search Il media che reinventa l'impresa

Software di Gestione documenti (DMS)

Dalla loro creazione alla distruzione, voi potreste perdere traccia dei vostri documento con i software collaborativi. I Document Management Systems (DMS) all’interno dell’impresa vi aiuteranno a: 

Gestione documenti (DMS) : categorie associate

La nostra selezione di 94 software di gestione documenti (dms)

Clustdoc

Gestione documenti ottimizzata per aziende moderne

star star star star star-half-outlined
4.6
Sulla base di +200 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
check-circle Prova gratuita
check-circle Demo gratuita

Versione a pagamento da 100,00 € /mese

Gestione dei dati aziendali in un unico luogo. Funzionalità di collaborazione e monitoraggio delle attività.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Con Clust |, è possibile creare team di lavoro, assegnare compiti e tenere traccia delle attività svolte. La piattaforma offre un'ampia gamma di strumenti di collaborazione, come la condivisione di file e la messaggistica istantanea. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, Clust | è facile da usare anche per i principianti.

Leggere la nostra analisi su Clustdoc
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di Clustdoc

Contattare mail

Youdoc

Gestione documentale avanzata per aziende moderne

star star star star star
5.0
Sulla base di 1 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci facilmente i tuoi documenti con questo software di gestione documentale. Ottimizza il tuo flusso di lavoro ed elimina il disordine con facilità.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Con questa soluzione SaaS, puoi organizzare, archiviare e condividere documenti in modo efficace. Grazie alle funzionalità di ricerca avanzata e alle opzioni di collaborazione, la gestione dei tuoi documenti sarà facile come non mai.

Leggere la nostra analisi su Youdoc
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di Youdoc

ftopia

Eccellenza nella Gestione Documentale Collaborativa

star star star star star-half-outlined
4.6
Sulla base di 53 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Versione a pagamento da 2,50 € /mese

Gestisci facilmente i tuoi documenti con un software di gestione documentale intuitivo e sicuro.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Ftopia è uno strumento SaaS che ti permette di archiviare, condividere e collaborare sui tuoi documenti in modo sicuro e semplice. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, potrai facilmente organizzare i tuoi file e condividerli con i tuoi colleghi o clienti.

Leggere la nostra analisi su ftopia
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di ftopia

GlobalSearch

Software per la gestione di documenti

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci facilmente i tuoi documenti con questo software di gestione documentale. Ottimizza la ricerca con la scansione OCR e la ricerca full-text.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Con questo software, puoi organizzare i documenti in modo efficace grazie alla gestione dei metadati e alla possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati. Inoltre, la funzione di accesso remoto ti consente di accedere ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.

Leggere la nostra analisi su GlobalSearch
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di GlobalSearch

iChannel

Gestione Documentale Efficiente Intelligente

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci facilmente i tuoi documenti online con un efficiente sistema Document Management System.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

iChannel ti permette di archiviare, condividere e organizzare documenti in modo sicuro e in tempo reale.

Leggere la nostra analisi su iChannel
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di iChannel

iDocuments

Automatizza la gestione documentale aziendale

star star star star star
5.0
Sulla base di 2 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci in modo efficiente documenti e informazioni aziendali con questo software di gestione documentale

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

iDocuments è una potente piattaforma di Document Management System che ti permette di organizzare, archiviare e condividere facilmente documenti in modo sicuro

Leggere la nostra analisi su iDocuments
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di iDocuments

Jogobu Document Management

Gestione Documenti Efficiente e Personalizzabile

star star star star-half-outlined star-outline
3.7
Sulla base di 18 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci e organizza i tuoi documenti in modo efficiente con il software di gestione documentale. Facilita la collaborazione e migliora la sicurezza dei dati.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Il Jogobu Document Management ti permette di ottimizzare la gestione dei documenti aziendali, migliorare i processi di lavoro e garantire la conformità normativa. Provalo oggi stesso!

Leggere la nostra analisi su Jogobu Document Management
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di Jogobu Document Management

LogicalDOC

Software di gestione documentale

star star star star star-half-outlined
4.5
Sulla base di +200 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestione documentale facile e veloce con funzionalità avanzate come ricerca intelligente e condivisione sicura dei file.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Con LogicalDOC, potrai gestire i tuoi documenti in modo efficiente grazie alla possibilità di organizzare i file in cartelle e sottocartelle, di creare tag personalizzati e di assegnare permessi di accesso ai vari utenti. Inoltre, la piattaforma offre anche la possibilità di integrarsi con altri software e di personalizzare l'interfaccia grafica.

Leggere la nostra analisi su LogicalDOC
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di LogicalDOC

Xambox

Soluzione avanzata per la gestione documentale

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Versione a pagamento da 4,90 € /mese

Software di gestione documentale SaaS con funzionalità avanzate per organizzare e archiviare documenti in modo efficiente.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Il software Xambox è una soluzione completa per la gestione dei documenti, offrendo strumenti intuitivi per la scansione, archiviazione e condivisione di file in modo sicuro e organizzato.

Leggere la nostra analisi su Xambox
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di Xambox

OpenKM

Gestione Documentale Avanzata per le Aziende Moderne

star star star star star-half-outlined
4.7
Sulla base di 69 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Software per gestione documenti che semplifica la gestione dei file e la collaborazione tra i membri del team.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Grazie alla sua interfaccia intuitiva, la soluzione permette di organizzare facilmente i documenti in cartelle, assegnare permessi di accesso e monitorare le modifiche apportate ai file. Inoltre, la funzionalità di condivisione dei documenti consente di lavorare in modo collaborativo, migliorando l'efficienza del team.

Leggere la nostra analisi su OpenKM
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di OpenKM

Capture ontheGo

Soluzione Avanzata di Automazione Documentale

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci facilmente i documenti aziendali con questo software di gestione documentale

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Capture ontheGo ti permette di organizzare, archiviare e condividere i documenti online in modo sicuro, facilitando la collaborazione tra team

Leggere la nostra analisi su Capture ontheGo
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di Capture ontheGo

PrintEco

Ottimizzazione Stampe per Riduzione Costi e Sprechi

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci documenti in modo efficiente e sostenibile con un software di gestione documentale innovativo

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Con PrintEco, il software di gestione documentale, puoi ridurre i costi di stampa ed avere un impatto positivo sull'ambiente grazie alle sue funzionalità avanzate.

Leggere la nostra analisi su PrintEco
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di PrintEco

Google Docs

Collaborazione in Tempo Reale per la Vostra Scrittura

star star star star star-half-outlined
4.7
Sulla base di +200 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Versione a pagamento da 4,00 € /mese

Software per la gestione di documenti online. Collaborazione in tempo reale, accesso da qualsiasi dispositivo e condivisione facilitata.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Con Google Docs, puoi creare, modificare e condividere documenti con altri utenti in tempo reale. Grazie alla piattaforma web-based, è possibile accedere ai propri file ovunque ci si trovi e in qualunque momento, anche offline. Inoltre, la condivisione dei documenti è resa semplice grazie alla possibilità di invitare altri utenti tramite email o link.

Leggere la nostra analisi su Google Docs
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di Google Docs

ZeDOC Net Solution

Soluzione innovative per la gestione documentale

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci documenti in modo efficiente. Archivia, organizza e condividi i tuoi file con facilità grazie a questo software di gestione documentale.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

ZeDOC Net Solution ti permette di creare un database di documenti facilmente accessibile e condivisibile. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, potrai organizzare i tuoi file in modo efficace e condividerli con i tuoi collaboratori. Il software offre anche funzionalità avanzate come la ricerca full-text e la gestione dei permessi di accesso.

Leggere la nostra analisi su ZeDOC Net Solution
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di ZeDOC Net Solution

R2 Docuo

Soluzione Avanzata per la Gestione Documentale Aziendale

star star star star star-half-outlined
4.5
Sulla base di 101 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci, organizza e condividi facilmente i tuoi documenti con questo software di gestione documentale.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

R2 Docuo è un software che ti permette di archiviare e condividere documenti in modo sicuro e semplice, con funzionalità di ricerca avanzata e personalizzazione dei permessi di accesso. Con R2 Docuo, puoi anche automatizzare i processi di gestione documentale e monitorare le attività degli utenti.

Leggere la nostra analisi su R2 Docuo
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di R2 Docuo

RDMS

Gestione Efficiente dei Dati con Soluzioni RDMS

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestione efficiente dei documenti con funzionalità avanzate per organizzare e condividere file in modo sicuro.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Il software RDMS offre un sistema di gestione documentale potente, ideale per organizzare, archiviare e condividere file in modo sicuro e efficiente.

Leggere la nostra analisi su RDMS
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di RDMS

Redmap

Gestione vendita al dettaglio efficiente e scalabile

star star star star star-half-outlined
4.5
Sulla base di 1 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci facilmente documenti con un software di sistema di gestione documentale all'avanguardia.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Il software di sistema di gestione documentale, Redmap, offre un'interfaccia intuitiva e funzionalità di archiviazione avanzate per semplificare il flusso di lavoro aziendale.

Leggere la nostra analisi su Redmap
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di Redmap

SharePoint

Piattaforma collaborativa

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Versione a pagamento da 90,00 € /mese

Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente con questo software di gestione documentale.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Con questo software, puoi organizzare, condividere e archiviare documenti in modo facile e sicuro. Inoltre, offre funzioni di ricerca avanzate e la possibilità di creare workflow personalizzati per automatizzare i processi aziendali.

Leggere la nostra analisi su SharePoint
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di SharePoint

HistoCyb

Soluzione Avanzata per l'Analisi dei Dati Storici

Nessuna recensione degli utenti
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Gestisci documenti aziendali in modo efficiente con questa soluzione SaaS di classe. Facile accesso e condivisione dei file.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

HistoCyb è un software di gestione documentale che ti permette di organizzare, archiviare e condividere documenti in modo sicuro. Ottieni il controllo completo sulla tua documentazione aziendale.

Leggere la nostra analisi su HistoCyb
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di HistoCyb

SODA PDF

Editor PDF versatile per ogni esigenza aziendale

star star star star star-half-outlined
4.5
Sulla base di +200 recensioni
info-circle-outline
Per facilitare la ricerca di un software, Appvizer calcola questa valutazione complessiva in base alle recensioni verificate degli utenti lasciate sui principali siti di settore.
close-circle Versione gratuita
close-circle Prova gratuita
close-circle Demo gratuita

Precio bajo solicitud

Un software per la gestione dei documenti con funzionalità avanzate per la modifica e la conversione di file.

chevron-right Più dettagli Meno dettagli

Il software SODA PDF è progettato per semplificare la gestione dei documenti, offrendo strumenti potenti per la modifica, la conversione e l'organizzazione dei file digitali.

Leggere la nostra analisi su SODA PDF
Per saperne di più

Verso la scheda prodotto di SODA PDF

Gestione documenti (DMS) software: guida all'acquisto

Cos’è un software DMS?

Definizione

I Document Management System (o DMS) sono applicazioni web che vi permettono di archiviare tutti i documenti dell’impresa (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video ed ecc) all’interno di un cloud che consenta l’accesso per eventuali modifiche e consultazioni
I software DMS più popolari : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Come funzionano?

I software DMS centralizzano e organizzano i vostri documenti digitali. Proposti in SaaS, i vostri collaboratori si connettono allo strumento da un browser web (PC, Smartphone o tablet) : 

  • Per consultare i documenti o chiedere il diritto di accesso
  • Per modificare i documenti
  • Per la condivisione
  • Per arricchire i database
  • Per eliminare degli elementi

L’admin può gestire i diritti di accesso dei collaboratori allo strumento e ai documenti: sola lettura, modifiche, condivisione, accesso negato.
L’offerta dell’editor include generalmente uno spazio di archiviazione cloud. Tuttavia, si può interfacciare con il vostro sistema di archiviazione.

Quali sono le principali funzionalità di un software DMS?

La digitalizzazione dei documenti

Innanzitutto, importate tutti i documenti della vostra impresa: 

  • Fate upload dei documenti digitalizzati attraverso un semplice drag and drop all’interno di una cartella o sottocartella
  • Utilizzate la tecnologia OCR e fotografate i cartacei dallo smartphone
  • Sincronizzate il software alla mail

Per semplificare l’archiviazione dei documenti cartacei, potete collegare il software al vostro scanner, fotocopiatrice o copiatrice digitale.
Il programma prende in carico::

  • Tutti vostri documenti: amministrativi, contratti, buste paghe, ordini, fatture fornitori e clienti ed ecc
  • Tutti i formati: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Image, video, Google Doc, Sharepoint ed ecc

Per archiviare correttamente i vostri documenti,  dovete strutturare i documenti secondo una concatenazione logica (autore, progetto, equipe, funzione ed ecc) e riordinare i documenti all’interno delle diverse cartelle e sotto-cartelle. Allo stesso modo, potrete trovarli  inserendo le parole chiave nel motore di ricerca dello strumento.Lo strumento informatico riconosce i documenti con formato simile e li indicizza automaticamente. Per esempio, le fatture sono tutte raccolte nella cartella “fatture”.

La gestione dei documenti nel software

Le funzioni seguenti sono alla base della gestione DMS: 

  • Consultazione documenti
  • Gestione dei contenuti all’interno dell’impresa
  • Modifiche simultanee e condivise
  • Condivisione nominativa o di gruppo
  • Salvataggio dei dati e cronologia delle modifiche
  • Aggiunta di commenti e tag

Certi documenti hanno bisogno di utilizzare i motori di workflow per gestire domande e diritti. Per esempio: 

  • Una domanda di consultazione o download di un documento sensibile
  • Una domanda di condivisione di un documento con una persona interna o esterna (cliente, partner) 
  • Una modifica che necessita approvazione a monte:  nomi, cancellazione, archiviazione elettronica ed ecc
  • ecc.

L’amministratore del documento o dell’applicazione è automaticamente notificato della domanda e può accettarla o respingerla. Un documento condiviso notifica via mail gli interessati. Uno troppo voluminoso può essere inviato per mail attraverso un link scaricabile.


Lo spazio di lavoro collaborativo

Certe soluzioni DMS includono un portale collaborativo per progetti sul quale il gruppo può:

  • Condividere documenti (intranet o extranet)
  • Discussioni su chat e realizzare sondaggi
  • Utilizzare task management
  • Ricevere notifiche
  • Consultare l’agenda dell’equipe o di un membro

Con la funzione di sincronizzazione del programma, voi avrete a disposizione sul vostro desktop una cartella che indica tutti gli elementi del vostro drive. Potrete consultare i documenti e  modificarli se ne avrete diritto. I documenti modificati localmente sono automaticamente caricati e sia nel software DMS che nella mail professionale dei dipendenti interessati.
In modalità offline, si sincronizzerà automaticamente una volta ristabilita la connessione.

Uno strumento di cyber sicurezza 

Gli editor delle soluzioni CMS propongono differenti livelli di sicurezza per garantire l’integrità dei dati:

  • Cifrature con certificati SSL
  • Cloud security in datacenter protetti
  • Autenticazione multi-fattore e multi-periferica (NFC, IP, orarie, biometriche, QR Code ed ecc)

Certe soluzioni integrano le funzionalità chiave delle casseforti digitali altre della firma elettronica o dell’archiviazione digitale con valore legale.

Chi utilizza uno strumento DMS?

Dematerializzare i documenti è una tendenza attuale che rende i documenti accessibili e condivisibili. Una micro impresa o PMI si può accontentare di una cartella su disco rigido, una suite office e una protezione dall’esterno. Un ufficio commercialista, una collettività locale, una grande impresa ed ecc hanno tutto l’interesse di installare una soluzione DMS per gestire le conoscenze.
Queste soluzioni sono solitamente installate dal reparto sistemi informativi e utilizzare per differenti servizi come la gestione dei contratti, migliorare l’esperienza e il rapporto col cliente ed ecc.

Perchè utilizzare i sistemi DMS in azienda?

La dematerializzazione dei documenti permette di gestire il ciclo di vita di tutti i documenti eliminando l’archiviazione cartacea laboriosa. Tuttavia, presenta dei limiti.

Vantaggi

  • Mai più supporto cartacei, i documenti sono classificati online e facilmente accessibili
  • Facilita la gestione di progetti collaborativi tra i membri di un team
  • Risparmio di tempo e guadagno in produttività
  • Protezione contro il furto di dati e la falsificazione
  • Soluzione di cloud computing
  • Compatibile con tutti i sistemi ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, ecc.)e tutti gli elementi del sistema informativo (CRM, CMS,Social network aziendale, CAD,ecc.)

Svantaggi

  • In caso di malfunzionamenti rischiate di perdere tutto se non avete precedentemente provveduto ad un backup esterno
  • Utilizzare il cloud del fornitore può essere rischioso se interrompe la sua attività
  • Prima di sviluppare un sistema DMS, bisogna assicurarsi una clausola di reversibilità dei dati in caso di interruzione contrattuale
  • Rischi di problemi di sincronizzazione se due individue modificano il documento in contemporanea

Per più dettagli consultate la nostra guida sul DMS

Soluzioni complementari ai DMS

Software di Gestione documenti (DMS): FAQ

Come funziona un software di gestione documentale?

chevron-right

Un software di gestione documentale consente di organizzare, archiviare e condividere documenti digitali in modo efficace. I documenti vengono caricati nel sistema e indicizzati per facilitare la ricerca. Il software può anche gestire i permessi di accesso dei singoli utenti e tracciare le modifiche apportate ai documenti.

Quali sono le caratteristiche da cercare quando si cerca un software di gestione documentale?

chevron-right

Una buona soluzione di gestione documentale dovrebbe offrire funzionalità come la ricerca avanzata, la gestione dei permessi di accesso, l'integrazione con altri software, la possibilità di automatizzare i processi di approvazione e la gestione dei flussi di lavoro.

Quali sono i vantaggi della gestione documentale per la mia azienda?

chevron-right

La gestione documentale aiuta a ridurre la carta, migliorare l'organizzazione e la produttività, aumentare la sicurezza dei dati, semplificare la conformità normativa e ridurre i costi di archiviazione e gestione dei documenti.

Quali sono le migliori opzioni di software di gestione documentale?

chevron-right

Alcune delle migliori opzioni di software di gestione documentale includono Microsoft SharePoint, DocuWare, Alfresco, M-Files e OpenText.

Quali sono le alternative gratuite al software di gestione documentale che posso provare?

chevron-right

Alcune alternative gratuite al software di gestione documentale includono Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zoho Docs e OpenKM. Tuttavia, questi potrebbero non offrire tutte le funzionalità di una soluzione di gestione documentale completa.