8 buoni motivi per utilizzare strumenti di lavoro collaborativo
Stanchi di ripetere le riunioni? Troppe e-mail da gestire? Dov'è il file delle priorità? Gli strumenti di lavoro collaborativo possono risolvere tutti i vostri problemi, soprattutto per quanto riguarda la gestione dei progetti. Se avete uno dei seguenti 8 sintomi, dovete utilizzare con urgenza una piattaforma di lavoro collaborativo, mattina, mezzogiorno e sera. Se non avete ancora un'opinione sul software di gestione delle attività, è perché non sapete cosa sia. Rilassatevi, vi spiegheremo tutto.
1. La casella di posta elettronica trabocca
L'e-mail è ottima per inviare un messaggio veloce o un piccolo file come allegato. Il problema si presenta quando si vuole condividere un file molto più grande o quando ci si ritrova con 12 versioni di un documento e non si riesce a ricordare quale si sta cercando. Se la vostra casella di posta elettronica assomiglia anche a una sala riunioni, a volte con una riunione nella riunione, è ora di adottare una piattaforma progettata per questo.
2. Passate troppo tempo in riunione
Siete stufi della stanchezza da riunione? Riunione dopo riunione, ordine del giorno spesso dimenticato? L'argomento della riunione è stato cambiato all'ultimo minuto e non avete portato il file giusto? Dobbiamo rimandare? Ci stiamo ingarbugliando internamente? Se pensate che il vostro tempo sia prezioso e non volete sprecarlo in riunioni infinite o improduttive, allora avete bisogno di uno strumento di lavoro collaborativo .
3. Non sapete mai a che punto è il vostro team
Chi ha fatto cosa? Chi è in vantaggio? Chi è in ritardo sulla tabella di marcia? Chi ha problemi? Le fasi si susseguono correttamente? Possiamo passare alla fase successiva del progetto? Riusciremo a rispettare le scadenze? Niente panico, potete migliorare il monitoraggio del lavoro collaborativo del vostro team: lo vedremo insieme più avanti.
4. Non sapete come stabilire le priorità dei vostri compiti
Tutto è sempre urgente e sempre per ieri. L'acronimo ASAP (as soon as possible) è quasi diventato una cortesia abituale nella vostra azienda, come un "buongiorno"? Ciò che doveva essere affrontato con urgenza non è ancora finito e ciò che poteva aspettare è già finito? La tecnologia di oggi vi aiuta a fare ordine e ad assegnare le vostre priorità. Tra l'altro, vi rende anche più zen.
5. Condividere i documenti è un vincolo
Condividere documenti tra colleghi non è una passeggiata? È diventata una fabbrica di gas all'interno del vostro dipartimento? Chi ha la versione giusta? Cosa significa che il documento è stato gettato nel cestino? Se state vedendo rosso e le luci lampeggiano, è perché non avete ancora uno spazio di lavoro online che semplifichi questo semplice compito.
6. L'organizzazione del lavoro deve essere rivista
Se durante l'ultima riunione il vostro sfogo finale è stato qualcosa del tipo "Cosa vuol dire che avete fatto tutti gli stessi compiti separatamente?", allora c'è un grosso problema di organizzazione del lavoro nel vostro team. Forse vi sfugge il concetto di lavoro collaborativo? Lo risolveremo, basta avere pazienza...
7. La gestione dei progetti non è il vostro forte
Sì, lo sappiamo: non dovreste dirlo. Soprattutto non al vostro capo. Per quanto riguarda il team, non parliamone nemmeno: pensano che tutto poggi sulle vostre spalle. Se è così, è meglio procurarsi uno strumento di project management che vi aiuti a gestire ogni progetto in modo più efficace! Abbiamo un suggerimento per voi qualche riga più in basso.
8. La produttività non è all'altezza
Siete arrivati alla fine dell'elenco e ammettiamolo: voi e il vostro team potete fare meglio. Ci sono alcune aree di miglioramento. Ma cosa potete fare? Come possiamo lavorare meglio insieme come squadra?
Apriamo le porte al meraviglioso mondo degli strumenti di lavoro collaborativo. Le risposte che cercate sono all'interno.
Come il lavoro collaborativo migliora la produttività
Come abbiamo visto dagli 8 punti appena elencati, le principali sfide del lavoro di squadra possono essere riassunte come segue:
- gestione del lavoro
- comunicazione di squadra
- organizzazione del lavoro
- scambio di informazioni e condivisione di documenti,
- gestione dei progetti.
Che cos'è il lavoro collaborativo? Semplicemente, è un modo di lavorare in team, collettivamente, in modo più efficiente, con molta meno gerarchia. Per raggiungere questo obiettivo è necessario l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione: si tratta di strumenti basati sul web che forniscono risposte concrete in termini di utilizzo. Si tratta di una serie di strumenti di lavoro collaborativo che incoraggiano l'interazione, la cooperazione e il coordinamento con l'obiettivo di migliorare la produttività. Il più delle volte, solo una piattaforma collaborativa completa è in grado di rispondere a tutte le sfide del lavoro collaborativo.
Utilizziamo anche il termine software di gestione dei compiti, o talvolta software di gestione dei progetti online: la piattaforma offre uno spazio di lavoro virtuale (online) e vari strumenti, che chiamiamo funzionalità. Queste ultime consentono di organizzare e monitorare meglio il lavoro collaborativo, di migliorare la comunicazione e, in definitiva, di ottimizzare la gestione del progetto nel suo complesso. Groupware è anche il nome dato a questo tipo di software, che riunisce strumenti di lavoro collaborativo che promuovono il lavoro di squadra. Il vostro team può anche utilizzare alcune piattaforme di collaborazione, come un social network aziendale.
Quali sono gli strumenti di lavoro collaborativo da utilizzare?
Esistono così tanti strumenti diversi e così tante risposte diverse! Tutto dipende dai vostri usi e dalle vostre aspettative. Vi invitiamo a definire attentamente le vostre esigenze e a utilizzare il nostro motore di ricerca per scoprire tutte le soluzioni che possono aiutarvi a migliorare il lavoro collaborativo e di squadra. Il buon senso impone la presenza di una funzione di messaggistica per i messaggi privati. Il diario condiviso dovrebbe anche essere in grado di offrire una visione della situazione, in modo da coordinare meglio i compiti. Per darvi qualche spunto di riflessione, vi parleremo dei 4 punti di forza di una soluzione intuitiva e decisamente orientata al lavoro collaborativo : Azendoo.
Ogni soluzione ha pregi e difetti, a seconda dell'apprensione del team (in relazione allo strumento) e delle sue esigenze, quindi preferiamo concentrarci sulle qualità principali della piattaforma collaborativa, i suoi punti di forza:
- questo software di gestione dei progetti è facile da usare e intuitivo,
- è possibile visualizzare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento dei propri compiti o di quelli del proprio team, in modo da poter organizzare il lavoro in modo efficiente
- la funzione di gestione del tempo aiuta ad aumentare la produttività di tutti,
- l'impareggiabile qualità del supporto francese della piattaforma offre persino un'assistenza su misura.
Il software di gestione dei progetti favorisce la comunicazione
Migliore organizzazione del lavoro grazie alla visualizzazione
Una parte della gestione dei progetti prevede la pianificazione dei compiti nel tempo, per voi stessi o per i vostri colleghi. La visualizzazione dei compiti in corso affidati al team o dei propri compiti è essenziale per una migliore organizzazione. Azendoo offre entrambe le possibilità: una vista personale e una vista di gruppo.
Visione di squadra :
È la vista collettiva, condivisa da ogni membro del progetto collaborativo. Per tenere sotto controllo l'avanzamento di un progetto, la vista di gruppo offre una visione analitica. È possibile vedere immediatamente quali attività sono state completate e quali sono in corso. Per il project manager è facile tenere traccia del lavoro del team. Può organizzare la gestione del lavoro in modo molto più efficiente e monitorare il progetto in tutta tranquillità.
Vista personale :
Con questa vista, potete vedere solo i compiti che vi sono stati assegnati personalmente. Vi concentrate sul vostro lavoro e vi organizzate ogni giorno in base al vostro carico di lavoro personale.
La gestione del tempo al centro dell'organizzazione
La qualità del supporto francese della piattaforma
I francofoni apprezzeranno: l'applicazione, che a nostro avviso compete con i social network aziendali, è disponibile in francese. È fantastico!
Perché il team di Azendoo fornisce un supporto approfondito:
- la presenza di un team di supporto francese è così rara che ci teniamo a sottolinearla,
- diversi strumenti didattici per aiutarvi a scoprire lo strumento (video dimostrativi, videoconferenze, tutorial sul sito web...),
- la disponibilità dell'intero pacchetto consente di ricevere risposte 7 giorni su 7,
- la possibilità di visitare la vostra sede per una sessione pratica dimostra la qualità del servizio.
Per illustrare l'attenzione e la qualità del supporto del team, non c'è niente di meglio di una testimonianza di un cliente soddisfatto. AG2R ha espresso la necessità di un supporto per la sua trasformazione digitale e ha scelto Azendoo per la qualità dei suoi strumenti di lavoro collaborativo. La piattaforma ha inviato un consulente per aiutare il personale del cliente a conoscere e utilizzare lo strumento: imparare facendo rassicura e motiva i team! Guardate la breve testimonianza di AG2R (4 minuti) sul supporto di Azendoo nel video qui sotto:
A che punto siete con la gestione dei progetti?
I vostri attuali strumenti di gestione non funzionano più? Volete creare una dinamica di squadra all'interno del vostro reparto e semplificare la condivisione? Volete coordinare il lavoro e collaborare senza problemi? Siete alla ricerca di produttività? Quali sono i vostri buoni motivi per adottare una piattaforma come Azendoo?
Articolo tradotto dal francese