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Guida e consigli sugli strumenti di collaborazione
Definizione software collaborativi
Ci sono molti termini per definire un software collaborativo: software per team, software di collaborazione, software collaborativi... Ma l'obiettivo è lo stesso: permettere a un gruppo di utenti di lavorare insieme in un unico spazio di lavoro senza necessariamente stare insieme. Consente l'accesso alle applicazioni web più comuni: e-mail, suite per ufficio, condivisione di documenti, chat instatanee, agende o social network. Tutti i dati sono archiviati nel cloud, sicuri e accessibili ovunque ci si trovi. Avrai tutti gli strumenti possibili a tua disposizione affinchè il tuo team possa essere in grado di lavorare a distanza in situazioni di trasferta, Smart Working e differenti sedi. Le caratteristiche principali di questo tipo di software sono flessibilità e scalabilità che consentono di lavorare dinamicamente come il mercato di oggi richiede. In tale modo ottimizzerai in modo notevole il management delle tue squadre di lavoro e lo renderai più semplice.
Ogni buon manager, degno del suo nome, deve pensare di adottare una soluzione software di collaborazione al fine di rendere il lavoro nella sua azienda più sincronizzato e più efficace. Il team o i team in un’azienda sono una risorsa molto importante, se non fondamentale: senza di loro nessuna attività e nessun progetto può essere portato a termine. Per tale motivo, facilitare loro il lavoro, aumenterebbe la loro produttività e renderebbe il loro lavoro e lo svolgimento delle loro attività più semplici e al contempo efficace.
Dotarsi del giusto tool, renderà il task management nella tua azienda molto più facile.
Differenti livelli di collaborazione
Tradizionalmente ci sono 3 categorie di software collaborativi in funzione al livello di collaborazione e interdipendenza tra gli utenti.
- Strumenti di comunicazione: sono strumenti di scambio d’informazioni. Se asincrona parliamo ad esempio di mail in cui la dinamicità degli scambi è bassa. Altrimenti abbiamo la comunicazione sincrona, come la messaggistica istantanea, in cui gli scambi tra gli utenti sono pressoché immediati.
- Conferencing: strumenti in cui il focus è la realizzazione di un obiettivo comune ai diversi attori.
- Coordinamento: prevedono il più alto livello di interdipendenza tra gli attori. Devono rendere possibile a tutti i collaboratori di contribuire e far sì che tutti possano portare a termine i loro compiti per la realizzazione dell’attività complessiva (esempio per la gestione progetti). Nella maggior parte dei casi si tratta di portare avanti un progetto: a tale proposito è utile pensare anche a delle soluzioni di project management.
Differenti utilizzi di un software collaborativo
Educativo
Una delle ultime tendenze in ambito educativo/formativo è l’apprendimento collaborativo. Si tratta di una relazione d’interdipendenza tra i membri del gruppo nella realizzazione di un progetto. Può essere intesa come un lavoro di gruppo tra studenti che possono utilizzare le piattaforme collaborative per dividersi i compiti, darsi delle scadenze e comunicare tramite chat e mail. Altrimenti, viene sempre di più applicata in una dinamica collaborativa nell’ambito della relazione docente-alunno. In questo senso, abbiamo strumenti di comunicazione asincrona (mail), piattaforme di apprendimento online, Webinar, test online e molto altro. Possono essere anche delle app di apprendimento e di collaborazione interattiva.
Si tratta di tutta una serie di strumenti che hanno portato alla nascita di corsi di laurea interamente online e didattica interamente online per i gradi di istruzione inferiore.
Aziendale
All’interno delle aziende diventa sempre più importante l’adozione di una dinamica più collaborativa. Grazie all’utilizzo di questi software, quasi ogni tipo di attività può essere svolta in maniera collaborativa. A partire dalla gestione delle task che può essere condivisa all’interno di un progetto per vedere l’avanzamento complessivo del team, eventuali punti bloccanti, ecc. In altre parole, permette di vedere come avanza il personale addetto a ogni compito e come riesce a raggiungere gli obiettivi prefissati all’interno del team di lavoro di progetto.
Grazie poi a strumenti come le agende condivise, è possibile vedere le disponibilità per organizzare meeting e meglio fissare le scadenze a seconda delle disponibilità di ciascun membro del team.
Chat ed e-mail, inoltre, hanno parzialmente risolto il problema delle eccessive riunioni, portando gli incontri di persona a essere organizzati solo quando necessario.
Anche la formazione aziendale può essere semplificata attraverso presentazioni e Webinar.
Infine, questo tipo di software ha segnato la svolta nella gestione documentale. Tutti i documenti sono centralizzati, possono essere modificati dai diversi membri di un team senza più preoccuparsi d’inviare la versione più aggiornata.
Principali vantaggi di un software collaborativo
La gestione delle informazioni e la comunicazione interna sono ormai questioni importanti per le aziende. Spesso gestiamo una grande quantità d’informazioni o di compiti e a volte è difficile reperire quelle opportune o quelle giuste. Per far fronte a questo, le aziende hanno bisogno di strumenti per il lavoro collaborativo.
Molte persone vorrebbero lavorare in modo più efficiente e veloce, ma spesso non sanno come farlo.
Lo scambio d’informazioni e il lavoro professionale oggi è essenziale per la produttività e la comunicazione dell'azienda.
Fortunatamente, oggi viviamo in un'epoca moderna dove esistono strumenti di collaborazione e dove è possibile creare e condividere file di lavoro; anche se purtroppo, sapere quali strumenti utilizzare non è un compito facile.
Inoltre, è grazie a questo tipo di strumenti che possiamo vedere lo sviluppo dello Smart Working e di una migliore collaborazione tra persone che lavorano in sedi diverse (ad esempio quando si parla di dinamiche internazionali).
Quale software scegliere ?
Le diverse tipologie di software collaborativi
Quando si parla di software collaborativi in realtà si intendono parecchie categorie di software le cui funzionalità possono essere raggruppate all’interno di singoli software. La following list, come direbbero oltreoceano,ne riporta alcuni esempi:
- File sharing;
- gestione documentale (DMS);
- gestione delle task;
- webinar;
- conferenze web;
- presentazioni;
- social network aziendali.
Ti rammentiamo che per ogni tipo di bisogno, è disponibile una soluzione adeguata; l’importante è riconoscere il proprio bisogno!
I principali software collaborativi
Ecco alcuni esempi di software che permettono una collaborazione efficace fra i vari team di lavoro e che sono adatti per avanzare i progetti all’interno di un’azienda:
