Suite per ufficio: scegliere tra Open Source e Proprietario
Molte aziende francesi citano spontaneamente l'open source quando si tratta di aggiornare il proprio ambiente di automazione d'ufficio. Tuttavia, questo è meno vero nei Paesi anglosassoni. Molte di loro hanno fatto il grande passo, soprattutto grazie a LibreOffice, a volte con un certo rammarico... Siamo all'alba del 2016 e sono arrivate molte novità. È quindi giunto il momento di fare una carrellata di confronti tra le suite per ufficio e i migliori software di produttività gratuiti e proprietari.
Comunicazione e collaborazione unificate
La grande tendenza delle suite per ufficio nei prossimi 5 anni è quella di offrire funzioni di collaborazione (condivisione di documenti e conoscenze) e comunicazione (e-mail, chat, videoconferenze, ecc.) in un unico ambiente. Questo ha il vantaggio di poter gestire in modo intelligente il crescente flusso di informazioni provenienti da fonti eterogenee (scambi professionali, notifiche, newsletter, social network, ecc.).
Oltre alle tradizionali funzioni di posta elettronica, contatti, agenda e creazione di documenti , le suite per ufficio adottano sempre più spesso la :
- collaborazione in diretta sui documenti
- spazi di scambio informali (intranet, gruppi, social network)
- messaggistica istantanea, videoconferenza e condivisione dello schermo
- accesso su tutti i supporti (cellulari e tablet)
Grazie alla modernità di questi strumenti, vengono messe in atto nuove pratiche: le e-mail vengono sostituite dalle chat per le comunicazioni informali o i commenti ai documenti per i progetti di gruppo.
I nuovi sistemi di messaggistica aiutano anche a gestire il numero sempre crescente di e-mail in arrivo, separando quelle importanti (quelle destinate a voi personalmente) da quelle meno importanti (quelle indirizzate a un intero team) o addirittura da quelle che non sono affatto importanti, come le notifiche o le pubblicità. In un recente post, il team di ricerca di Google ha persino annunciato che le risposte automatiche alle e-mail sono ora possibili sull'applicazione Inbox.
Quando si dovrebbe prendere in considerazione l'open source?
Le soluzioni open source, anche quelle di origine americana, sono più spesso messe a disposizione delle aziende da fornitori di hosting locali come Ovea. Ovea offre ai suoi clienti la soluzione Zimbra sui propri server di ultima generazione nel sud della Francia. Questi hosting offrono anche servizi (assistenza, formazione, manutenzione) con la vicinanza e la reattività necessarie. Nessuno dei leader del mercato delle suite per ufficio in cloud offre attualmente alle PMI e alle VSE la possibilità di ospitare i propri dati in Francia. Questo punto è ancora più importante se si considera che il 6 ottobre scorso la Corte di Giustizia europea ha posto fine all'accordo Safe Harbour che legalizzava lo scambio di dati personali tra gli Stati Uniti e l'Europa.
Un altro punto importante è l'integrazione nell'ambiente IT. Il software Open Source è per definizione aperto, il che significa che è possibile svilupparlo ulteriormente attraverso sviluppi specifici. Molti fornitori di hosting stanno lavorando per rendere queste soluzioni più facili da usare, per aggiungere funzioni o per adattarle alla vostra attività. L'apertura si applica anche ai vostri dati: potete manipolare i vostri dati per trovare la vostra agenda o i vostri contatti nel vostro CRM, ad esempio. Questo utilizzo dei dati può essere unidirezionale o bidirezionale, nel caso della sincronizzazione con un'applicazione di terze parti.
Infine, se cercate semplicemente un'alternativa più aperta ai giganti del mercato, l'Open Source vi offrirà chiaramente una soluzione credibile con BlueMind o Zimbra.
Ma attenzione: il prezzo non è un argomento contro le soluzioni proprietarie. Open Source non significa gratuito. Attualmente non esiste un legame tra l'apertura di una suite per ufficio e il suo prezzo.
I vantaggi del software proprietario
I giganti del mercato non hanno dalla loro parte l'hosting dei dati e l'apertura. Tuttavia, hanno un vantaggio insostituibile: il contatto diretto con gli utenti. Questo confronto senza intermediari li spinge a ottimizzare continuamente l'esperienza dell'utente.
Trascorriamo tanto tempo sulla sedia dell'ufficio quanto con la posta elettronica e i documenti. Gli strumenti di comunicazione e collaborazione unificati sono anche al centro delle informazioni aziendali. Per questo motivo è essenziale un comfort ottimale per l'utente, cosa che non avviene per i software aziendali.
Su questo punto, Google con Google Apps for Work e Microsoft con Office 365 sono molto più avanti dei loro concorrenti Open Source.
Per quanto riguarda la compatibilità, i giganti americani sono ancora i vincitori. La metà di tutte le suite per ufficio online è condivisa da Google e Microsoft. Secondo l'ultima relazione trimestrale di Microsoft, ogni mese si registrano 1 milione di nuove registrazioni. È quindi molto probabile che lo scambio di documenti o le comunicazioni video con i partner esterni avvengano in un formato pienamente compatibile con Google Apps o Office 365.
L'ultimo grande vantaggio è rappresentato dalle prestazioni di queste soluzioni. Con 13 centri dati in tutto il mondo (nessuno in Francia), Google è in grado di offrire un'enorme capacità di archiviazione, un tasso di guasti inferiore allo 0,01% e un'eccellente velocità delle applicazioni. Il tutto a un prezzo molto interessante.
Oggi esistono alternative ai leader di mercato, con soluzioni mature e credibili per le aziende. Queste offrono spesso servizi più locali e adattabili, molto apprezzati dalle PMI. I software proprietari, invece, offrono i migliori servizi in termini di ergonomia e compatibilità, in modo che possiate essere più produttivi ogni giorno. Non esitate a confrontarli su Appvizer e a condividere le vostre esperienze nella sezione commenti.
Articolo tradotto dal francese