[Soci, contabilità, comunicazione: come gestite la vostra associazione?
È fondamentale semplificare e ottimizzare la gestione della vostra associazione. Comunicazione, contabilità, tesseramento, flusso di cassa... i vari moduli di un'organizzazione possono essere difficili da gestire, soprattutto quando l'associazione cresce.
AssoConnect è la soluzione. Questa piattaforma web all-in-one vi permette di gestire la vostra associazione interamente online, senza bisogno di competenze tecniche.
Utilizzata da oltre 50.000 gestori di associazioni, rappresenta un vero e proprio motore di performance per le associazioni. Ecco un approfondimento su 3 casi di studio che hanno migliorato notevolmente la gestione delle loro associazioni utilizzando AssoConnect.
1 - Club Iris Hockey Lambersart centralizza e organizza i tesseramenti
Presentazione dell'associazione
Fondato nel 1941, il Club Iris Hockey Lambersart conta oggi oltre 450 soci. È un club dinamico che si è sviluppato attorno a valori quali la convivialità, l'amicizia, la famiglia e la tolleranza.
Nel corso degli anni, il club si è ampliato includendo nuove squadre come l'hockey su sedia a rotelle e la squadra femminile.
L'iscrizione, un grattacapo ogni volta che inizia la stagione sportiva
Prima del passaggio ad AssoConnect, il periodo di tesseramento era un momento temuto ogni anno da Sandrine Louis, dipendente del club.
Era incaricata di registrare tutti i soci in archivio. Bisognava inserire manualmente centinaia di moduli di iscrizione, identificare i soci in ritardo, registrare gli assegni e gli altri pagamenti in contanti e così via.
Gli sportivi non potevano iscriversi online, né pagare con carta di credito. Ho gestito a mano i moduli di iscrizione e i vari mezzi di pagamento, assegni e contanti. Ho dovuto fare molti solleciti prima di raccogliere tutte le iscrizioni.
L'incontro con AssoConnect è stato organizzato dal presidente della regione. Un'indagine sulle esigenze del club condotta nel 2018 ha evidenziato la necessità per il club di aiutare Sandrine nella gestione dei soci.
Si è quindi deciso di testare il software di gestione associativa AssoConnect.
Il passaggio ad AssoConnect
Il passaggio ad AssoConnect è stato semplice ed efficiente. Il software dispone di una funzione che consente di importare i file dei club direttamente dalla piattaforma in un database centralizzato.
Dalla piattaforma AssoConnect, Sandrine ha creato un sito web per il suo club di hockey e ha riprogettato completamente il sistema di tesseramento.
Per la transizione, abbiamo importato i nostri soci direttamente in AssoConnect. Quest'anno, più di 200 sportivi hanno utilizzato il sito web per la loro iscrizione, il che significa che non ho dovuto raccogliere e inserire manualmente i moduli di iscrizione in Excel. E più della metà di loro ha pagato con carta di credito: sono più di 100 assegni che non ho dovuto gestire!
Risultato: meno gestione manuale e molto tempo risparmiato
- Le iscrizioni online vengono registrate automaticamente nel software, quindi Sandrine non deve fare nulla di particolare.
- Per i soci che non vogliono usare internet, Sandrine può raccogliere i moduli di iscrizione e trasferirli sulla sua piattaforma.
- Inoltre, il software AssoConnect consente di tenere facilmente traccia dei soci.
Questa funzione personalizzabile offre agli amministratori una panoramica delle informazioni raccolte sui soci. Nel caso del Club Iris Hockey Lambersart, questa funzione indica quale corso sta seguendo il socio o se è stata fornita l'autorizzazione dei genitori.
Per Sandrine, il passaggio ad AssoConnect ha significato un alleggerimento del carico di lavoro, con un centinaio di assegni in meno da gestire nel primo anno, e più tempo da dedicare a compiti a maggior valore aggiunto.
Una partnership nazionale dopo quella locale
È grazie a questo impatto positivo sul club che AssoConnect e la Hauts-de-France Hockey League hanno sviluppato una partnership per il 2019.
Questa collaborazione di successo ha aperto la strada a una partnership tra la Federazione francese di hockey e AssoConnect. Ora, come Sandrine, tutti i club affiliati alla FFHockey possono godere dei vantaggi di AssoConnect a un prezzo ridotto.
2 - Boxe Académie semplifica la gestione contabile dell'associazione
Presentazione dell'associazione
Creata nel settembre 2019, l'associazione si propone di promuovere lo sport e la cultura attraverso il pugilato. Come associazione di diritto francese del 1901, La Boxe Académie ha saputo dimostrare, nonostante la crisi sanitaria, i suoi valori di condivisione e coesione permettendo ai suoi partecipanti di praticare il pugilato anche durante il periodo di reclusione all'aperto.
Ma l'organizzazione dell'associazione stava diventando sempre più difficile per i volontari. L'organizzazione è stata suddivisa in 3 moduli distinti:
- comunicazione, sito web e posta elettronica,
- il tesseramento collegato al sito web con l'iscrizione online,
- contabilità.
Problema iniziale
L'azienda si trovava ad affrontare una serie di difficoltà organizzative, soprattutto in termini di flusso di cassa. Il presidente voleva che il tesoriere si concentrasse sul suo valore aggiunto, ossia la richiesta di sovvenzioni e l'ottimizzazione del flusso di cassa dell'associazione, senza dover necessariamente ricorrere ai servizi di un assistente contabile.
La soluzione: AssoConnect
L'associazione si è rivolta ad AssoConnect. Il software, dotato di un modulo di contabilità completo ed efficace, ha migliorato notevolmente l'organizzazione dell'associazione su diversi punti:
- La gestione delle fatture è stata ottimizzata: acquisti, servizi forniti da vari fornitori, ecc. Le fatture possono essere personalizzate per riflettere l'immagine dell'associazione (logo, diciture, ecc.),
- la gestione della cassa è stata notevolmente semplificata : tutti hanno accesso alla creazione delle fatture, il tesoriere non deve più aspettare 6 mesi per gestire tutte le fatture, può accedervi in qualsiasi momento e in tempo reale,
- il coordinamento generale è molto migliorato: poiché l'associazione si basa su un'organizzazione collegiale, le decisioni vengono prese da tutti i membri. Il modulo di contabilità ha rafforzato questa coesione fornendo l'accesso ai dati a tutti i partecipanti.
Con AssoConnect, tutto ciò che il tesoriere deve fare è controllare che la fattura corrisponda al conto giusto nei registri contabili: l'organizzazione è notevolmente migliorata!
Risultati a breve, medio e lungo termine
Oltre ai miglioramenti nell'organizzazione contabile, i risultati dell'utilizzo di AssoConnect sono rilevanti:
- notevole risparmio di tempo collettivo
- circa dieci ore di scambi inutili evitati, poiché ognuno può ora inserire e accedere alle informazioni che desidera,
- migliore visibilità delle attività dell'associazione, che consente di prendere decisioni sulla base di dati affidabili.
Non vedo l'ora che il modulo di contabilità venga utilizzato sul sistema associativo all'inizio del nuovo anno scolastico!
3 - Il Rugby Club Thonon Chablais adatta la sua comunicazione via e-mail al tempo di Covid
Presentazione dell'associazione
Fondato 100 anni fa, il Rugby Club Thonon Chablais Leman ha vissuto molte avventure. Aperto nel 1922, poi accantonato durante la Seconda Guerra Mondiale, il club è stato infine riportato in vita nel 1947. Offre ai suoi giocatori un ambiente ideale per condividere la passione per la palla ovale. Christian segue il club da diversi anni.
Prima di AssoConnect, le comunicazioni del club erano poco adatte ai diversi tipi di pubblico.
Christian è stato molto coinvolto nel club, prima come genitore e sostenitore, poi come presidente, prima di lasciare il club e assumere il ruolo di tesoriere nel 2017.
Quando ha assunto il suo incarico, i dati dei 350 soci erano archiviati in file Excel. Purtroppo questa organizzazione non è sufficiente per mantenere i contatti con tutti i soci e le persone coinvolte nel club.
I soci sono solo una parte della nostra comunità. Abbiamo tra i 120 e i 140 sponsor, senza contare gli amici del club! Quindi dobbiamo comunicare anche con loro, perché sono fondamentali.
La comunicazione con gli sponsor è essenziale e favorisce la fiducia tra le due parti. Un'interruzione della comunicazione metterebbe fine a questa fiducia reciproca e porterebbe a un inevitabile calo dei finanziamenti.
La comunicazione assume una dimensione completamente nuova con AssoConnect
Quando Christian ha cercato uno strumento per migliorare la situazione, ha scoperto subito AssoConnect e ha fatto il grande passo.
La transizione è stata semplice: ha importato facilmente i dati dai suoi fogli di calcolo Excel nel software e ha programmato una campagna di e-mail giornaliera.
Questa comunicazione ha permesso al club di distribuire le notizie sulle partite e sugli altri eventi al maggior numero di persone in un lasso di tempo molto breve.
Inoltre, il modulo Emailing di AssoConnect consente di personalizzare la campagna per indirizzarla a determinati membri in base a criteri quali la categoria di appartenenza o la squadra interessata.
Il modulo Emailing di AssoConnect ci permette di rimanere in contatto con i nostri diversi pubblici, e questo è essenziale!
Un rallentamento inaspettato con Covid-19
La crisi di salute ha portato a un arresto delle attività del club nel marzo 2020. Con le partite cancellate, Christian ha dovuto ridimensionare la sua newsletter.
Lui e il suo team hanno avuto qualche idea inventiva, sviluppando una partnership con una pasticceria locale per l'Epifania. Ogni acquisto di una galette presso questa pasticceria ha permesso al Rugby Club Thonon di recuperare un euro.
Ancora una volta, il modulo di invio di e-mail di AssoConnect ha fornito un'assistenza preziosa al club nell'organizzazione delle sue comunicazioni.
Naturalmente, abbiamo comunicato i dettagli della partnership tramite la nostra newsletter a tutti i nostri contatti. Credo sia giusto dire che la partnership è stata un successo. Tutti sono stati contenti: la pasticceria ha aumentato le vendite di galette e il club ha guadagnato denaro extra!
Il Rugby Club Thonon Chablais Léman è molto attivo sulla piattaforma, creando un legame unico tra l'associazione e i suoi vari stakeholder.
Il club ha recentemente aperto un negozio online tramite la piattaforma AssoConnect. Restate sintonizzati!
AssoConnect, il partner ideale per tutti i tipi di associazione
AssoConnect si propone come software universale per aiutare tutte le associazioni a cambiare il mondo.
Questa missione è sostenuta da una serie di caratteristiche chiave che consentono alla piattaforma di trasformare e semplificare realmente la vita quotidiana di volontari e dipendenti.
Articolo tradotto dal francese