delle persone incaricate di gestire internamente il progetto WMS sono alla base del suo successo. È importante avere un'ottima conoscenza del settore:

• I responsabili di magazzino e i supervisori responsabili di aree di attività come il ricevimento, la preparazione o la spedizione.

• È inoltre necessario un project manager per guidare il progetto durante i comitati di monitoraggio e per mantenere i contatti interni con la direzione dell'organizzazione, il cui coinvolgimento è essenziale. Il team tecnico sarà chiamato a intervenire anche nelle fasi di installazione e di scambio di informazioni tra il WMS e il software gestionale esistente.

Fase 5 - Elaborazione di un programma dettagliato

Il tempo necessario per implementare un WMS dipende dall'ambito funzionale. L'implementazione può variare da poche settimane a un anno, a seconda delle esigenze dell'azienda, del tipo di magazzino (manuale o automatizzato) e della complessità dei flussi logistici da gestire.

Secondo le ricerche di mercato sui WMS, l' implementazione di un WMS richiede in media dai 6 ai 9 mesi.

• se il magazzino è automatizzato, nel 30% dei casi il lead time sarà di 10-12 mesi;
• se il magazzino è gestito manualmente, nel 50% dei casi il lead time può essere inferiore a 6 mesi.

Fase 6 - Configurazione della soluzione e adattamento al progetto

Questa fase consente al fornitore di servizi di adattare il software WMS all'organizzazione dei magazzini. A tal fine, è necessario sviluppare un progetto che contenga specifiche generali e poi specifiche dettagliate passo dopo passo.

Definisce sia i contorni che il contenuto del progetto. L'analisi dei requisiti è una fase molto intensa di riflessione sui processi logistici attuali e futuri.

Successivamente, viene effettuata un' analisi funzionale per garantire che la soluzione scelta corrisponda il più possibile allo standard e per identificare eventuali deviazioni dallo standard. Il team incaricato di questa fase sfrutterà quindi le capacità di parametrizzazione dello strumento per soddisfare i requisiti aziendali specifici, preparerà una specifica di accettazione completa e collaborerà con l'editore per apportare miglioramenti.

Fase 7 - Integrare la soluzione nella pratica... e testarla

Poco prima della messa in funzione, è necessario un periodo di test che tenga conto di tutti gli scenari possibili. Questa è l'ultima fase prima della messa in funzione.

Il coinvolgimento di tutti è essenziale per portare a termine con successo questa fase. Va notato che i test devono essere eseguiti dal cliente e non dall'integratore, poiché quest'ultimo non può essere "giudice e giuria".

In questa fase, un comitato di direzione strategica deciderà il GO / NO GO alla luce dei vari indicatori e allarmi ricevuti. La fase di formazione segue questa fase, una volta che gli indicatori problematici sono stati trattati.

Fase 8 - Comunicazione regolare con i team operativi

Cambiare l'intero mondo del lavoro da un giorno all'altro può sconvolgere notevolmente i team: è quindi fondamentale tenerli informati regolarmente.

📣 Un punto importante da comunicare loro: questo è prima di tutto un progetto per loro, per facilitare il loro lavoro quotidiano. Prima è necessario informare sullo stato di avanzamento del progetto, dargli un nome e coinvolgere i team per creare e mantenere l' entusiasmo nei suoi confronti.

Fase 9 - Conoscere le possibilità offerte dal WMS

Il giorno del lancio del WMS, gli operatori probabilmente non saranno al 100% della capacità. C'è una curva di apprendimento. I team avranno bisogno di un certo periodo di tempo per familiarizzare completamente con la nuova soluzione, anche con una formazione precedente.

Le prime settimane faranno emergere alcuni problemi che non potevano essere identificati durante il periodo di prova e i dipendenti dovranno imparare a padroneggiare l'ampia gamma di funzionalità. Tuttavia, se sono state seguite le fasi precedenti, l'adozione interna dello strumento sarà relativamente rapida.

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Fase 10 - Mantenere un contatto regolare con l'editore

Con una soluzione WMS in cloud, potete essere certi di utilizzare l'ultima versione del software: gli aggiornamenti sono automatici, sia dal punto di vista tecnico che normativo - la gestione delle fatture sarà sempre conforme. Il tutto con la stessa fluidità di un semplice aggiornamento di un'applicazione su uno smartphone. Ma questo non significa che dobbiate tagliare i ponti con l'editore della vostra soluzione!

Almeno per due motivi:

• Il primo è che gli editori sviluppano le loro soluzioni sulla base dei feedback provenienti dal campo: formalizzando le vostre esigenze o difficoltà, contribuirete senza dubbio a sviluppare lo strumento nel vostro interesse!
• Il secondo motivo è che l'editore, per definizione, sarà sempre a disposizione per assistervi in caso di necessità, per telefono, chat, e-mail o anche di persona.