12 passi per organizzare il vostro festival e diventare una leggenda

Preparare il vostro primo festival... non è così facile.

Che la vostra ambizione sia quella di creare un piccolo evento comunitario o la futura Vieilles Charrues, dovrete pensare in anticipo per organizzare un festival che non faccia cilecca (in termini di sicurezza, amministrazione, ecc.) ma che sia anche attraente e memorabile per i visitatori.

Come si fa a diventare un organizzatore di festival esperto? Perché la vostra buona volontà e il vostro amore per la musica/film/danza/arte non bastano, scoprite il giusto approccio da seguire in 12 passi chiave.

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Passo 1: trovare il tema

La prima domanda da porsi è: quale storia voglio raccontare?

Esistono diversi tipi di festival:

• festival musicali
• festival del cinema
• festival di danza
• festival di arti performative, ecc.

E per ognuno di essi possono emergere temi più specifici. Se prendiamo l'esempio della musica, gli eventi creati sono generalmente molto orientati: musica classica, musica urbana, musica elettronica e così via.

È quindi necessario determinare in anticipo il tema del proprio evento, in base alle proprie affinità e competenze. In questo modo

• definire il quadro del vostro universo,
• determinare il pubblico target del vostro festival,
• individuare altre associazioni/organizzazioni legate a questi temi e che potrebbero sostenervi in questo progetto,
• analizzare la concorrenza (ci sono altri festival su questo tema nella vostra area geografica?) per capire meglio quanto sia fattibile il vostro evento e come possiate distinguervi dalla massa.

Una volta stabilito questo quadro di riferimento, sarà più facile dare alla vostra festosa manifestazione un nome che spacchi!

💡 Il nostro consiglio: aggiungete spessore al vostro evento associandolo a una missione o a un obiettivo specifico, come la sensibilizzazione all'eco-responsabilità o la scoperta di una nuova cultura.

Fase 2: Costruite il vostro dream team

Anche un piccolo evento richiede molto lavoro. Non potete portare tutto sulle vostre spalle!

Vi consigliamo di creare un organigramma per il vostro festival. In altre parole, mettete insieme un team di esperti all'interno della vostra associazione per dividere i compiti. A tal fine, assegnate dei ruoli chiave a ciascuna persona, ruoli associati a compiti specifici da svolgere in un determinato lasso di tempo.

Per esempio

• un direttore/responsabile di progetto
• un responsabile amministrativo e finanziario
• un responsabile della logistica
• un responsabile delle vendite e della comunicazione, ecc.

💡 Il nostro consiglio: se siete una piccola organizzazione, perché non collaborare con un'altra associazione? In questa fase preparatoria si possono utilizzare anche i volontari.

Fase 3: redigere il budget

Di quale budget ho bisogno per il mio festival?

Ponetevi questa domanda fin da subito, perché molte decisioni dipenderanno da questo parametro.

Prevedete quindi tutte le spese che dovrete sostenere:

• affitto della sede
• compensi per gli artisti
• logistica
• promozione, ecc.

💡 Il nostro consiglio: non esitate a chiedere preventivi a vari fornitori di servizi per avere un'idea il più possibile vicina alla realtà.

Allo stesso tempo, calcolate il denaro che entrerà, principalmente:

• biglietti d'ingresso al festival
• noleggio dello stand.

Tenendo conto di tutti questi elementi, potrete stilare un budget provvisorio che vi darà un'idea di ciò che potete fare (e soprattutto di ciò che non potete fare) per raggiungere la redditività... anche per un evento senza scopo di lucro.

Inoltre, è bene tenere presente che è possibile aumentare il flusso di cassa variando le fonti di finanziamento:

• sponsorizzazione
• sponsorizzazione
• istituzioni
• sovvenzioni pubbliche.

☝️ Per convincere il maggior numero possibile di questi soggetti a partecipare, preparate un solido dossier di presentazione: descrizione dei responsabili e del progetto, spiegazione degli obiettivi, dettagli della campagna promozionale prevista, stima del pubblico, ecc.)

Secondo uno studio del CNV, le risorse dei festival provengono dalla vendita dei biglietti (38%), dalle vendite in loco di bar, catering, merchandising e altre aree (19%), da sovvenzioni pubbliche (30%) e da partnership private (13%).

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Fase 4: trovare il luogo perfetto

Un altro grande tema: quale luogo per organizzare un festival?

Anche in questo caso, l'atmosfera e il tipo di installazione desiderata (un grande palco per concerti, ad esempio) saranno determinanti:

• su un terreno aperto (campo, spiaggia, parco, ecc.)?
• in un complesso chiuso?
• in un monumento storico?
• In strada?

Anche il numero di spettatori previsto per il festival (ci sono regolamenti in merito!) e il vostro budget entrano ovviamente nell'equazione.

Nota: alcune location richiedono procedure amministrative speciali, come nel caso di un evento che si svolge sulla strada pubblica.

Fase 5: Scegliere la data del festival

Ovviamente, per trovare il luogo perfetto, è meglio conoscere le date del vostro evento per verificare se la location sarà disponibile.

Anche in questo caso, ci sono diversi fattori da considerare:

• La stagione. Per un evento all'aperto, ad esempio, è facile capire perché evitare l'inverno.
• La durata. Quali sono le vostre ambizioni in termini di durata? Un giorno? Una serata? Una settimana?
• La competizione. Nel pieno della stagione estiva, i festival sono in pieno svolgimento. Se state pianificando un programma estivo, vi suggeriamo di controllare quali altri eventi sono previsti nello stesso periodo, per assicurarvi che non vi mettano troppo in ombra.

Fase 6: organizzarsi

Avete messo insieme i vostri team e deciso la data del vostro festival? Ora è il momento di redigere un programma di retroprogettazione, cioè un piano "a ritroso" basato sulla data prevista.

In questo modo avrete una visione chiara di tutti i compiti che dovete ancora portare a termine, per garantire che voi e i vostri partner rispettiate la tabella di marcia. Inoltre, sarete in grado di gestire meglio i compiti che richiedono un'anticipazione, come la richiesta di permessi alle autorità locali.

Fase 7: redigere un programma allettante

Chi farete esibire al vostro bel festival?

Per scegliere e contattare gli artisti, basta partire dal tema e selezionare tutti i profili che corrispondono al vostro universo.

Naturalmente, a seconda delle dimensioni dell'evento e del vostro budget, potrete rivolgervi a professionisti noti o ad artisti locali più riservati. Inoltre, questi ultimi possono essere contattati tramite una call for projects.

💡 Il nostro consiglio: contattate il maggior numero di persone possibile, perché non otterrete risposte positive a ogni telefonata. Inoltre, tenete una lista di riserva in caso di cancellazione. Infine, se utilizzate artisti a pagamento, stipulate con loro un contratto di ingaggio.

Fase 8: Selezionare gli altri artisti

Un festival non è fatto solo di artisti!

Una serie di altri fornitori di servizi aiuterà il vostro evento ad esistere o a dargli una dimensione maggiore:

• professionisti tecnici (audio, luci, ecc.),
• ristoratori
• gestori di bar,
• gestori di stand (vendita di prodotti, animatori di workshop, relatori, ecc,)
• sicurezza, ecc.

Una delle pratiche più comuni è l' utilizzo di volontari. I volontari possono essere assegnati a una vasta gamma di mansioni, come l'accoglienza dei visitatori del festival e degli artisti, il catering, la manutenzione e la pulizia della sede, la decorazione, ecc.

💡 Il nostro consiglio: per facilitare il reclutamento dei volontari, utilizzate fornitori di servizi specializzati. Recrewteer, ad esempio, è una soluzione che facilita la ricerca dei profili giusti e la loro assegnazione a incarichi specifici. La piattaforma facilita la comunicazione con loro durante la fase organizzativa e durante l'evento e ottimizza la gestione in generale (pianificazione, pasti, alloggio, ecc.).

Fase 9: occuparsi delle autorizzazioni e dell'amministrazione

La bête noire degli organizzatori di festival: le scartoffie.

Ma questa fase è della massima importanza, perché dovete assolutamente fare le cose secondo le regole... se non volete che il vostro grande progetto vada in fumo.

Ottenere lo status legale

Per cominciare, la vostra azienda deve avere uno status legale per poter svolgere le varie procedure amministrative.

In linea di massima, lo status preferito dagli organizzatori di festival è quello di associazione, abbastanza semplice da costituire e coerente con questo tipo di progetto.

Fare una dichiarazione o richiedere un'autorizzazione

La richiesta di autorizzazione è necessaria se si intende :

• organizzare il vostro evento in uno spazio pubblico
• accogliere almeno 1.500 persone.

La domanda va presentata al municipio o, in alcune città (Parigi, Marsiglia e Lione), alla Préfecture de Police. Quando si presenta la domanda, è necessario specificare, tra le altre cose

• l'identità dell'organizzatore
• la data e gli orari dell'evento
• il luogo dell'evento,
• il tipo di impianto audio utilizzato.

Se invece il vostro festival si svolge in un locale privato aperto al pubblico, sarà sufficiente una semplice dichiarazione.

Altre richieste di autorizzazione

Spesso vengono richiesti altri tipi di autorizzazione.

• Per i locali pubblici: avete intenzione di vendere bevande? Dovrete richiedere al municipio una licenza per la vendita di bevande, almeno 15 giorni prima del festival. Per gli alcolici di categoria 4 e 5 è necessaria una licenza IV. Infine, assicuratevi di rispettare le norme igieniche, poiché durante l'evento potrebbero essere effettuati dei controlli.
  
  
• Per la diffusione o l'esecuzione di opere musicali: in questo caso, fate una dichiarazione alla Sacem per ottenere la sua autorizzazione. Se generate profitti, aspettatevi di pagare i diritti d'autore.

Stipulare un'assicurazione

In qualità di responsabili di un festival, dovete stipulare un'assicurazione per il festival che copra almeno la responsabilità civile.

Tuttavia, vi consigliamo di stipulare una copertura aggiuntiva:

• per proteggere le vostre attrezzature, che spesso sono molto costose,
• per coprire eventi imprevisti, come la cancellazione del festival.

Fase 10: prepararsi alla sicurezza dell'evento

Affinché il vostro festival sia un successo, dovete prestare costante attenzione alla sicurezza.

Ci sono molti fattori da considerare, tra cui la protezione dei partecipanti al festival e del personale.

Assicuratevi quindi di avere tutte le attrezzature necessarie (estintori, per esempio) e che siano conformi alle normative. A tal fine, contattate il dipartimento antincendio o di soccorso o la commissione dipartimentale per la sicurezza.

💡 Il nostro consiglio: rivolgetevi a un professionista. Ad esempio, un servizio di sicurezza autorizzato sarà in grado di reagire meglio in caso di pericolo o di comportamento inappropriato. Per quanto riguarda la salute, pensiamo ovviamente alla presenza di attori, come la Croce Rossa o i vigili del fuoco, in grado di prestare il primo soccorso se necessario.

Fase 11: Comunicare il vostro festival

Avete già dedicato molte energie all'organizzazione del vostro festival. Sarebbe un peccato se i visitatori non venissero!

Per far conoscere il vostro progetto, dovrete elaborare una strategia di comunicazione accuratamente studiata.

Ci sono diversi canali a vostra disposizione:

• Il vostro sito web: aggiungete una pagina dedicata all'evento sul sito della vostra associazione, ad esempio. Potete anche creare un sito specifico per l'evento in questione, sul quale trasmettere tutte le informazioni pratiche e incoraggiare i frequentatori del festival: il programma con la presentazione degli artisti, un video teaser, la biglietteria online, ecc.
  
  
• I social network: Facebook e Twitter sono ottimi canali di comunicazione. In effetti, Facebook ha una propria pagina dell'evento con un link alla biglietteria.
  
  
• Manifesti: anche i manifesti affissi negli spazi pubblici o sulle vetrine dei negozi sono molto popolari. E per una buona ragione: se il vostro manifesto è bello, attirerà l'attenzione dei passanti. Ecco perché è importante optare per una carta grafica curata e coerente con il vostro mondo e il vostro pubblico di riferimento.
  
  
• Volantini: il vostro manifesto può essere prodotto anche sotto forma di volantini, distribuiti direttamente in strada o lasciati nei negozi e nei luoghi strategici.
  
  
• La stampa: perché non contattare la stampa locale per convincerla a pubblicare l'evento nelle sue pubblicazioni? Se da un lato si può ottenere un semplice inserto pubblicitario, dall'altro si può beneficiare di una vera e propria esposizione attraverso un articolo, un'intervista, ecc.
  
  
• Radio: come la stampa, anche le radio locali sono ottimi mezzi di comunicazione, soprattutto se il vostro festival è orientato alla musica.

In tutti i casi, create un pacchetto di comunicazione attraente, senza dimenticare le informazioni essenziali:

• non dimenticando le informazioni essenziali
  • nome del festival e dell'associazione che lo organizza
  • programma
  • informazioni pratiche come luogo, date, prezzi dei biglietti, strutture in loco (catering, campeggio, ecc.),
  • partner,
  • un link alla biglietteria per un facile acquisto online.
• coinvolgere il più possibile i futuri frequentatori del festival:
  • creare concorsi per vincere i biglietti,
  • teaser
  • questionari per sollecitare le loro opinioni, ecc.

Fase 12: Gestire la vendita dei biglietti

Prima di vendere i biglietti, chiedetevi il prezzo.

Ovviamente, è necessario raggiungere il pareggio. Ma non gonfiate i prezzi: adattateli al programma e ai servizi offerti durante l'evento (presenza di headliner, strutture in loco, ecc.). Non dimenticate che i frequentatori dei festival sono abituati a questo tipo di eventi, quindi sanno quando il prezzo è giustificato... o meno.

Esistono due modi complementari di vendere i biglietti:

• biglietteria online: grazie alla biglietteria online, eviterete il sovraffollamento e le code all'ingresso del festival il giorno del grande evento. Inoltre, potete monitorare le vendite in tempo reale, in modo da essere più preparati. Infine, ricordate che potete condividere il link a questa biglietteria sul vostro sito web o sui social network. È un ottimo modo per generare vendite per le vostre campagne di comunicazione!
• Vendita di biglietti in loco: se vi avanzano dei biglietti, organizzate un servizio di vendita di biglietti in loco per i ritardatari.

[Guida pratica all'organizzazione di un festival in formato PDF

Qui troverete una lista di controllo di tutto ciò che è necessario fare per organizzare un festival memorabile, disponibile per il download gratuito in formato PDF.

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Ricapitolando

Quando si parla di festival, soprattutto in estate, la concorrenza è molto forte.

Assicuratevi quindi di preparare al meglio il vostro evento per attirare i visitatori, lasciare un'impressione duratura e farli tornare per le edizioni future.

Come potete vedere, ci sono 1.000 cose a cui pensare. Seguite quindi le fasi descritte sopra per essere sicuri di non dimenticare nulla:

• trovare il tema
• mettere insieme il vostro team
• stabilire il budget,
• scegliere il luogo e la data,
• redigere il programma,
• selezionare tutti i relatori,
• richiedere i permessi,
• gestire la parte amministrativa,
• preparare la sicurezza per l'evento,
• comunicare il vostro festival,
• gestire la biglietteria.

Grazie a una solida organizzazione, a una buona dose di lungimiranza e alla vostra creatività, potete essere certi che il vostro festival sarà memorabile. Allora, siete pronti a creare, chissà, la futura Vieilles Charrues?