Tutto quello che c'è da sapere sul flusso di lavoro del processo logistico in entrata

Avere un buon flusso logistico è essenziale per l'attività di un'azienda e per la sua diffusione a livello globale. È il collegamento tra le aziende e il mondo.

Tutti noi abbiamo già ordinato online, o lo abbiamo fatto almeno una volta nella vita. Ma, ovviamente, non si tratta solo di andare su un sito web, cliccare su acquista e ricevere la conferma dell'acquisto nella propria e-mail. C'è anche un processo di acquisto. E questa procedura fa parte della logistica.

Dal momento in cui si fa clic sull'acquisto, c'è un intero team che lavora dietro le quinte per convalidare e fare il necessario per farvi arrivare il prodotto il più rapidamente possibile.

Esistono due tipi di logistica. C'è la logistica in uscita, che si concentra sulla consegna dei prodotti finiti al cliente per il consumo, e c'è la logistica in entrata, che si occupa di ricevere le materie prime da stoccare per poi trasformarle in un prodotto.

In questo articolo ci concentreremo sulla logistica in entrata e sul suo flusso di lavoro.

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Che cos'è il flusso di lavoro logistico?

Il flusso di lavoro logistico è un sistema automatizzato che mostra, passo dopo passo, i processi essenziali che le merci attraversano in un'azienda prima di arrivare al cliente, ovvero al centro di distribuzione. Consente alle aziende, agli acquirenti e ai venditori di rendere più efficienti i loro flussi di lavoro, poiché è importante che i materiali arrivino a destinazione come previsto.

L' inserimento manuale dell'elaborazione delle spedizioni diminuisce. La documentazione del processo semplifica le attività necessarie. L'esame costante di ogni fase che i materiali attraversano richiede meno tempo.

Questo processo riduce i costi e rispetta i tempi di consegna del fornitore e del cliente.

Che cos'è il processo inbound nella logistica?

La logistica in entrata è il flusso di rete e l'afflusso di merci e materiali grezzi da un fornitore alla vostra azienda. Il processo include tutto, dal trasporto allo stoccaggio e alla consegna delle merci ricevute dai fornitori.

Il modo in cui funziona la logistica in entrata è quello di garantire che si seguano i passi giusti per non aumentare i costi di spedizione e che non si inviino i materiali alla destinazione sbagliata. A tal fine, è necessario controllare

• Il sourcing e l'approvvigionamento: si tratta di determinare ed esaminare i possibili fornitori con i quali è possibile gestire e negoziare i termini della logistica e ricevere i prezzi migliori.
• Ordini/acquisti: si tratta di acquistare la giusta quantità di merci e materiali per l'azienda a cui si sta consegnando e di verificare che la giusta quantità venga ricevuta in tempo.
• Trasporto: consiste nell'individuare la modalità di trasporto da utilizzare, che sia un camion, una barca, un aereo, un treno ecc. per consegnare i materiali all'azienda. Include anche la scelta del mezzo di trasporto più rapido per il ricevimento delle merci, la stipula di accordi con i vettori e la definizione di prezzi e percorsi con i fornitori.
• Il ricevimento dei materiali: si tratta di scaricare i nuovi materiali arrivati scaricando i camion che li hanno trasportati. Una volta fatto questo, la quantità di materiali e merci presenti nel camion deve coincidere con l'ordine e non ci devono essere errori.
• La movimentazione dei materiali: ogni articolo ottenuto deve essere collocato e organizzato nella struttura fino al momento in cui deve essere utilizzato.
• Messa a riposo: si prelevano i materiali dalla banchina e li si porta nel magazzino nella posizione prevista.
• Stoccaggio e immagazzinamento: è in questa parte della logistica che si effettua la consegna dei materiali prima che vadano ai produttori. Assicura che le condizioni di stoccaggio dei materiali siano rispettate e che questi siano collocati dove devono essere consegnati. Si assicura che i luoghi siano coerenti.
• Gestione dell'inventario: nella logistica, assicura che il tipo e la quantità di merci in vendita e le materie prime per produrle siano allineate. Si tratta di pensare a dove distribuirli e collocarli nella logistica.
• Expediting: si tratta di supervisionare l'avanzamento dei materiali e che questi arrivino in tempo alla vostra struttura.
• Il tracking: di solito consiste nel controllare se gli ordini sono stati spediti, a che punto del viaggio di spedizione si trovano.
• La logistica inversa: se, per qualsiasi motivo, si verificasse un problema con i materiali, come difetti, problemi di consegna, resi o riparazioni, dovrete accettarli indietro. È anche un ottimo modo per le aziende che si concentrano sul riciclaggio di ottenere beni usati.

Anche se questo è il processo generale, dipende dall'ampiezza dei materiali che un'azienda riceve o spedisce e dal rapporto che ha con l'acquirente o il venditore.

Come si svolge la logistica in entrata?

È importante rispettare le fasi della logistica in entrata, in quanto garantisce che ogni materiale venga consegnato e che sia quello giusto, altrimenti si rischia di superare la capacità del magazzino e di rimanere con merci o materiali inutilizzati. Se non ci sono controlli regolari, possono verificarsi anche errori di comunicazione. Pertanto, le fasi che ne conseguono sono:

• Acquisti: Per iniziare il processo inbound, un'azienda cerca venditori che possano somministrare i materiali o le merci di cui ha bisogno. Una volta trovata l'azienda, si procede alla negoziazione del prezzo per l'acquisto dei materiali.
• Ricevimenti: Dopo che le trattative sono state soddisfatte, viene registrato l'ordine di acquisto e l'azienda riceve una ricevuta non appena ha effettuato l'acquisto.
• Aggiornamento della spedizione: Una volta acquistata la merce, l'azienda riceve dal fornitore una notifica, grazie a un numero di tracking, che le comunica che i materiali sono stati spediti.
• Arrivo: i materiali arrivano al molo assegnato dall'azienda ricevente.
• Raccolta: Gli addetti dell'azienda ricevente scaricano i materiali e controllano la quantità giusta con un codice a barre a scansione per vedere se le condizioni sono soddisfatte. In caso affermativo, i materiali possono essere portati dove l'azienda ne ha bisogno, ad esempio nel proprio magazzino o in un altro luogo.

Come funziona il flusso logistico per le aziende internazionali?

Per essere un'azienda internazionale di successo, è necessario occuparsi di spedizioni internazionali. A un certo punto, le aziende di tutto il mondo vorranno ordinare merci da voi e voi vorrete riceverle. Queste merci devono passare attraverso una sorta di processo e soddisfare determinati requisiti, soprattutto per quanto riguarda le dogane dei diversi Paesi.

Come funziona la logistica per le aziende internazionali? Leggete qui di seguito:

Le aziende di successo dipendono dal successo delle consegne e da una catena di approvvigionamento efficiente, che raggruppa l'intera serie di spedizioni. E ciò che è ancora meglio è che il valore aggiunto per la vostra azienda si ottiene quando la catena è ininterrotta. Ciò significa che non ci sono costi aggiuntivi per i ritardi e nessuna delusione da parte del cliente.

E le spedizioni internazionali non sono meno impegnative, perché consegnare non è un'impresa facile, ci sono regole e normative da seguire e la gestione della documentazione logistica per il commercio internazionale può essere frenetica. Fortunatamente, esistono soluzioni dedicate che sono state progettate per facilitare il vostro compito.

Ogni commercio è specifico per ogni Paese; è essenziale controllare la catena di documenti legati alle operazioni internazionali. Questi documenti possono essere utilizzati come prova, per consentire un trasferimento di proprietà, per garantire le merci, per condizionare un pagamento. Fate quindi attenzione.

Ecco alcuni suggerimenti per la documentazione necessaria:

Avete la documentazione generale:

• La fattura proforma, un documento commerciale che definisce con precisione i termini della transazione.
• Il certificato di origine, che identifica la merce e la sua provenienza.
• La lista d'imballaggio, redatta dal venditore, che riporta i dettagli della merce collo per collo (numero, peso, marche).
• Il certificato di assicurazione, rilasciato dalla compagnia assicurativa del mittente, che copre la merce in caso di danni (si noti che alcuni Paesi richiedono l'utilizzo di una compagnia assicurativa nazionale).

I documenti per il trasporto: marittimo, aereo o terrestre.

Questi documenti possono variare a seconda del tipo di trasporto, tuttavia di solito sono riportati di seguito:

• Per il trasporto marittimo: la polizza di carico (o B/L).
• Per il trasporto aereo: la lettera di vettura aerea (o AWB).
• Per il trasporto su strada: la lettera di vettura CMR.
• Per il trasporto ferroviario: la lettera di vettura CIM o la lettera di vettura internazionale.

È indispensabile conoscere le formalità doganali dei Paesi attraverso i quali transitano le vostre merci. Le regole sono più o meno complesse a seconda del territorio doganale: gli scambi all'interno dell'UE saranno ovviamente più semplici di quelli al di fuori dell'UE.

Conoscete gli obblighi di ciascun Paese per evitare che le vostre merci vengano bloccate in dogana. Attenzione, questi obblighi saranno anche insiti negli Incoterms (utilizzati per stabilire gli obblighi che acquirenti e venditori devono rispettare quando stipulano contratti di commercio internazionale) scelti come parte del vostro "contratto" di vendita.

Se questi documenti vi sembrano eccessivi, esistono piattaforme digitali specializzate che possono aiutarvi a organizzare e centralizzare ogni documento.

Per esempio, con TRADE.EASY è possibile modificare automaticamente proforma, fatture e packing list con la propria immagine (logo, nome, indirizzo, menzioni...).

Questa soluzione consente di tenere sotto controllo la logistica e di risparmiare tempo nel flusso di lavoro del commercio internazionale di merci. L'elenco delle azioni da compiere (relative a formalità e altri obblighi) viene generato automaticamente sulla base dei vostri processi.

Inoltre, centralizza tutti i dati relativi alla vostra attività, per aiutarvi a gestire le formalità doganali, i documenti normativi, le scadenze, il trasporto e l'assicurazione secondo gli incoterms di acquisto e vendita.

L'utilizzo di uno strumento di questo tipo consente di avere una visione a 360° di ogni attività, per migliorare il processo decisionale strategico e per aiutarvi a strutturare i vostri processi di lavoro.

Per maggiori informazioni, non dimenticate di andare a vedere il sito!

Vantaggi della logistica inbound

La logistica inbound è efficace perché aumenta la qualità dei prodotti e diminuisce gli sprechi di materiale. Ci sono meno errori di spedizione, il che dimostra la vostra professionalità ed efficienza. La logistica in entrata aumenta le vendite. Pertanto, la logistica riduce i costi e aumenta i risparmi dell'azienda. I rapporti commerciali si rafforzano e le esperienze di servizio per entrambe le parti si svolgono senza problemi.

I vantaggi includono anche

• Previsione dei costi delle materie prime
• I processi sono automatizzati. Le informazioni vengono trasferite facilmente, consentendo una migliore collaborazione tra i team e facilitando la gestione della logistica.
• Le consegne arrivano puntuali grazie agli aggiornamenti delle notifiche di spedizione, che portano a relazioni più forti tra acquirente e venditore/fornitore.
• La qualità delle merci è migliore grazie ai fornitori che verificano la qualità delle merci eseguendo ispezioni.
• Poiché ogni processo del viaggio dei materiali è supervisionato, è possibile individuare i problemi della catena di fornitura.
• Migliore gestione dell'inventario e minori costi di magazzino dovuti all'eccesso di scorte.

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Esempio di logistica in entrata

Siete un produttore di automobili e avete bisogno di pezzi di ricambio. Per farlo, dovrete acquistare e approvvigionarvi determinando quali e quanti ve ne serviranno. Un team di approvvigionamento cercherà i prezzi, gli stili o le parti, la quantità e la data di consegna, ecc.

Una volta trovato il fornitore adatto, il responsabile degli acquisti si occuperà delle trattative contrattuali.

A questo punto viene generato un record di acquisto che viene inviato ai fornitori e le ricevute vengono inviate agli acquirenti.

Quando è il momento di consegnare i prodotti, i fornitori inviano le notifiche agli acquirenti tramite una notifica utilizzata nella vostra e-mail grazie a un numero di tracciamento.

Poi, una volta che i prodotti arrivano al porto, gli addetti li ricevono e li scaricano, controllando che non ci siano errori e che l'ordine sia valido grazie alla scansione dei codici a barre. Una volta ottenuta l'approvazione, i prodotti vengono portati nel vostro stabilimento o magazzino.

Una volta terminato l'intero processo di ricezione, c'è una sezione che si occupa di logistica inversa, ovvero le aziende che non utilizzano tutto ciò che hanno in magazzino possono rispedirlo ai fornitori.

Da qualsiasi punto di vista la si guardi, la logistica è il collegamento del mondo. Se non ci fosse, molto probabilmente i prodotti non verrebbero spediti, perché né le persone né le aziende investirebbero troppo tempo e denaro per portare i materiali all'estero. Sarebbe un'operazione che richiede molto tempo e che probabilmente comporterebbe molti errori di spedizione. Questo porterebbe le aziende a perdere denaro e soddisfazione dei clienti. Quindi, per essere efficienti e per spedire a livello internazionale verso un mercato più ampio, la logistica è la strada da percorrere.