KOMI Doc Essential è una soluzione di gestione elettronica dei documenti (EDM) progettata per ottimizzare la gestione, la condivisione e la sicurezza delle informazioni aziendali. Questo strumento consente di digitalizzare, classificare e recuperare facilmente tutti i tipi di documenti aziendali, riducendo la dipendenza dalla carta e migliorando l'efficienza operativa.

Destinato alle piccole e medie imprese con un numero di dipendenti compreso tra 6 e 49, KOMI Doc Essential risponde alle esigenze delle aziende che desiderano semplificare i flussi documentali e garantire la conformità delle informazioni.

Le caratteristiche principali includono

• acquisizione e scansione automatica dei documenti,
• archiviazione sicura nel cloud
• ricerca intelligente
• gestione dell'accesso degli utenti,

KOMI Doc Essential consente di risparmiare una notevole quantità di tempo e di migliorare la fluidità della collaborazione interna.

Quali sono le principali caratteristiche di Konica Minolta?

1-Gestione ottimizzata dei documenti: ricerca, indicizzazione e scansione intelligenti

KOMI Doc Essential ottimizza la gestione dei documenti combinando la ricerca avanzata e l' indicizzazione automatica con le funzionalità di scansione intelligente. Questo sistema consente di individuare rapidamente i documenti utilizzando filtri e metadati intelligenti, organizzando automaticamente i file in base a criteri predefiniti per ridurre al minimo l'archiviazione manuale. La perfetta integrazione con le stampanti multifunzione bizhub di Konica Minolta facilita la conversione dei documenti cartacei in file digitali indicizzati. Il motore OCR avanzato facilita l' estrazione del testo e il recupero immediato delle informazioni archiviate.

2-Collaborazione e condivisione sicura

Lo strumento facilita la collaborazione tra i team consentendo la condivisione istantanea dei documenti, pur mantenendo un rigoroso controllo delle versioni. Ogni modifica viene tracciata, garantendo una completa trasparenza e il monitoraggio in tempo reale degli aggiornamenti.

3-Automazione dei flussi di lavoro dei documenti

KOMI Doc Essential incorpora regole di automazione per semplificare i processi interni. Ad esempio, i documenti scansionati possono essere reindirizzati automaticamente ai reparti giusti o inviati per la convalida senza intervento manuale, velocizzando i circuiti amministrativi.

4-Conformità alla riforma della fatturazione elettronica del 2026

Anticipate gli obblighi di legge adottando una soluzione compatibile con la riforma della fatturazione elettronica prevista per il 2026. KOMI Doc Essential facilita il passaggio alla fatturazione elettronica automatizzando l'elaborazione delle fatture di fornitori e clienti, riducendo così i costi e i tempi di elaborazione.

5-Integrazione con il software aziendale

Lo strumento è compatibile con le principali soluzioni di office automation e ERP, rendendo facile l'integrazione dei documenti nei processi aziendali esistenti. Questa connettività consente di centralizzare tutte le informazioni e di evitare la dispersione dei file su supporti diversi.

Perché scegliere Konica Minolta?

• Installazione rapida e familiarizzazione immediata: non è necessaria un'infrastruttura complessa o lunghi corsi di formazione. L'interfaccia intuitiva permette ai team di adottarlo in poche ore.
• Massima sicurezza dei documenti: l'archiviazione sicura, il controllo granulare degli accessi e la crittografia dei dati garantiscono una protezione ottimale contro le fughe di notizie e gli attacchi informatici.
• Accesso immediato ai documenti, ovunque ci si trovi: grazie al cloud hosting, è possibile accedere ai file da qualsiasi dispositivo (PC, tablet, cellulare) senza bisogno di VPN o configurazioni complesse.
• Automatizzare le attività amministrative: niente più processi manuali che richiedono tempo: archiviazione automatica, trasmissione ai reparti giusti, convalida con un solo clic.
• Un motore di ricerca ad alte prestazioni: trovare un documento in pochi secondi grazie all'OCR integrato e ai filtri intelligenti, anche con migliaia di file archiviati.
• Integrazione nativa con le soluzioni Konica Minolta: ottimizzato per fotocopiatrici, scanner e stampanti multifunzione bizhub, semplifica la scansione e la condivisione senza passaggi intermedi.
• Uno strumento pensato per VSE e PMI: nessuna complessità inutile, nessun costo esorbitante. Una soluzione chiavi in mano per le piccole organizzazioni che vogliono risparmiare tempo e rendere sicura la gestione dei documenti.