Qual è il valore legale di una firma digitale?
In un contesto in cui le aziende si muovono sempre più verso la dematerializzazione, la questione sul è sempre più presente. Non si tratta semplicemente di siglare digitalmente un documento o di scansionare una firma autografa, ma piuttosto di impostare un processo che garantisca il pieno rispetto delle norme di legge in vigore.
Ma come utilizzare una firma elettronica? Scoprite come funziona, il suo contesto legale e come apporre la vostra prima firma elettronica certificata grazie a strumenti dedicati.
Firma digitale: l'introduzione
Una particolare tipo di firma elettronica è la firma digitale che rappresenta una versione della firma elettronica avanzata in cui è presente un sistema di chiavi crittografate che consentiranno al titolare, tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza di un documento informatico.
Fonte (CAD)
Si tratta, quindi, una sequenza di caratteri associata al firmatario e un file ben definito. Questo processo utilizza un sistema di chiavi crittografate, garantendo così la sua sicurezza. Per questo motivo la firma digitale non è necessariamente visibile sul documento.
Tuttavia, la sua forza risiede nel quadro giuridico su cui si basa.
Valore legale della firma digitale
Conoscere il quadro giuridico
Affinché una firma digitale abbia lo stesso valore legale di una firma autografa, deve consentire:
- che il firmatario possa riconoscersi (autenticazione)
- che il firmatario non possa ripudiare la firma del documento
- l'integrità dei documenti
Inoltre, la firma digitale deve essere creata con mezzi che il firmatario può tenere sotto il suo unico controllo.
Infine, deve essere collegato ai dati a cui si riferisce, in modo che ogni successiva modifica di tali dati sia rilevabile.
Su quali norme si basa l'uso della firma digitale?
Legge italiana
Ai sensi del comma 2 dell’articolo 21 del Codice dell’amministrazione digitale:
il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, che garantiscono l’identificabilità dell’autore, l’integrità o l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile.
Da questo quadro ne resta quindi il tipo di firma elettronica semplice non potendo garantire un tale livello di protezione.
Il regolamento eIDAS
A livello dell'Unione Europea, è il regolamento eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Trust Services) del 23 luglio 2014 che armonizza le procedure di firma elettronica.
La sua ambizione? Stabilire una base giuridica comune per organizzare le interazioni elettroniche tra cittadini, imprese e autorità pubbliche.
Tale regolamento prevede, tra l'altro, diversi livelli di affidabilità della firma elettronica, riassunti nella tabella seguente:
© Infoknowledge
Come funziona la firma digitale?
Per la creazione della firma di un documento digitale in conformità alle norme di legge, si utilizza un prestataro di servizi di firma digitale e di archiviazione con valore probatorio. Nello spazio sicuro che vi mette a disposizione, le operazioni vengono tracciate, registrate, sigillate, timbrate e archiviate in modo integrato e sicuro.
In genere si seguono i seguenti passi:
Come firmare un documento digitalmente
- si clicca sul link di accesso ricevuto via e-mail
- si consulta il documento elettronico
- si firma dopo aver ricevuto un codice di sicurezza via SMS che garantisce la connessione univoca.
Come richiedere di far firmare un documento elettronicamente
- si importa il documento (nel formato scelto) nel software;
- si selezionano le impostazioni;
- si la richiesta di firma al destinatario.
Tutto quello che dovete fare è monitorare lo stato del documento in tempo reale per assicurarvi che le scadenze siano rispettate, quindi ricevere il documento firmato e archiviarlo e archiviarlo attraverso sistemi sicuri.
Selezionare il fornitore certificato
In breve, per ottenere una firma elettronica avanzata e qualificata, e quindi sicura, utilizzare un terzo di fiducia.
Questa terza parte associa questa firma ad un certificato digitale, accreditato da un'autorità pubblica. Il rilascio di questo certificato richiede un processo di verifica con, come minimo, l'invio di documenti d'identità.
Scegliere il formato del documento
In termini assoluti, tutti i formati di file possono essere firmati elettronicamente (Word, XML, PDF, JPG, ecc.). Tuttavia, le buone prassi favoriscono il formato PDF in quanto offre una migliore conservazione e protezione dei contenuti.
3 software di firma elettronica certificati
DocuSign
DocuSign semplifica i processi di firma per aziende e organizzazioni. Riconosciuta come terza parte di certificata, DocuSign è autorizzata a rilasciare i certificati digitali necessari per la firma online, nonché i sigilli elettronici e i timestamp.
I vantaggi di DocuSign:
- una soluzione certificata eIDAS e ETSI (organismi di valutazione della conformità);
- Processi di accordo digitale accessibili da tutto il mondo, con oltre 85 milioni di utenti in 188 paesi e un'interfaccia disponibile in 43 lingue;
- Diverse offerte di firma elettronica, in modalità cloud o on premise, che possono essere personalizzate e adattate alle vostre esigenze aziendali.
DocuSign
Yousign
Con Yousign, approfittate di una soluzione di firma elettronica semplice e adattabile che offre numerose garanzie di sicurezza e riservatezza.
I vantaggi di YouSign:
- una soluzione certificata eIDAS ed ETSI (certificazioni di valutazione della conformità);
- sistema di archiviazione digitale per garantire una conservazione sicura;
- uno strumento che si adatta perfettamente ai vostri processi aziendali, ai vostri team e alla struttura della vostra azienda.
Yousign
Adobe Sign
Adobe Sign è una soluzione di fama mondiale che può essere utilizzato per far firmare un insieme di documenti informatici. Vi consente inoltre, di firmare i documenti da mobile in maniera rapida.
I vantaggi di Adobe Sign
- Rispetto degli standard di legge
- Possibilità di pagare dai moduli da firmare con le integrazioni Braintree e Paypal
- Mega Sign per raccogliere molte firme velocemente
Adobe Sign
Click ...e firmato!
La dematerializzazione non è una moda, ma una realtà operativa che accelera i processi delle aziende e delle amministrazioni. In un quadro controllato e sicuro, i vantaggi per le organizzazioni di tutte le dimensioni, dalla piccola azienda al grande gruppo, passando per la PMI, sono considerevoli.
Il mondo delle prove digitali è a portata di click: avete scelto il vostro terzo di fiducia per le vostre firme elettroniche?
Dopo aver completato gli studi di management, è arrivata in stage ad Appvizer nel gennaio 2019. Inizialmente ha assunto il ruolo di Country Manager Italia per poi passare a quello di International Growth Manager. Grazie alla sua passione per il marketing digitale, oggi ricopre il ruolo di Marketing Manager.
- Expertise: SEO, SEA, Marketing Automation, Lead Generation, UX, Product Marketing, Comunicazione
- Education: Università degli Studi di Pavia
- Published works and citations: Perché i tuoi clienti non aprono le tue email? (Semrush, 2019)