Office 365 e le sue alternative LibreOffice e G Suite messe alla prova

Ogni azienda, grande o piccola che sia, si basa su 4 pilastri per crescere: comunicazione, organizzazione, creazione e collaborazione.

Questi pilastri possono diventare veri e propri vettori di competitività, favorendo la produttività, l'innovazione e la riduzione dei costi. Leggete tutti i nostri consigli sulle suite per ufficio.

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Dipendenti felici grazie alla tecnologia

I dipendenti felici sono dipendenti produttivi. Questo punto è un argomento centrale nella scelta di uno strumento di lavoro collaborativo, perché i dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo con esso.

Messaggi, agende e documenti sono spesso aperti durante la giornata sulle postazioni di lavoro.

Ogni microcompito o azione ottimizzata può quindi trasformarsi in migliaia di euro di risparmi per un'azienda nel corso di un anno.

La nuova generazione di strumenti collaborativi rappresenta un' opportunità senza precedenti per generare felicità sul lavoro e quindi produttività (condivisione di file, co-editing di documenti, condivisione delle conoscenze, ecc.)

Le ricerche mostrano anche una correlazione tra l'affinità dei dipendenti con i loro strumenti e la quantità di tempo che trascorrono in azienda. Si tratta di buon senso, ma anche di una rivoluzione, perché l'informatica non è sempre stata nostra amica: applicazioni lente, perdita di documenti non salvati, virus e così via.

Uno studio condotto da Deloitte e Ipsos MORI dimostra che la felicità dei dipendenti ha un impatto positivo sulle aziende a diversi livelli:

• Rende i dipendenti più produttivi del 31%;
• genera il 33% di sostegno in più tra i dipendenti;
• Porta a un miglioramento del 37% delle performance di vendita del personale di vendita;
• Aumenta la fedeltà dei dipendenti, che restano in azienda più a lungo;
• riduce il burnout;
• Fa sorridere i dipendenti, per la felicità di tutti!

La soddisfazione dei dipendenti è un equilibrio delicato. Gli strumenti più comunemente utilizzati, comprese le suite per ufficio, devono quindi essere :

• adattati agli usi (copertura funzionale ideale)
• ergonomici e piacevoli
• veloci
• compatibili
• flessibili,
• affidabile.

L'ultimo punto è forse il più importante: avere fiducia nel proprio strumento è come avere fiducia nel proprio paracadute quando si salta da un aereo. Gli utenti devono sapere che i loro dati sono protetti, sottoposti a backup in ogni momento e riservati.

Attualmente i leader del mercato sono tre: Microsoft con il suo pacchetto Office, Google con G Suite e LibreOffice, la cui versione online è stata appena rilasciata.

Microsoft Office 365 (ex pacchetto Office)

Alla fine del 2016, Microsoft Office era utilizzato da 1,2 miliardi di persone in 140 Paesi e 107 lingue, il che lo rende il player più dominante sul mercato. Inoltre, il solo Outlook.com conta più di 400 milioni di utenti attivi.

Nonostante Microsoft si sia trattenuta per anni per ridurre al minimo la sua compatibilità, oggi le cose sono cambiate. Il pacchetto Office ha ora una versione che può essere installata sul computer e una versione online "leggera".

Diciamo "leggera" perché Office online non ha tutte le funzionalità e la potenza della versione classica. Non è possibile, ad esempio, creare macro di Excel online.

Oltre alla versione online, compatibile con Chrome, Edge, Firefox e Safari, Office è compatibile con Windows, MAC, Windows Phone, Android e , da oggi, anche con Chrome OS.

Una piccola rivoluzione se si considera che Google, l'editore di Chrome OS, è il più aggressivo dei concorrenti.
Nella sua versione 2016, Office ha anche migliorato e unificato il suo design: Excel e Word non sono mai stati così veloci, belli ed ergonomici!

D'altra parte, la presenza costante di OneNote 2016, Outlook 2016, Publisher 2016 e Access 2016 non è oggi essenziale. Nella versione Premium, Office 365 offre due applicazioni che possono davvero cambiare il modo di lavorare:

• Skype Business, che consente di organizzare videoconferenze con un massimo di 250 partecipanti;
• Yammer, il social network professionale di successo. Yammer renderà più facile la condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda. Sarà una vera e propria leva per l'innovazione.

G Suite (ex Google Apps)

G Suite è stata lanciata da Google esattamente 10 anni fa con il nome di Google Apps. Tra il 2006 e il 2016, 5 milioni di aziende in tutto il mondo sono passate a Google, cogliendo di sorpresa Microsoft Office: all'epoca, Google era l'unica azienda a offrire una piattaforma collaborativa al 100% online.

A differenza di Office, tutte le funzioni di G Suite sono disponibili online utilizzando un moderno browser web. Solo Google Hangout (l'equivalente di Skype) e Google Drive richiedono l'installazione di un piccolo programma per essere utilizzati.

Secondo un recente studio condotto congiuntamente da Google e Forrester, il ROI (ritorno sull'investimento) registrato dalle aziende che utilizzano G Suite è del 304%. Questo ritorno annuale sull'investimento è ripartito come segue:

• Collaborazione: 801 dollari/anno
• Mobilità: 537 dollari/anno
• Telefono: 320 dollari/anno
• Informatica: 50 dollari/anno

Tutte le applicazioni di Google (Maps, Analytics, YouTube, ecc.) possono essere aggiunte al vostro account G Suite, ma solo le seguenti applicazioni fanno ufficialmente parte del pacchetto:

• Gmail: posta elettronica
• Calendario di Google
• Google Contatti
• Google Groups: gruppi e mailing list
• Google Site: creare siti web e intranet
• Google Drive: creare e condividere documenti
• Google Plus: il social network pubblico dell'azienda, aggiunto alla suite nel 2016.

G Suite è veloce, ultra-compatibile e altamente collaborativa. Ad esempio, un documento può essere modificato da 20 persone senza alcun conflitto.

Apprezziamo anche la trasparenza di Google sul tasso di disponibilità dell'applicazione: un dashboard mostra lo stato del servizio in tempo reale. Secondo i suoi stessi risultati, Google risparmia 2 ore a settimana grazie alla collaborazione: si tratta di 13 giorni interi all'anno!

Google ha sempre voluto utilizzare e testare i propri prodotti internamente prima di offrirli ad altri. È su questa base che ha potuto misurare i seguenti indicatori (Global Assesment Trends Report, SHL):

• Il 53% dei documenti viene redatto da più di una persona;
• Aumento dal 48% al 53% dei documenti condivisi con tutti i dipendenti di Google.

LibreOffice con Open365

LibreOffice è stato lanciato nel 2010 sulla base del progetto Open Office. A soli 2 anni dal lancio, era utilizzato da 75 milioni di utenti in tutto il mondo. È disponibile in 110 lingue.

Il bello di LibreOffice è che è gratuito e open source. Ha tutta l'ergonomia di Microsoft Office, ma senza il design.

LibreOffice è relativamente "grezzo", cosa che ad alcuni utenti non piace. LibreOffice viene fornito con le seguenti applicazioni:

• Writer: elaborazione testi
• Calc: fogli di calcolo
• Impress: presentazioni
• Draw: disegno
• Math: creazione di formule matematiche
• Base: gestore di database

LibreOffice non dispone di una funzione di posta elettronica. Questo spazio è occupato da Thunderbird.

Nel 2016 LibreOffice è arrivato nel Cloud... finalmente!

Open365 è una suite per ufficio online Open Source basata non solo su LibreOffice ma anche su KDE, Seafile, Docker e Jitsi, che offre un' alternativa iso-funzionale a G Suite e Office.

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Alternative a Office, G Suite e LibreOffice

Se non riuscite a trovare quello che cercate nelle soluzioni descritte sopra, esistono delle vere e proprie alternative come YaZiba, una soluzione francese che copre le funzioni di comunicazione e collaborazione. C'è anche NextCloud, l'equivalente di Open 365 in termini di posizionamento. Infine, c'è Zimbra, una suite Open Source che beneficia di una comunità molto attiva ma che soffre di una mancanza di facilità d'uso.

Le suite per ufficio tradizionali sono migliorate molto negli ultimi 5 anni. Tuttavia, sono messe in discussione da nuovi arrivati che vogliono porre fine, tra le altre cose, alla posta elettronica. Slack, Jamespot, Tibbr e Jive sono piattaforme collaborative che dovrebbero essere prese in considerazione prima di lanciare una suite per ufficio.