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Che cos'è un software per la creazione di moduli?
Definizione
Un software Form Builder si riferisce a soluzioni informatiche che consentono la creazione e distribuzione di moduli cartacei o digitali.
Queste soluzioni gestionali includono il contatto, l'iscrizione, la registrazione, il pagamento, la donazione, la ricerca di lavoro, la partecipazione ad eventi, sondaggi, ecc. e sono ampiamente disponibili online per consentire usi collaborativi (creazione, condivisione).
Come funziona?
Dall'interfaccia software, è possibile creare un modulo manualmente o dai blocchi personalizzabili forniti dall'editore del software. Per velocizzare il processo, l'utente può utilizzare direttamente i modelli inclusi nella soluzione.
Una volta creato, il form editor genera un link che permette di distribuire il modulo in uno dei suoi canali di comunicazione: una newsletter, una pagina Internet, una email di contatto, ecc. Quindi, l’esportazione in un formato a scelta (permette di creare un PDF o un documento Word, ecc.) permette di inserire il modulo in un allegato o di stamparlo.
Il software per la creazione di moduli raccoglie ed elabora automaticamente i moduli compilati online. Da un'interfaccia intuitiva, l'amministratore ha accesso a moduli e strumenti statistici per analizzarli.
Quali sono le caratteristiche principali di un software per la creazione di moduli?
I form manager sono potenti strumenti che permettono agli utenti di creare e distribuire i loro moduli. Offrono anche la possibilità di raccogliere ed elaborare i moduli compilati online.
La creazione di moduli
La creazione di moduli a partire da blocchi, modelli o da un'interfaccia intuitiva permette ai manager aziendali (marketing, risorse umane, ecc.) di creare e modificare modelli di moduli propri senza essere in possesso di competenze e requisiti tecnici. Un semplice drag and drop permette di aggiungere blocchi con:
- Testi,
- Caselle da spuntare,
- Elenchi a discesa,
- Firma digitale, ecc.
L'utente deve solo personalizzare il contenuto di ogni blocco ed eseguire la formattazione, nel caso voglia creare una forma dinamica.
Alcuni strumenti sono dotati di tecnologia OCR (Optical Character Recognition). Questo permette agli utenti di acquisire un documento e trasformarlo in un modulo digitale con campi da compilare, caselle di riepilogo o caselle di controllo.
Collaborazione tra processi aziendali
All'interno di dell’organizzazione aziendale, i manager aziendali possono creare congiuntamente moduli che saranno distribuiti e/o compilati da persone operative in quell’ambito nelle loro attività quotidiane. Dall'interfaccia dell'applicazione, gli utenti possono collaborare per creare un modulo personalizzato, adattato alle esigenze di ciascuno.
Il software di gestione dei moduli permette di definire le azioni da eseguire non appena un modulo viene compilato, ad esempio: notifiche, invio di un messaggio personalizzato, fissare un appuntamento, ecc.
Inoltre, alcuni editori offrono applicazioni mobili per le squadre sul campo. Le squadre sul campo hanno accesso offline all'applicazione e possono compilare questi moduli dal proprio smartphone o tablet come parte della loro attività quotidiana. Questo è il caso, ad esempio, degli autisti delle consegne o dei team di ispezione.
L'applicazione si sincronizza automaticamente con il database aziendale al ripristino della connessione Internet.
Chi usa il software per la creazione di moduli?
La piattaforma per creare moduli è adatto a tutte le aziende (PMI, grandi gruppi, pubblici, privati) che ne hanno bisogno per:
- Formalizzare alcuni processi e documenti;
- Contattare e gestisci facilmente un grande database.
Qualsiasi individuo all'interno di un’azienda può utilizzare i moduli nello svolgere la sua attività. Essi sono utili in:
- Reparti commerciali per creare diversi tipi di file nuovi per i clienti, proposte di vendita, ecc.;
- Servizi di marketing nell'ambito delle indagini sul grado di soddisfazione;
- Servizi di audit per la produzione di relazioni sul controllo interno;
- Funzioni di supporto per formalizzare alcuni documenti: fatture, contratti, contratti, ecc.;
- Organizzazioni atte a condurre campagne di censimento della popolazione;
- Organizzazioni governative che perseguono lo scopo di facilitare la registrazione dei verbali;
- Associazioni per raccogliere donazioni e conoscere la disponibilità di volontari; ecc.
Perché utilizzare il software per la creazione di moduli?
Il software per la creazione di moduli permette alle aziende di automatizzare alcuni processi interni, al fine di sollecitare facilmente i propri clienti. Tuttavia, presenta anche alcuni svantaggi.
Vantaggi
I software per la creazione di moduli possono essere molto vantaggiosi. Alcuni degli aspetti positivi che comportano sono:
- Tecnologia OCR,
- Gestione dei contatti e pubblicazione automatica dei moduli,
- Forme dinamiche,
- Cruscotti e report post campagna personalizzabili,
- Design reattivo.
Svantaggi
Tuttavia, queste soluzioni software comportano anche qualche svantaggio, tra cui:
- Possibili errori di campionamento durante la distribuzione di un modulo online;
- La necessità di integrazione nel sistema informativo interno può richiedere uno strumento ideato su misura.
Le migliori soluzioni di creazioni moduli online
Alcuni esempi di software per la creazione di moduli che è possibile aggiungere all’azienda per ottimizzare la sua produttività:
PDF element pro
PDF studio
Nitro
Wondershare
PDFescape
