L'importanza degli strumenti professionali per le associazioni
Le associazioni previste dalla legge del 1901 non hanno scopo di lucro. Tuttavia, sono soggette alle stesse regole di qualsiasi altra struttura: efficienza. Soprattutto se le sovvenzioni continuano a diminuire. Le associazioni devono adattarsi per rendere il loro modello sostenibile. Potete leggere tutte le nostre opinioni sulle SMC nella nostra sezione dedicata.
Le associazioni si stanno evolvendo in un nuovo contesto
Le organizzazioni di volontariato hanno un ruolo sociale forte e apprezzato.
Molte associazioni sono riconosciute come di interesse pubblico. Anche la legge sull'uguaglianza e la cittadinanza, che sta per essere approvata, incoraggia il volontariato. Essa prevede che "a tutti i volontari sia data la possibilità di servire i valori della Repubblica impegnandosi, su base volontaria e occasionale, in progetti di interesse generale".
In pratica, questo significa due cose
- l'istituzione di sei giorni di permesso all'anno per il volontariato, concessi ai dirigenti delle associazioni,
- un aumento del numero di servizi civici per favorire lo sviluppo delle associazioni.
Nonostante tutto questo, le sovvenzioni sono sempre più scarse
Nonostante tutto questo dinamismo, il clima economico rimane cupo. Il governo è sovraindebitato e aumenta costantemente i tagli al bilancio. Alcune associazioni che dieci anni fa erano redditizie sono ora sul banco degli imputati. La redditività è ormai una conditio sine qua non: l' associazione deve coprire i costi fissi.
Le associazioni devono affrontare un nuovo contesto
Che si tratti di corsi di cucito o di concerti organizzati, l'associazione ha a disposizione solo le sue risorse per rendere redditizio il suo modello. La sua proposta di valore diventa la sua moneta. Così come un'azienda deve soddisfare sia i suoi clienti che i suoi dipendenti, l'associazione deve tenere conto dei suoi membri e dei suoi volontari.
Quale soluzione gestionale per la vostra associazione?
Excel: uno strumento per iniziare, ma rapidamente controproducente
Un'associazione si ritrova molto presto con una grande quantità di amministrazione da gestire: database, iscrizioni... In genere si inizia con i file Excel, ma lo strumento è fisso. Lavorare su di esso con più persone contemporaneamente moltiplica il numero di versioni duplicate e significa dover spendere tempo per riconciliarle. C'è il rischio concreto di perdere i dati. L'associazione ha bisogno di uno strumento collaborativo in grado di far circolare e sincronizzare le informazioni condivise.
Soluzioni online adeguate
I software SaaS (Software As A Service) hanno il vantaggio di essere accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Memorizzati nel cloud, vengono aggiornati continuamente. Lo strumento memboGo è un software di gestione dedicato alle associazioni. Offre un modulo di registrazione online, collegato al sistema contabile. Lo strumento automatizza l'inserimento delle transazioni. Per quanto riguarda il CRM (Customer Relationship Management ), un sistema di workflow consente di impostare e-mail di promemoria: ad esempio, 30 giorni prima della scadenza dell'iscrizione, per suggerire il rinnovo. L'elenco e il database vengono incrementati e sincronizzati automaticamente.
Alleggerire il carico amministrativo per concentrarsi sul progetto comune
I volontari si impegnano nel loro tempo libero. È necessario mantenerli motivati. Alleggerendo il carico amministrativo, si facilita il funzionamento dell'associazione. I compiti sono più facili da dividere e pesano meno su tutti. Il progetto, un autentico interesse condiviso, continua a essere alimentato e arricchito.
Strumenti dinamici e adattabili alle esigenze dell'associazione
Operare in linea con le nuove aspettative dei vostri soci
Anche i vostri soci hanno bisogno di essere coccolati. Ma sono abituati a operazioni senza intoppi. Se per iscriversi imponete loro un giorno e un orario in cui fare la fila, ne perderete una buona parte. Oggi, uno dei vantaggi di Internet è che evita questo tipo di complicazioni. In memboGo, le iscrizioni si fanno online grazie al sistema di pagamento, che può essere collegato direttamente al sito web.
Una presenza su Internet vivace e professionale
Avere un sito web è positivo. Farlo vivere è ancora meglio. È fondamentale che l'associazione aggiorni regolarmente le sue comunicazioni. Per creare questa dinamica, il sito deve essere facile da usare e da aggiornare. In modo che ogni membro dell'associazione possa occuparsi del caricamento dei contenuti, dell'aggiornamento della pagina delle notizie, della pubblicazione di un messaggio, ecc. Con memboGo, ad esempio, non sono richieste competenze tecniche. Creare e gestire il sito è facile e intuitivo. Un sito web bello può fare la differenza per i vostri soci!
Una gamma di moduli specifici per la vostra attività
Gli strumenti dedicati alle associazioni come memboGo hanno diverse applicazioni specifiche. Il modulo "Donazioni", ad esempio, consente di ricevere le donazioni, generando automaticamente le ricevute fiscali. L'applicazione "Eventi" serve a promuovere un evento. È possibile impostare il numero di biglietti in vendita, creare una distinzione tra i prezzi per i soci e per i non soci, ecc. Con il modulo "Comunicazione" è possibile inviare automaticamente e-mail o newsletter. Potete utilizzare gli stessi strumenti di un'azienda per fidelizzare i vostri soci. La gamma di moduli disponibili nell'applicazione sarà quindi in grado di soddisfare le numerose esigenze e i requisiti specifici della vostra associazione.
Proteggete la vostra associazione dalla burocrazia! Più le pratiche burocratiche prendono il sopravvento, più perderete i vostri volontari. Eppure sono proprio loro a dipendere da tutto. D'altra parte, una buona dinamica vi porterà nuovi membri. Gli strumenti di marketing dedicati aggiungono il necessario livello di professionalità al lavoro delle associazioni. Oggi questo approccio è essenziale per rendere sostenibile il vostro progetto.
Articolo tradotto dal francese