Come migliorare le attività di un'associazione
La gestione delle attività della vostra associazione culturale vi sembra complessa? Vi sembra di perdere tempo prezioso che potreste mettere in altre attività?Allora questa è la lettura per voi.
Infatti, anche se la gestione dell'associazione rimane più semplice di quella di un'azienda, sono necessari rigore, organizzazione e rispetto della legislazione al minimo dettaglio. La credibilità e la sostenibilità della vostra organizzazione dipende da anche dal rispetto degli obblighi degli associati. Inoltre, gestendo correttamente la vostra associazione, potete concentrarvi maggiormente su ciò che vi è veramente prezioso per voi: il messaggio che state diffondendo e promuovendo le vostre attività.
Allora, da dove iniziamo? Come potete assicurarvi che la vostra associazione soddisfi adeguatamente le aspettative dei suoi membri e gli obblighi legali?
Definizione e ruolo dell'associazione
Come descritto nell'articolo 18 della costituzione, la libertà di associazione è definita come un diritto di associarsi liberamente senza autorizzazione per fini non proibiti dal codice penale.
Presenta delle caratteristiche peculiari che la differenziano dalla semplice riunione:
- Stabilità
- Esistenza di un vincolo permanente
- Esistenza di uno scopo comune (a patto che non si tratti di associazioni segrete e/o di carattere militare)
Infine, va notato che lo scopo dell'associazione è definito nel suo atto costitutivo e statuto (art. 16 c.c.). Nella maggior parte dei casi, questi statuti sono abbastanza liberi. Tuttavia, devono contenere:
- La denominazione dell'associazione
- La sua sede legale
- Patrimonio
- Norme sull'ordinamento e amministrazione
L'oggetto, e quindi le ambizioni dell'associazione, possono essere di varia natura. Questo è uno dei motivi per cui distinguiamo tra diversi tipi di associazioni che oggi occupano un posto importante in certi servizi del terzo settore.
Distinguiamo, poi, tra associazioni riconosciute e non. Le prime, redigono il loro atto costitutivo sotto forma di atto pubblico e questo, tra le. altre cose, comporta riconoscimento di una personalità giuridica e dell'autonomia patrimoniale perfetta. I cittadini possono ritrovare tutte le associazioni riconosciute nel registro delle persone giuridiche.
Organizzazione dell'associazione
La composizione di un'associazione
Come regola generale, l'associazione è un ente organizzato quotidianamente intorno a membri chiaramente identificabili. Costituiscono l'ufficio dell'associazione e svolgono le varie missioni relative alla gestione nel suo complesso.
Ma quali membri la compongono?
- il presidente: se i suoi poteri dipendono dagli statuti, gli viene generalmente assegnato il ruolo di rappresentante e rappresentante legale dell'associazione;
- assemblea dei soci: ha in mano la governance ed elegge il consiglio direttivo
- consiglio direttivo: gestisce gli aspetti fiscali e finanziari dell'organizzazione.
Va notato, tuttavia, che un'associazione che sta acquisendo importanza vedrà aumentare la sua composizione del consiglio direttivo con, ad esempio, la presenza di un vicepresidente o di un tesoriere
Assemblee dei soci
Un'associazione, qualunque sia la sua importanza, è quindi strutturata essenzialmente attorno al proprio ufficio, ma anche grazie ad eventi essenziali: le famose assemblee dei soci.
Si distinguono due tipi di assemblee:
- Assemblee ordinarie degli associati: si tratta di assemblee che si devono essere organizzate, almeno volta all'anno. I membri dell'associazione la usano per approvare il bilancio, eleggere il nuovo consiglio direttivo e discutere la vita dell'associazione in generale.
- Assemblee straordinarie : come suggerisce il nome, sono convocate in via eccezionale, in caso di eventi o obblighi particolari: cambio di scopo, cambio di sede, scioglimento o fusione dell'associazione, ecc.
Vediamo ora nel dettaglio quali azioni da intraprendere per gestire correttamente l'associazione su base giornaliera.
Come gestire correttamente un'associazione?
Gestione amministrativa
I diversi compiti amministrativi
Il successo di un'associazione richiede rigore amministrativo e un attento monitoraggio delle varie missioni che ne derivano. Abbiamo visto che il consiglio direttivo di solito assicura questa gestione amministrativa, anche se non ci sono particolari diritti e obblighi al di fuori dello statuto e, se necessario, al di fuori dei regolamenti interni dell'associazione.
💡Anche se il regolamento interno è raramente obbligatorio, vi raccomandiamo di scriverne uno man mano che la vostra associazione cresce. Infatti, essa è redatta per completare e specificare lo statuto inizialmente definito.
I compiti relativi alla gestione amministrativa comprendono
- la corrispondenza dell'associazione
- la gestione dei file dei membri
- la redazione di note informative
- la pubblicazione della Gazzetta ufficiale e le modifiche statutarie
- la tenuta di registri e archivi
E alcuni momenti della vita associativa rappresentano un picco di attività per la persona o le persone incaricate dell'amministrazione. È il caso, ad esempio, delle assemblee generali.
Gestione delle assemblee generali
L'associazione si trova di fronte ad una serie di formalità per organizzare e condurre le assemblee generali ordinarie e straordinarie in buona forma. Le formalità per la convocazione sono generalmente indicate dallo statuto, ma in via generale possiamo dire che:
- prima dell'assemblea generale: comunicazione diretta agli associati (forma e numero di giorni di preavviso a discrezione dello statuto) indicante: data, ora, luogo, ordine del giorno ed eventuale seconda convocazione
- durante l'assemblea generale: stilare il foglio di presenza per assicurarsi di rispettare il quorum, cioè il numero minimo di persone necessarie per convalidare le deliberazioni;
- dopo l'assemblea generale: scrivere il verbale, un documento che specifichi i vari elementi dell'assemblea, come il numero legale di partecipanti, l'ordine del giorno, le decisioni prese, ecc. Questi verbali saranno poi inviati a tutti i membri dell'associazione.
L'organizzazione di eventi
Infine, va notato che la vita di un'associazione dipende molto dall'organizzazione di eventi. Questi diventano rapidamente essenziali per introdurre l'associazione, promuoverla, attirare nuovi membri o ottenere finanziamenti.
Avete intenzione di organizzare un evento? Sappiate che questo richiede molto lavoro. Inoltre, è vostra responsabilità rimanere vigili per quanto riguarda gli obblighi di legge. In effetti, in alcuni casi (accoglienza del pubblico, occupazione di un luogo pubblico, evento a pagamento, pub, lotteria, ecc) è necessario:
- dichiarare l'evento al municipio o alla prefettura
- fornire un servizio di polizia (evento di dimensioni importanti)
- conoscere le regole per l'esposizione e la distribuzione di volantini per la vostra comunicazione,
- aprire una biglietteria,
- rispettare le norme igieniche, le norme in materia di licenze, ecc.
Prima di iniziare, assicuratevi di conoscere le misure specifiche da adottare a seconda della natura del vostro evento.
Contabilità e gestione fiscale
Oltre alla gestione amministrativa, un'associazione richiede una particolare attenzione alla contabilità e alla fiscalità. In questo modo si evitano disagi e spiacevoli sorprese.
La creazione di un conto bancario
Quando si crea un'associazione, si pone spesso la questione di aprire un conto bancario dedicato. Infatti, pur non essendoci degli obblighi in merito, per le associazioni in cui è previsto l'obbligo di bilancio diventa uno strumento per mostrare i movimenti in caso di controlli.
Resta comunque consigliato l'utilizzo di un conto bancario dedicato: semplifica notevolmente la gestione finanziaria (grazie al monitoraggio delle attività del conto), fornisce un mezzo di pagamento (carta bancaria o libretto degli assegni) e facilita il pagamento dei contributi.
D'altra parte, vi consigliamo vivamente di dissociare l'account dell'associazione da quello del gestore. In questo modo, si evita qualsiasi sospetto di appropriazione indebita.
Obblighi contabili
Essendo la regolamentazione su finanziamenti e divisione degli utili molto rigida, è bene fare attenzione agli obblighi contabili. i documenti contabili obbligatori previsti sono:
- Registro inventario
- Bilancio annuale
- Fogli di cassa
- Giustificativi di spese e contratti stipulati
Obblighi fiscali
Seppure con delle differenze rispetto alle imprese commerciali, anche le associazioni -in quanto soggetti giuridici- sono soggette a obblighi fiscali. Vediamo alcuni di quelli per le associazioni che si occupano solo di attività non commerciali (che ovvero si attengono alle attività più istituzionali):
- Richiesta di codice fiscale all'Agenzia delle Entrate
- Registrazione documenti costitutivi
- Trasmissione modello EAS all'Agenzia delle Entrate
- Versamento ritenute
- Modello 770
- Rendiconto economico e finanziario
Quali software per la vostra associazione?
AssoFacile
Il quotidiano delle associazioni, assemblee generali, eventi... tante attività che richiedono molto tempo ! Per questo motivo vi consigliamo di utilizzare strumenti specifici per la gestione e la comunicazione all'interno dell'associazione, come AssoFacile. Con oltre 50 funzionalità, il software fornisce un supporto reale a tutti i membri dell'ufficio.
- Campagna marketing per eventi
- Contabilità
- Tesseramenti
AssoFacile
Assimplo
La contabilità di un'associazione differisce da quella di un'azienda. Per questo motivo è stato sviluppato un software gestionale dedicato per supportarvi nella vostra gestione. Assimplo, ad esempio, è una piattaforma dedicata al 100% alle associazioni.
Tra le sue funzionalità:
- Newsletter
- Agenda
- Bilancio
Assimplo
Associazione in cloud
Non tutte le associazioni sono uguali tra di loro. Possono avere scopi, dimensioni o addirittura possiamo ritrovarci di fronte a gruppi di associazioni. Ecco come Associazione in Cloud interviene: si tratta di una soluzione completa che grazie alla sua modularità riesce ad adattarsi alle differenti realtà.
tra le sue caratteristiche troviamo:
- Gestione tesseramenti
- Newsletter
- Sito internet
Associazione in cloud
Una buona gestione significa successo per la vostra associazione
Amministrazione, contabilità, fiscalità..... prendere le redini di un'associazione richiede, di rimanere vigili su molte questioni normative, proprio come un'azienda.
Infine, non esitate a utilizzare un software specifico. Sviluppati appositamente per le esigenze di tutti i tipi di associazioni, saranno un valido aiuto nel fornirvi il quadro necessario per la corretta diffusione del vostro messaggio e delle vostre azioni.
Dopo aver completato gli studi di management, è arrivata in stage ad Appvizer nel gennaio 2019. Inizialmente ha assunto il ruolo di Country Manager Italia per poi passare a quello di International Growth Manager. Grazie alla sua passione per il marketing digitale, oggi ricopre il ruolo di Marketing Manager.
- Expertise: SEO, SEA, Marketing Automation, Lead Generation, UX, Product Marketing, Comunicazione
- Education: Università degli Studi di Pavia
- Published works and citations: Perché i tuoi clienti non aprono le tue email? (Semrush, 2019)