Gestione documenti (DMS) software: guida all'acquisto
Cos’è un software DMS?
Definizione
I Document Management System (o DMS) sono applicazioni web che vi permettono di archiviare tutti i documenti dell’impresa (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video ed ecc) all’interno di un cloud che consenta l’accesso per eventuali modifiche e consultazioni.
I software DMS più popolari : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.
Come funzionano?
I software DMS centralizzano e organizzano i vostri documenti digitali. Proposti in SaaS, i vostri collaboratori si connettono allo strumento da un browser web (PC, Smartphone o tablet) :
- Per consultare i documenti o chiedere il diritto di accesso
- Per modificare i documenti
- Per la condivisione
- Per arricchire i database
- Per eliminare degli elementi
L’admin può gestire i diritti di accesso dei collaboratori allo strumento e ai documenti: sola lettura, modifiche, condivisione, accesso negato.
L’offerta dell’editor include generalmente uno spazio di archiviazione cloud. Tuttavia, si può interfacciare con il vostro sistema di archiviazione.
Quali sono le principali funzionalità di un software DMS?
La digitalizzazione dei documenti
Innanzitutto, importate tutti i documenti della vostra impresa:
- Fate upload dei documenti digitalizzati attraverso un semplice drag and drop all’interno di una cartella o sottocartella
- Utilizzate la tecnologia OCR e fotografate i cartacei dallo smartphone
- Sincronizzate il software alla mail
Per semplificare l’archiviazione dei documenti cartacei, potete collegare il software al vostro scanner, fotocopiatrice o copiatrice digitale.
Il programma prende in carico::
- Tutti vostri documenti: amministrativi, contratti, buste paghe, ordini, fatture fornitori e clienti ed ecc
- Tutti i formati: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Image, video, Google Doc, Sharepoint ed ecc
Per archiviare correttamente i vostri documenti, dovete strutturare i documenti secondo una concatenazione logica (autore, progetto, equipe, funzione ed ecc) e riordinare i documenti all’interno delle diverse cartelle e sotto-cartelle. Allo stesso modo, potrete trovarli inserendo le parole chiave nel motore di ricerca dello strumento.Lo strumento informatico riconosce i documenti con formato simile e li indicizza automaticamente. Per esempio, le fatture sono tutte raccolte nella cartella “fatture”.
La gestione dei documenti nel software
Le funzioni seguenti sono alla base della gestione DMS:
- Consultazione documenti
- Gestione dei contenuti all’interno dell’impresa
- Modifiche simultanee e condivise
- Condivisione nominativa o di gruppo
- Salvataggio dei dati e cronologia delle modifiche
- Aggiunta di commenti e tag
Certi documenti hanno bisogno di utilizzare i motori di workflow per gestire domande e diritti. Per esempio:
- Una domanda di consultazione o download di un documento sensibile
- Una domanda di condivisione di un documento con una persona interna o esterna (cliente, partner)
- Una modifica che necessita approvazione a monte: nomi, cancellazione, archiviazione elettronica ed ecc
- ecc.
L’amministratore del documento o dell’applicazione è automaticamente notificato della domanda e può accettarla o respingerla. Un documento condiviso notifica via mail gli interessati. Uno troppo voluminoso può essere inviato per mail attraverso un link scaricabile.
Lo spazio di lavoro collaborativo
Certe soluzioni DMS includono un portale collaborativo per progetti sul quale il gruppo può:
- Condividere documenti (intranet o extranet)
- Discussioni su chat e realizzare sondaggi
- Utilizzare task management
- Ricevere notifiche
- Consultare l’agenda dell’equipe o di un membro
Con la funzione di sincronizzazione del programma, voi avrete a disposizione sul vostro desktop una cartella che indica tutti gli elementi del vostro drive. Potrete consultare i documenti e modificarli se ne avrete diritto. I documenti modificati localmente sono automaticamente caricati e sia nel software DMS che nella mail professionale dei dipendenti interessati.
In modalità offline, si sincronizzerà automaticamente una volta ristabilita la connessione.
Uno strumento di cyber sicurezza
Gli editor delle soluzioni CMS propongono differenti livelli di sicurezza per garantire l’integrità dei dati:
- Cifrature con certificati SSL
- Cloud security in datacenter protetti
- Autenticazione multi-fattore e multi-periferica (NFC, IP, orarie, biometriche, QR Code ed ecc)
Certe soluzioni integrano le funzionalità chiave delle casseforti digitali altre della firma elettronica o dell’archiviazione digitale con valore legale.
Chi utilizza uno strumento DMS?
Dematerializzare i documenti è una tendenza attuale che rende i documenti accessibili e condivisibili. Una micro impresa o PMI si può accontentare di una cartella su disco rigido, una suite office e una protezione dall’esterno. Un ufficio commercialista, una collettività locale, una grande impresa ed ecc hanno tutto l’interesse di installare una soluzione DMS per gestire le conoscenze.
Queste soluzioni sono solitamente installate dal reparto sistemi informativi e utilizzare per differenti servizi come la gestione dei contratti, migliorare l’esperienza e il rapporto col cliente ed ecc.
Perchè utilizzare i sistemi DMS in azienda?
La dematerializzazione dei documenti permette di gestire il ciclo di vita di tutti i documenti eliminando l’archiviazione cartacea laboriosa. Tuttavia, presenta dei limiti.
Vantaggi
- Mai più supporto cartacei, i documenti sono classificati online e facilmente accessibili
- Facilita la gestione di progetti collaborativi tra i membri di un team
- Risparmio di tempo e guadagno in produttività
- Protezione contro il furto di dati e la falsificazione
- Soluzione di cloud computing
- Compatibile con tutti i sistemi ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, ecc.)e tutti gli elementi del sistema informativo (CRM, CMS,Social network aziendale, CAD,ecc.)
Svantaggi
- In caso di malfunzionamenti rischiate di perdere tutto se non avete precedentemente provveduto ad un backup esterno
- Utilizzare il cloud del fornitore può essere rischioso se interrompe la sua attività
- Prima di sviluppare un sistema DMS, bisogna assicurarsi una clausola di reversibilità dei dati in caso di interruzione contrattuale
- Rischi di problemi di sincronizzazione se due individue modificano il documento in contemporanea
Per più dettagli consultate la nostra guida sul DMS
Soluzioni complementari ai DMS
