Come potete aggiungere valore al vostro brief tecnico per una gara d'appalto?
Dopo la proposta di prezzo, il brief tecnico è la chiave di volta del dossier di risposta alla gara d'appalto.
Che si tratti di spazi verdi, di sicurezza, di trasporti o di edilizia, è importante non trascurarlo, perché rappresenta il vostro biglietto da visita, la vostra competenza e la vostra professionalità. In breve, risponde a :
- perché scegliere voi?
- Cosa vi distingue dagli altri candidati?
Come scriverlo per distinguervi dalla concorrenza e aggiudicarvi il contratto? Ecco i nostri consigli!
Che cos'è un brief tecnico?
Definizione
Questo documento strategico contiene la vostra proposta tecnica e commerciale e consente ai decisori pubblici o privati, le cosiddette amministrazioni aggiudicatrici, di valutare le risorse e le competenze tecniche dell'azienda prima di decidere se assegnare o meno l'appalto.
Il brief tecnicosi trova sotto altri termini, come :
- avviso tecnico,
- offerta tecnica
- nota metodologica,
- nota esplicativa,
- relazione di supporto.
"Il brief tecnico, vero e proprio criterio di aggiudicazione, rappresenta in media il 40% del punteggio totale di un'offerta.
☝️ Il documento è protetto da segreto industriale e commerciale e l' amministrazione aggiudicatrice non può rivelarlo ai concorrenti.
Chi scrive il brief tecnico?
Il compito è spesso affidato a un technical writer, che compila e struttura il lavoro collaborativo di tutte le parti coinvolte, cioè :
- il team di progetto
- il team di esecuzione
- lo studio di progettazione
- il direttore di cantiere
- il responsabile legale
- il responsabile della comunicazione, ecc.
Come si scrive un brief tecnico per un bando di gara?
Composizione del brief tecnico
Non esistono brief tecnici standard, ma il piano può essere suddiviso come segue:
- presentazione dell'azienda:
- nome dell'azienda
- contatti,
- organigramma,
- valori e impegni (innovazione, qualità, rispetto dell'ambiente, ecc.),
- know-how, specialità, competenze;
- la missione:
- contesto,
- obiettivi dell'incarico
- sintesi delle aspettative dell'emittente;
- le risorse assegnate al progetto:
- risorse tecniche
- risorse umane,
- misure di sicurezza,
- procedura operativa (avanzamento e organizzazione),
- soluzioni tecniche,
- risorse organizzative,
- la proposta:
- i risultati,
- il calendario
- il budget,
- il prezzo ;
- procedure di monitoraggio e valutazione,
- referenze dei clienti e dei partner,
- ecc.
Per sapere cosa ci si aspetta, assicuratevi di leggere gli avvisi fornitiin precedenza :
- le regole di consultazione,
- le condizioni speciali (CCP).
Esempio di brief tecnico per una gara d'appalto
In questo video, riservato e quindi sfocato, potete vedere un esempio di brief tecnico per il settore delle costruzioni, con tanto di struttura e layout:
8 consigli per produrre un brief tecnico efficace
La qualità della scrittura è essenziale, in quanto dimostra la professionalità, la diligenza e la motivazione del candidato.
Il semplice copia e incolla di un esempiomigliorato di brief tecnico trovato su internet, o il riciclaggio di una vecchia domanda, non è sufficiente e potrebbe addirittura essere pericoloso.
Ciò potrebbe portare a omissioni ed errori che potrebbero essere dannosi per voi.
- Siate specifici, non snocciolate tutti i vostri argomenti, ma sviluppate quelli che sono di interesse per il cliente, a seconda del bando di gara.
- Attenetevi allo schema richiesto, altrimenti strutturatelo in modo da far venire voglia di leggerlo . In questo modo sarà più facile attribuire un punteggio e valutare le risorse che l'azienda metterà in campo per realizzare il contratto.
- Mettetevi nei panni dell'organizzazione che cerca un fornitore di servizi: le domande poste nel dossier vi guideranno.
- Nell'introduzione, riassumete le sfide e le esigenze del cliente: in breve, parlate del cliente prima di parlare di voi stessi.
- Armonizzate e presentate i vostri titoli sotto forma di vantaggi per il cliente: positivi e attraenti!
- Illustrate le vostre argomentazioni con fatti e storie di successo simili (esempi di controllo dei costi, rispetto delle scadenze, soddisfazione del cliente, ecc.)
- Fate attenzione alla scrittura, in particolare all' ortografia e alla formattazione. Un brief tecnico efficace deve essere :
- chiaro
- arioso
- conciso
- oggettivo
- equilibrato,
- personalizzato,
- su misura per il progetto.
- Utilizzate un software commerciale di gestione delle offerte per migliorare la produttività e la qualità.
Professionalizzate il vostro brief tecnico per mettere in evidenza le vostre competenze.
Software per il contenuto e la forma
Se il contenuto è decisivo, la forma è sempre importante, perché è la porta d'accesso alla vostra proposta.
Per scrivere e migliorare le vostre offerte commerciali sono disponibili strumenti professionali che possono automatizzare parte del processo di risposta alle gare d'appalto.
Ad esempio, un software come AOS, progettato per i professionisti dei settori dell'edilizia, dell'ingegneria civile e dello sviluppo immobiliare, può essere utilizzato per gestire i bandi di gara online e, in particolare, per produrre stime accurate dei costi per il budget di un cantiere.
Per gestire i brief tecnici e il loro contenuto, c'è Proposal Studio, un pacchetto software per la gestione delle proposte.
Per soddisfare la qualità prevista della documentazione, aiuta i redattori delle gare d'appalto e i responsabili delle vendite, dello sviluppo e delle offerte a "convincere attraverso la scrittura":
- capitalizzare le proposte vincenti
- rispettando la carta grafica.
Le caratteristiche principali includono
- un editor di testo intuitivo per personalizzare la proposta;
- una base di conoscenza per una facile gestione dei contenuti;
- campi di fusione per includere automaticamente i dati chiave del mercato nella sezione della domanda;
- un modulo collaborativo per la condivisione, la convalida e il monitoraggio delle offerte.
Costruire un brief tecnico per vincere i contratti
È importante conquistare nuovi clienti.
Non pensate che la stesura di un brief tecnico sia una perdita di tempo e non concentratevi solo sull'offerta di prezzo. Producete un documento persuasivo per dimostrare che siete i migliori, nei tempi previsti.
Articolo tradotto dal francese