Le carte di pagamento virtuali rivoluzionano la gestione delle spese

Rispetto ai bonifici, agli addebiti diretti e alle criptovalute, le carte di pagamento rimangono un mezzo di pagamento diffuso e ampiamente utilizzato in Europa e nell'Eurozona. Nel 2019, in Europa erano in circolazione 572 milioni di carte di pagamento, pari a 1,7 carte pro capite (BCE 2020). Le carte di pagamento possono essere utilizzate per effettuare acquisti nei negozi fisici o online e per prelevare denaro dagli sportelli automatici.

Negli ultimi anni, tuttavia, anche le carte e i metodi di pagamento virtuali stanno entrando sempre più nel mercato. Secondo uno studio della Banca Centrale Europea del dicembre 2020, un pagamento online su quattro nell'area dell'euro viene ora effettuato utilizzando soluzioni di pagamento elettronico. Una tendenza che è stata ulteriormente accelerata dalla pandemia di coronavirus.

Cosa sono le carte di pagamento?

Una carta di pagamento può essere utilizzata per effettuare pagamenti senza contanti nei negozi o online. In genere, per un classico pagamento con carta si possono individuare quattro diversi attori. In primo luogo, ci sono i titolari che utilizzano la carta per il pagamento. Ad esempio, usano la carta per pagare la spesa settimanale al supermercato o una maglietta in boutique senza contanti.

Il secondo attore nelle transazioni di pagamento con carta è il beneficiario. Questi accetta la carta come mezzo di pagamento per l'acquisto e partecipa così alle transazioni di pagamento senza contanti.

Oltre a questi due attori diretti di una transazione, anche altri soggetti sono coinvolti in un pagamento con carta. In primo luogo, l' istituto che emette la carta e, in secondo luogo, i partner contrattuali del beneficiario, che sono responsabili dell'accettazione e del regolamento del pagamento.

Se tutte queste parti sono coinvolte nella transazione di pagamento, si parla spesso di un sistema a quattro parti. Tuttavia, esistono anche sistemi di pagamento che gestiscono solo due parti. Un esempio di questo sistema è rappresentato dalle carte clienti o carte bonus nel settore della vendita al dettaglio. Con queste carte, la funzione di emittente della carta e di punto di accettazione è assunta dalla stessa persona fisica o giuridica.

In sintesi, le carte di pagamento sono carte che autorizzano i loro titolari a partecipare al processo di pagamento senza contanti di società contraenti affiliate.

A differenza di altri metodi di pagamento senza contanti, diverse modalità di pagamento sono in concorrenza con le carte di pagamento. Le procedure conosciute e riconosciute a livello mondiale sono American Express, Master Card e Visa. Questi metodi si accompagnano generalmente a una carta di credito valida in tutto il mondo e che regola le transazioni con un certo ritardo. Oltre ai metodi riconosciuti a livello mondiale, esistono anche metodi di pagamento la cui validità è limitata a livello locale. Tra questi c'è il giroconto, ancora molto utilizzato in Germania e successore della precedente carta EC. Questa carta può essere utilizzata senza problemi per effettuare pagamenti o prelevare contanti dagli sportelli automatici in Germania.

Carte di debito o di credito: qual è la differenza?

Le carte di debito e di credito rientrano tra le carte di pagamento e consentono ai titolari di effettuare pagamenti senza contanti. Tuttavia, una differenza fondamentale tra questi due tipi di carte sta nel metodo di fatturazione.

Le carte di debito comprendono le carte di pagamento come le carte bancarie tradizionali e le carte di giro. La carta di debito non concede alcun credito ai titolari e regola direttamente le transazioni. Non è quindi possibile pagare con una carta di debito senza un saldo attivo sul conto corrispondente. Alcune banche penalizzano gli scoperti con interessi di mora: pagare senza un saldo attivo sul conto corrente è quindi un affare costoso. Per esagerare, questo significa che il saldo del conto di una carta di debito determina il limite della carta.

La situazione è diversa nel caso delle carte di credito. Le carte di credito concedono ai loro titolari un credito in base al limite di credito della carta. Questo credito può essere utilizzato per effettuare numerosi acquisti e transazioni con la carta di credito nel corso di un mese. Questi acquisti vengono poi saldati nell'estratto conto della carta di credito alla fine del mese. Questo servizio non è gratuito e i titolari di carta pagano una tassa annuale per la liquidazione posticipata.

Come si possono classificare le carte P tra le carte di pagamento?

La carta acquisti, nota anche come carta P o carta d'ordine, è una carta di pagamento commerciale. Altre carte con funzioni simili sono, ad esempio, la carta aziendale, la carta flotta o la carta centro viaggi.

Le aziende possono utilizzare le carte P per pagare le piccole spese aziendali o le piccole esigenze che si presentano frequentemente nell'attività quotidiana. Queste carte sono utili per ordinare attrezzature per ufficio o altri beni e servizi di basso valore. Ogni centro di costo può ordinare direttamente ciò di cui ha bisogno e alla fine del mese viene emessa una fattura collettiva all'azienda. Una volta ricevuto il pagamento, i fornitori di carte d'acquisto inoltrano la conferma d'ordine al fornitore, che poi consegna l'ordine all'azienda. Le carte d'acquisto sono ancora relativamente sconosciute in Germania, mentre nei Paesi anglosassoni vengono utilizzate con successo da diversi anni.

Le carte d'acquisto hanno il vantaggio di poter essere facilmente integrate nei processi di ordinazione esistenti. Inoltre, i costi amministrativi possono essere drasticamente ridotti, soprattutto per le esigenze dei centri di costo con prodotti non problematici.

Le carte d'ordine sono una buona leva per accelerare i processi procure-to-pay di un'azienda e ridurre i costi di transazione. Spesso, infatti, i costi di transazione sono superiori al valore effettivo dell'ordine o della merce, soprattutto per i prodotti di basso valore.

Come funzionano le carte di pagamento virtuali

Le carte di pagamento virtuali sono adatte a transazioni e acquisti specifici che le carte di pagamento tradizionali non possono offrire. È possibile ottenere una carta di pagamento virtuale presso i fornitori di servizi di pagamento o le banche. Questa può essere utilizzata per pagamenti online e offline, a seconda della programmazione.

Come suggerisce il nome, la carta di pagamento virtuale è virtuale e quindi non esiste fisicamente. Quando la carta viene richiesta, l'emittente della carta crea un pacchetto di dati specifico per la carta di pagamento. Questo pacchetto contiene il nome del titolare della carta, il numero della carta di credito, una data di scadenza e un codice di sicurezza (CVV).

Le carte di credito virtuali possono essere configurate ed emesse per singole transazioni. In questo caso, hanno una data di scadenza predefinita e non possono più essere utilizzate per il pagamento dopo la scadenza.

Vari vantaggi delle carte di pagamento virtuali per le aziende

Le carte di pagamento virtuali consentono alle aziende di controllare meglio le transazioni effettuate con queste carte. A seconda della programmazione, è possibile bloccare alcuni rivenditori o stabilire limiti massimi di transazioni per le carte di pagamento virtuali. Fin dall'inizio, i dipendenti possono effettuare acquisti solo presso negozi online autorizzati e solo fino al limite massimo predefinito.

Inoltre, le carte virtuali possono essere disattivate direttamente dall'azienda nel software bancario o dal dipendente nell'app in caso di furto. Il furto di dati è piuttosto raro con le carte virtuali; richiede uno sforzo maggiore rispetto al classico furto di carte dal portafoglio. Le carte fisiche sono molto più facili da rubare rispetto ai dati elettronici di una carta di pagamento virtuale.

Le carte di pagamento virtuali, che nel migliore dei casi sono integrate direttamente nel sistema ERP dell'azienda tramite un software per carte di credito, consentono alle aziende un migliore controllo del budget. Le linee guida di spesa specifiche per le carte di pagamento virtuali impediscono ai singoli reparti o dipendenti di spendere più denaro di quanto stabilito. Se la carta virtuale è una carta di credito, i dipendenti beneficiano anche di tutti i vantaggi di una carta di credito aziendale tradizionale. Il denaro può essere facilmente prelevato all'estero e le spese possono essere pagate direttamente in valuta estera senza doversi preoccupare dei tassi di conversione o di avere abbastanza contanti.

Trasparenza e controllo dei costi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi.

Un altro vantaggio delle carte di pagamento virtuali è che possono essere create dall'azienda senza grandi sforzi amministrativi e in linea con le esigenze. Questo è particolarmente vantaggioso se i dipendenti viaggiano all'estero solo sporadicamente e hanno bisogno di una carta aziendale per un uso specifico.

È possibile creare rapidamente un numero illimitato di carte virtuali e disattivarle altrettanto rapidamente. I responsabili devono solo comunicare il record di dati e la carta virtuale può essere utilizzata per il pagamento. In questo modo si riducono notevolmente i tempi di attesa tra la richiesta della carta e la ricezione della carta di pagamento.

Passando alle carte di pagamento virtuali, le aziende dispongono quindi di un metodo di pagamento versatile e scalabile. Inoltre, i dipendenti non devono più anticipare di tasca propria le spese aziendali e possono utilizzare la carta aziendale digitale direttamente per il pagamento. I processi automatizzati delle carte di pagamento sono auspicabili per tutti i soggetti coinvolti in un'azienda.

La giusta integrazione con i sistemi IT nella gestione finanziaria

Quando le aziende decidono di adottare le carte di pagamento virtuali, vale la pena di considerare anche l'automazione e l'integrazione informatica. Con il giusto collegamento, le aziende possono ottenere significative economie di scala e l'ottimizzazione dei processi. Inoltre, aumenta l'autonomia dei singoli dipendenti e dei reparti, così come la trasparenza dei costi per il reparto finanziario.

I software per carte di credito sono in continua evoluzione e offrono alle aziende pacchetti funzionali sempre più sofisticati. La visualizzazione del fatturato di tutte le carte di pagamento dell'azienda su un'unica piattaforma e la gestione delle carte su questa piattaforma consentono alle aziende di migliorare il controllo finanziario e la trasparenza:

• Possono seguire le spese e le transazioni di tutta l'organizzazione su un'unica piattaforma centrale.
• Il controllo e l'autorizzazione dei singoli acquisti è molto più semplice per i manager e i responsabili finanziari grazie al raggruppamento delle informazioni.
• Le transazioni con carta di pagamento possono essere tracciate fino all'autorizzazione della carta stessa.

In definitiva, tutti i livelli gerarchici beneficiano della trasparenza di un software finanziario integrato in modo olistico.

L'archiviazione digitale rende superflue le ricevute cartacee!

Un vantaggio delle carte di pagamento integrate è che le ricevute cartacee diventano superflue e le prove vengono salvate e archiviate direttamente in digitale. Con Expensya, le carte di pagamento virtuali possono essere create direttamente dall'account dell'amministratore e le aziende beneficiano di un' app nativa per gestire le spese aziendali. Con pochi clic, i dipendenti possono creare fatture e autorizzare acquisti in movimento. Con Expensya, le aziende possono definire la loro politica di spesa in pochi passi e automatizzare il rispetto delle regole di spesa.

Grazie a un software di gestione delle spese integrato come Expensya, le ricevute cartacee possono essere digitalizzate e archiviate direttamente nel cloud. L'archiviazione digitale e conforme alla legge nel cloud riduce anche il rischio di perdita dei dati.

Una soluzione SaaS come Expensya aumenta la trasparenza e la produttività e offre alle aziende il meglio dell'automazione per la gestione delle spese grazie a numerose funzioni. I dipendenti possono facilmente utilizzare carte di pagamento virtuali durante i viaggi di lavoro e per gli acquisti online, beneficiando della facilità d'uso, dell'elevata sicurezza dei pagamenti, dell'accelerazione dei processi e della riduzione del rischio di frode.