[L'onboarding come processo chiave per ottimizzare la gestione delle risorse umane.

L 'onboarding è un processo fondamentale quando si tratta di dare il benvenuto a un nuovo dipendente e può persino diventare il primo ostacolo quando si decide se integrare o meno un nuovo profilo. In primo luogo, l'onboarding è un riflesso della cultura aziendale, ma come si fa a fare una buona prima impressione e a garantire che il nuovo membro del team sia qui per restare? Aarón Cogolludo risponde alle nostre domande.

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1- Quali sono le conseguenze di un onboarding inadeguato?

L 'onboarding è un processo fondamentale quando si tratta di accogliere un nuovo dipendente in modo che possa incorporare, entro un certo periodo di tempo, il maggior numero possibile di valori, processi, metodologie e cultura della nuova azienda. In questo senso, una cattiva implementazione ha un impatto diretto sulle prestazioni e sui compiti del dipendente, gli errori nel processo di onboarding e la mancanza di una comunicazione fluida ed efficace durante tutto il processo si ripercuotono sui risultati del team che incorpora il nuovo dipendente.

Per questo motivo, di seguito evidenziamo i punti chiave da tenere a mente durante le prime settimane di lavoro:

Sono le piccole cose che contano

Puntualità:

All'inizio della giornata lavorativa, dovreste mostrare rispetto per il vostro nuovo collega arrivando in orario. Capita spesso che un nuovo collega arrivi in ufficio in orario, ma la persona incaricata di aiutarlo sia ancora in riunione per un paio d'ore. Per evitare ai vostri nuovi colleghi il tipico caos del lunedì mattina e avere abbastanza tempo per prepararsi, consentite loro di iniziare il lavoro un'ora più tardi del solito.

Cultura di benvenuto:

Il regalo di benvenuto dovrebbe essere preparato prima del primo giorno di lavoro del nuovo dipendente (vedi sopra), e lasciare che l'effetto sorpresa funzioni. Fin dal primo momento, piccoli gesti come questo favoriscono il senso di appartenenza del nuovo membro del team e diventano un ricordo memorabile. I piccoli gesti possono avere un forte impatto.

Presentazioni:

Per iniziare bene, vi consigliamo di organizzare una piccola riunione introduttiva. Naturalmente, questo non significa che l'intera azienda debba aspettare il nuovo collega in ufficio il primo giorno. Tuttavia, almeno i colleghi con cui lavorerà direttamente nello stesso reparto e il mentore dovrebbero presentarsi e parlare delle loro aree di responsabilità. In questo modo sarà più facile per il nuovo arrivato stabilire un contatto e ridurre le eventuali remore a chiedere aiuto direttamente a qualcuno.

Senso di squadra:

Pranzare con i colleghi dello stesso reparto il primo giorno di lavoro rafforza il senso di comunità e crea una base di fiducia per lavorare insieme in futuro.

2- Perché l'onboarding dei nuovi dipendenti dovrebbe essere "digitalizzato"?

Un reparto HR digitalizzato offre all'azienda un vantaggio competitivo decisivo, in quanto pone le basi per processi di lavoro efficienti in tutta l'azienda. Per i responsabili delle risorse umane, questo significa soprattutto più tempo per concentrarsi su ciò che conta davvero: i loro dipendenti. Purtroppo, le Risorse Umane sono ancora un reparto in cui le decisioni vengono prese molto lentamente, soprattutto quando si tratta di sviluppare nuovi processi, iniziative e strumenti. A questo proposito, la crisi pandemica ha costretto le aziende a implementare la giusta tecnologia per digitalizzare le procedure, soprattutto quando si tratta di onboarding.

Alcuni dati importanti da considerare:

• L'88% dei dipendenti ritiene che la propria azienda non abbia un buon processo di onboarding.
• Solo il 30% riceve una formazione interna entro le prime 2 settimane.
• Solo il 50% riceve informazioni su compiti e processi.
• Solo il 60% trova il proprio posto di lavoro pronto per il lavoro.
• L'82% in più di fidelizzazione del personale può essere ottenuto con un buon processo di onboarding.
• Il 70% in più di produttività può essere ottenuto con un onboarding efficace fin dal primo giorno.

Le aziende devono capire che l'onboarding inizia prima del primo giorno e per un'implementazione di successo raccomandiamo le seguenti fasi:

Prima del primo giorno:

• Saluti del futuro team per posta.
• Informazioni sul primo giorno (orario, programma, link alle sessioni remote).
• Informare i dipendenti attuali sui nuovi membri del team.
• Preparare il partner designato a sentirsi a proprio agio.
• Scrivere il piano di orientamento.
• Assicurarsi che il nuovo dipendente abbia familiarità con gli strumenti di videochiamata, in modo da non perdere nessuno durante le sessioni di introduzione. Se necessario, organizzare telefonate e sessioni separate per spiegare gli strumenti in anticipo.
• Inviare il pacchetto di benvenuto (attrezzature tecniche, chiavi, regalo di benvenuto) per posta o corriere.

Durante la prima settimana:

• La comunicazione è più importante che mai.
• Email o brevi messaggi video dell'amministratore delegato per ridurre i timori personali sulla salute dell'azienda e sulla sicurezza del posto di lavoro.
• Assicurarsi che tutta l'attrezzatura tecnica sia completa, che siano installati tutti gli strumenti necessari e la VPN e che siano incluse le cuffie per le videochiamate. I nuovi membri non possono rivolgersi al reparto IT per risolvere rapidamente i problemi.
• Uno strumento per le riunioni a distanza (Zoom, Hangout, ecc.) è essenziale per evitare che i nuovi membri perdano la sessione di benvenuto del primo giorno.
• Le relazioni personali favoriscono la cultura dell'accoglienza.
• Un onboarding strutturato favorisce la produttività.
• I check-in regolari danno struttura.

In termini di produttività, le aziende dovrebbero prendere in considerazione l'implementazione di piattaforme software per le risorse umane per ridurre le attività amministrative, in modo che il reparto risorse umane possa concentrarsi sulla risorsa più importante: le persone.

Un buon onboarding richiede:

• Più di 50 compiti diversi.
• Fatti nell'ordine giusto.
• Da cinque diversi reparti o dipendenti.
• Al momento giusto.

Un processo di onboarding strutturato:

• Assicura un buon inizio nella nuova azienda, già prima del primo giorno.
• Aumenta la produttività e l'impegno.
• L'uso di un software può semplificare le attività amministrative.
• Lascia più tempo per le attività di apprezzamento, come i Check In Coffee.

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3- Ci può dare 5 consigli alle aziende per garantire il successo dell'onboarding a distanza?

Una delle sfide più importanti affrontate dai dipartimenti delle risorse umane di fronte alla nuova normalità è stata quella di affrontare con successo l'onboarding dei nuovi dipendenti da remoto, all'indomani della crisi COVID-19. In questo contesto, i professionisti delle risorse umane devono concentrarsi più che mai sui propri dipendenti, ma per farlo devono risparmiare tempo sulle attività amministrative, che in genere occupano il 42% della giornata secondo uno studio condotto dall'azienda nel 2019. È quindi possibile rendere i processi di onboarding caldi ed efficienti allo stesso tempo? Si tratta certamente di un panorama completamente nuovo per il quale è necessario trovare strumenti che facilitino il lavoro.

Una delle sfide più importanti affrontate dai dipartimenti delle risorse umane nella nuova normalità è stata quella di gestire con successo l'on-boarding dei nuovi dipendenti da remoto, all'indomani della crisi del COVID-19.

In questo contesto, entrare a far parte di un team da casa e creare un senso di appartenenza è una delle sfide più grandi, poiché il nuovo membro non potrà conoscere personalmente il luogo di lavoro e i suoi colleghi. Cosa potete fare? Facilitare il loro inserimento con un processo di onboarding a distanza ben strutturato. È quindi essenziale prendere in considerazione le seguenti chiavi per garantire che il tandem dipendente-azienda continui a funzionare nelle nuove circostanze che ci accompagnano:

1- Comunicazione: per molti dipendenti, dover lavorare da casa a causa degli attuali vincoli di mobilità può rappresentare una situazione di tensione. Pertanto, per alleviare i loro timori, è importante che il team delle risorse umane si mantenga in stretto contatto con i nuovi dipendenti e li informi apertamente della situazione. Per evitare che si preoccupino, è meglio anticipare la situazione. Ad esempio, il manager o il responsabile delle risorse umane può inviare un'e-mail o un breve video in cui risponde alle domande più importanti e dà il benvenuto ai nuovi arrivati in azienda.

2- Configurare l'attrezzatura in anticipo: per non sopraffare il nuovo arrivato, è ideale che riceva i computer portatili con tutti i software e gli strumenti necessari (compresa la VPN) già installati, poiché sarà più difficile chiedere aiuto al reparto IT dell'azienda da casa.

3- Organizzare sessioni di formazione: chiedete sempre al nuovo dipendente, prima del primo giorno, se ha familiarità con gli strumenti di riunione e chat più comuni, come Google Hangouts, Zoom e Slack. Organizzate sessioni di formazione prima dell'inizio del lavoro, in modo che tutti possano partecipare alle riunioni virtuali introduttive o create guide rapide con le funzioni principali di ogni strumento. Non tutti hanno queste conoscenze.

4- Offrire un on-boarding personalizzato: incoraggiare lo scambio di informazioni tra HR, manager e nuovi colleghi il più spesso possibile. Occorre tenere presente che le presentazioni che un tempo avvenivano di persona oggi avvengono tramite computer portatile. È quindi consigliabile incoraggiare i contatti con il team, che si tratti di un caffè, di un pranzo o di una birra virtuale. Anche strumenti come Wellbeing Warrior possono aiutare a promuovere i contatti interdipartimentali. Questo strumento suggerisce in modo casuale i colleghi con cui è possibile fare un pranzo o una pausa virtuale. Ricordate che la comunicazione non è importante solo per calmare le preoccupazioni e le paure iniziali.

5- Nominare un mentore per mantenere la vicinanza: Personio ha un programma di mentoring, sia a distanza che di persona, per accogliere i nuovi assunti. A ogni nuovo dipendente viene assegnato un mentore che lo aiuterà durante l'inserimento e metterà a disposizione i suoi consigli, la sua esperienza e le sue competenze. Nel contesto odierno, in cui si lavora da casa, questa figura diventa ancora più importante. Non è solo un partner emotivo, ma anche colui che si occuperà di introdurre gli altri team e la cultura aziendale.

I tempi sono duri sia per gli specialisti delle risorse umane che per i nuovi membri del team, ma un processo di onboarding professionale e ben personalizzato aiuta ad aumentare significativamente la produttività dei dipendenti fin dal primo giorno e la fidelizzazione del personale.