[La ricetta di un PMO per ottimizzare i cicli di sviluppo dei progetti industriali
Quando si servono clienti in settori quali l'aerospaziale, l'energia e la difesa, è fondamentale che le consegne siano puntuali. Aubert & Duval ne sa qualcosa. Il metallurgico francese sviluppa acciai ad alte prestazioni per progettare parti complesse e personalizzate per aziende che operano in settori critici.
L'azienda voleva quindi migliorare il controllo dei cicli di progettazione e produzione dei suoi prodotti. Per farlo ha adottato il software di gestione del portafoglio progetti di Sciforma.
Ecco un'intervista con Arnaud Montels, responsabile del Project Management Office (PMO) di Aubert & Duval, per ripercorrere questa iniziativa di successo e saperne di più su questo strumento di PPM.
Cosa vi ha spinto inizialmente a dotarvi di uno strumento di gestione dei progetti?
Arnaud Montels:
In poche parole, volevamo migliorare la nostra efficienza e la soddisfazione dei clienti ottimizzando i progetti di sviluppo dei prodotti.
Sfide importanti
In genere, i nostri progetti di design durano diversi mesi e richiedono un investimento iniziale significativo. Ad esempio, dobbiamo ordinare diverse tonnellate di superleghe, che possono essere commercializzate a circa 60 euro al chilo: fate i conti!
Inoltre, le parti che i nostri clienti si aspettano da noi sono di natura critica. Si tratta di carrelli di atterraggio e altri componenti essenziali per la costruzione di un aereo. Qualsiasi ritardo si ripercuote sui nostri clienti e danneggia la loro soddisfazione, che è ovviamente la nostra priorità.
Tutto questo per dire che non abbiamo il diritto di commettere errori. Con una posta in gioco così alta, è essenziale gestire i nostri progetti nel modo più efficiente possibile e rispettare scrupolosamente i nostri impegni.
Il problema della corrispondenza tra carico di lavoro e capacità
In precedenza, non avevamo i mezzi per garantire un controllo perfetto dei nostri cicli di produzione, soprattutto perché avevamo difficoltà a vedere le cose con chiarezza. Ogni team teneva traccia dei propri progetti in Excel, ma non avevamo una visione consolidata dei carichi di lavoro attuali e futuri. Avere una visione d'insieme era ancora più complicato perché i nostri team di progettazione sono distribuiti su più sedi, tra cui una in India, e realizzano progetti di tipo e natura diversi.
Senza conoscere e anticipare il carico, non potevamo adattare la capacità al carico. Così ci siamo ritrovati spesso con team sovraccarichi e a volte abbiamo dovuto rifiutare i progetti perché semplicemente non avevamo la forza lavoro necessaria per gestirli.
L'obiettivo principale dell'acquisizione di uno strumento di gestione dei progetti era quindi quello di poter adattare la capacità dei team al carico di lavoro, piuttosto che il contrario.
Un'altra sfida importante è stata quella di identificare e analizzare meglio questi carichi di lavoro per stabilire meglio le priorità e migliorare la gestione dei cicli di sviluppo.
Il software di Sciforma ci ha offerto soluzioni a questi problemi. Abbiamo quindi adottato lo strumento e lo abbiamo messo in funzione all'inizio del 2018.
Lo strumento ha mantenuto le sue promesse? Quali vantaggi avete ottenuto dall'impiego di Sciforma?
Arnaud Montels:
La parola chiave: visibilità.
Innanzitutto, lo strumento ci ha fornito un database centrale in cui tutti i nostri dati sono consolidati automaticamente, in tempo reale. Non è più necessario destreggiarsi tra diversi file Excel, tutto è nello stesso posto. Non ci si preoccupa più dell'affidabilità dei dati, perché l'automazione elimina il rischio di errori.
Ora abbiamo una visione d'insieme dei nostri progetti in corso: sappiamo chiaramente in quale fase di sviluppo si trova ogni progetto.
E sappiamo anche dove stiamo andando. Il software ci ha dato immediatamente una nuova visibilità sul carico di lavoro previsto. Non appena viene creato un progetto, il team di progettazione sceglie da una libreria di programmi predefiniti che includono tappe fondamentali e carichi di lavoro generici.
Immagine illustrativa Sciforma 7.1 - Esempio di roadmap.
Poi, per tutta la durata del progetto, le variazioni del carico di lavoro effettivo rispetto a quello previsto vengono monitorate, ponderate e analizzate lungo diversi assi (per tipo di progetto, per fase, ecc.). Questo ci permette di affinare i nostri modelli e le nostre previsioni nel tempo.
Soprattutto, tutte queste informazioni, per ciascuno dei nostri progetti, si riflettono in tempo reale in un unico piano di carico di lavoro, consolidato in tutti i nostri team. Di conseguenza, ora abbiamo una visibilità globale su un periodo di 18 mesi sul carico di lavoro futuro dei team di progettazione: possiamo quindi prevedere la capacità necessaria e anticipare le assunzioni che potrebbero essere necessarie.
Immagine illustrativa Sciforma 7.1 - Centro di pianificazione dei progetti.
Inoltre, la trasparenza offerta dallo strumento ci ha permesso di dimostrare alla nostra direzione il sovraccarico dei nostri team, che da allora sono stati rafforzati da un totale di 26 nuove assunzioni. Sciforma ci fornisce le risorse necessarie per adempiere alla nostra missione e lavorare in modo efficace.
Uno per tutti, tutti per uno
Maggiore efficienza, quindi, sia a livello collettivo che individuale. Gli utenti inseriscono ora il loro tempo di lavoro in Sciforma, il che ci ha permesso di identificare e analizzare l'inerzia e le fonti di perdita di tempo... e di intervenire!
Ad esempio, abbiamo creato una schermata iniziale specifica, che mostra a ciascun project manager una panoramica dei suoi progetti in corso e degli indicatori associati, classificati per stato, tipo, ecc. Questa interfaccia, che ha soddisfatto le aspettative dei nostri team, ha portato a un reale aumento della produttività, rendendo il lavoro più confortevole.
Immagine illustrativa Sciforma 7.1 - Schermata spaziale personalizzata: elemento di lavoro.
Tutto questo ha permesso anche di standardizzare e migliorare le pratiche di gestione dei progetti. Naturalmente, abbiamo team di project manager professionisti, ma anche altri profili di utenti contribuiscono ai progetti. Di conseguenza, non tutti erano allo stesso livello quando si trattava di gestione dei progetti, e diversi modi di lavorare coesistevano al meglio.
L'introduzione di Sciforma rappresenta un'opportunità ideale per rivedere le metodologie e istituzionalizzare le pratiche condivise. Non abbiamo ancora raggiunto la nostra maturità complessiva in termini di gestione dei progetti, ma l'impiego di Sciforma sta dando un contributo importante in tal senso.
I nostri clienti si affidano alla nostra azienda per la produzione di componenti critici per la loro attività. In qualità di PMO, la nostra responsabilità è quella di garantire che i nostri progetti siano gestiti in modo da fornire prodotti di altissima qualità, nei tempi previsti. Ed è proprio questo che Sciforma ci aiuta a garantire.
In qualità di responsabile del PMO, quale ruolo ha svolto nell'implementazione di Sciforma presso Aubert & Duval?
Arnaud Montels:
Il PMO ha avviato e guidato l'iniziativa dall'inizio alla fine, e continuiamo a dare vita alla soluzione su base giornaliera.
Il PMO: una funzione poliedrica
Un PMO non è solo una torre di controllo che punisce le violazioni delle procedure. Alla Aubert & Duval abbiamo voluto un PMO attivo. Il PMO riporta direttamente al Dipartimento di Sviluppo Industriale, il che lo rende un ruolo interfunzionale che fa da ponte tra i diversi team, nonché tra i decisori e il campo.
Immagine illustrativa Sciforma 7.1 - Visualizzazione del portafoglio progetti con indice di salute.
Il PMO è responsabile dell'implementazione della metodologia e della supervisione dell'avanzamento dei progetti, ma svolge anche una serie di altri ruoli importanti.
Per la direzione, il PMO è il garante della qualità e dell'integrità dei dati; fornisce gli indicatori pertinenti, può guidare il processo decisionale e aiuta a selezionare o dare priorità ai progetti per attuare la strategia.
Il PMO deve anche svolgere il ruolo di consulente, allenatore e supporto agli utenti , ascoltando le loro esigenze in modo da poter rispondere sviluppando o adattando le funzionalità o le procedure appropriate .
L'importanza del supporto a lungo termine
Nell'ambito dell'implementazione di Sciforma, la configurazione tecnica dello strumento ha rappresentato solo una piccola parte del nostro lavoro. È stata essenzialmente la gestione del cambiamento all'interno di una comunità di team di ingegneri multi-sito e multi-specializzati a mobilitare le nostre energie.
A tal fine, ci siamo affidati ai team di Sciforma e a quelli del suo partner certificato ASI, con il quale avevamo stabilito una partnership a lungo termine.
Questi esperti esterni sono stati chiamati a supportare il PMO, a rispondere alle esigenze e alle domande degli utenti, a formare e informare i project manager. E continuano a sostenerci a lungo termine per aiutarci a sviluppare sia i nostri metodi che il software, in un 'ottica di miglioramento continuo. La modularità funzionale di Sciforma, che si presta a parametrizzazioni specifiche, è un grande vantaggio in questo senso.
Qualche lezione dalla storia di Aubert & Duval
Per servire bene i propri clienti e creare valore, un numero crescente di aziende e organizzazioni deve garantire l'ottimizzazione della gestione dei progetti. Questo vale per la progettazione e lo sviluppo di nuovi prodotti, soprattutto in mercati complessi, ma vale anche più ampiamente per tutti gli attori economici, indipendentemente dal loro settore di attività e dalle loro dimensioni. Quando si tratta di ottimizzare la creazione di valore e il ROI, la gestione dei progetti rappresenta una formidabile leva di miglioramento.
Il ruolo del PMO, o dei responsabili della gestione dei progetti, diventa quindi fondamentale. Anche se uno strumento non è tutto, è sempre più importante che il PMO possa contare su una soluzione software robusta e adeguata, che lo aiuti a svolgere appieno il suo ruolo di strutturazione e facilitazione e gli consenta di accelerare e migliorare i progetti per servire meglio la strategia aziendale.
Articolo sponsorizzato. Gli esperti che hanno contribuito sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.
Articolo tradotto dal francese