Guida al Multitasking, un’arma a doppio taglio per la produttività

Fate ricorso al multitasking?

Se mandate dei messaggi ai vostri amici mentre guardate il vostro programma preferito, la risposta è sì.

Se state scrivendo un rapporto importante al lavoro e allo stesso tempo parlando con un collega (ovviamente di lavoro) o rispondendo al telefono, la risposta è sì.

E ci sono molti altri esempi, dato che il multitasking, è diventata una delle prerogative del nostro mondo moderno. Troppo connessi, difficoltà di concentrazione, carichi di lavoro sempre più pesanti... Qual è il "perché" del multitasking? E soprattutto, come influisce sulla nostra vita quotidiana, sulla nostra psicologia e, di conseguenza, sul nostro rendimento professionale?

Mettete il cellulare da parte e concentratevi qualche minuto sul nostro articolo e scoprite tutto quello che c'è da sapere sull'argomento.

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Multitasking: definizione

Cos'è il multitasking?

Se in principio, il termine multitasking è stato originariamente usato in campo informatico per caratterizzare alcuni sistemi operativi in grado di eseguire più programmi contemporaneamente ( preemptive kernel), oggi, si riferisce sempre più al comportamento dell’essere umano.

Il multitasking è oggi definito come il fatto di eseguire più cose alla volta, sia in ambito privato che quando si tratta di lavorare.

Esempio: gestire le proprie e-mail mentre si partecipa a una riunione di lavoro.

In realtà, come vedremo più avanti, il cervello può elaborare una sola attività alla volta. In particolare, gli esperimenti di risonanza magnetica hanno dimostrato che quando si eseguono alcuni semplici compiti, il cervello li destreggia uno dopo l'altro.

Quindi, quello che chiamiamo multitasking è l'atto di navigare costantemente da un'attività all'altra, pensando di eseguire entrambi i compiti allo stesso tempo.

☝️ È importante sottolineare che lo sviluppo del multitasking va di pari passo con la moltiplicazione degli strumenti tecnologici (computer, smartphone..) e di comunicazione. In effetti, possiamo notare che il multitasking spesso comprende diversi canali di comunicazione:

• conversazione diretta + e-mail,
• navigazione in internet + telefono, ecc.

Perché facciamo multitasking?

Anche se è sempre esistito, lo sviluppo del multitasking negli ultimi anni è dovuto a diversi fattori:

• il fattore antropologico: l'uomo è sempre stato alla ricerca di novità e di stimoli per contrastare la noia. Moltiplicare i compiti e cedere a vari svaghi (consultare il proprio telefono, ad esempio) stimola il cervello e porta soddisfazione.
• il fattore tecnologico: rispetto ai nostri antenati, siamo più confrontati con le sollecitazioni esterne, a causa della moltiplicazione degli strumenti tecnologici (e-mail, social network, smartphone, ecc.).
• il fattore professionale: il desiderio di fare di più, di ottenere migliori prestazioni in un ambiente professionale esigente in termini di produttività? È convinzione consolidata che l'esecuzione contemporanea di più compiti faccia risparmiare tempo.

☝️ Quest'ultimo punto si rivela molto importante, poiché molti credono che il multitasking sia amico della produttività. Alcuni profili (persona multitasking o multitasker) si vantano addirittura della loro capacità di eseguire più attività contemporaneamente.

Ma la realtà è ben diversa, e il multitasking ha molti limiti.

I limiti del multitasking

Diminuzione della concentrazione e della capacità di attenzione

È stato dimostrato, soprattutto dalla scienza cognitiva, che il nostro cervello non è calibrato per eseguire più cose contemporaneamente.

⚠️ Di conseguenza, il sovraccarico di informazioni (chiamato "infobesità"):

• Diluisce la nostra attenzione per ciascuna delle attività che dobbiamo eseguire;
• Penalizza la nostra attenzione sul compito principale da eseguire.

Aumento del rischio di errori

Il multitasking non consente di inserire correttamente gli ingressi, cioè le informazioni disponibili durante la fase di inserimento delle informazioni. In altre parole, un individuo multitasking reagisce a una data situazione più di quanto non analizzi effettivamente.

⚠️ Conseguenza: aumenta il rischio di errori e incoerenze.

Impatto sulle capacità intellettuali

Diversi studi hanno portato alla conclusione che il multitasking ha un effetto duraturo sulle nostre capacità mentali.

Infatti, secondo lo psicologo britannico Glenn Wilson, il multitasking su base regolare comporterebbe un calo di 10 punti del QI!

Spreco di tempo

Il lavoro continuo richiede meno tempo ed energia rispetto a quando viene eseguito in più fasi.

Legge di Carlson

Abbiamo visto che il multitasking consiste principalmente nel passare rapidamente da un'attività all'altra. Questa pratica, nota come "switching", è in realtà una perdita di tempo.

In effetti, il nostro cervello ha bisogno di un certo tempo per concentrarsi completamente sul nuovo compito. Secondo uno studio americano dell'Università della California, questo tempo di adattamento è di 23 minuti!

⚠️ È quindi facile immaginare il tempo perso a :

• passare da un'attività all'altra (context switch),
• immergersi completamente in una nuova occupazione.

Deterioramento delle relazioni sociali e professionali

Elaborate le vostre e-mail nel bel mezzo di una riunione di lavoro?

Vi affrettate a rispondere al telefono nel bel mezzo di uno scambio formale con uno dei vostri colleghi?

⚠️ Vi lasciamo rappresentare l'immagine che tale comportamento si riflette sulla persona che conduce l'incontro, o sul vostro interlocutore in generale.

Procrastinazione

Gli individui multitasking hanno spesso difficoltà ad impegnarsi in attività che richiedono molto tempo.

⚠️ Di conseguenza, hanno la sfortunata tendenza a procrastinare, cioè a rimandare al giorno successivo.

Difficoltà nel trattare di alcune informazioni

I disturbi da deficit di attenzione legati al multitasking portano ad essere meno ricettivi a certe informazioni.

⚠️ Così, i multitasker sono più inclini alla memoria visiva (ad esempio la computer grafica), mentre hanno difficoltà a leggere un articolo nella sua interezza, ad esempio.

Maggiore stress

Secondo uno studio pubblicato sul Journal of Experimental Psychology, il multitasking provoca il rilascio di ormoni dello stress.

Il sovraccarico di lavoro e lo stress eccessivo del cervello è una delle cause del burnout. Contrariamente a quanto si crede, concentrarsi su una sola e stessa missione stanca meno il nostro cervello.

Come evitare il multitasking sul lavoro?

Praticare il multitasking "intelligente”

Come avrete capito, il multitasking non è raccomandato.

C'è, tuttavia, un caso in cui è meno problematico: se una o tutte le attività richiedono poca concentrazione, possono essere "automatizzate".

È possibile, ad esempio, ascoltare un podcast in parallelo ad un lavoro che richiede poca concentrazione (ad esempio, la digitazione).

Evitare distrazioni

Può sembrare ovvio, ma quando si lavora su un compito professionale, allontanarsi dalle distrazioni:

• spegnete il vostro smartphone e scollegatevi dai social network;
• non perdetevi sul web quando fate ricerche e concentratevi su una sola cosa;
• datevi una fascia oraria durante la quale non potete essere raggiunti al telefono, ad esempio, mentre finite un file importante, ecc.

Organizzate meglio il vostro tempo di lavoro

Qualche consiglio a questo proposito:

• L'obiettivo non è quello di smettere di controllare le vostre e-mail o di fare le vostre telefonate importanti. Si tratta piuttosto di trovare il tempo per farlo, pianificandolo nella vostra giornata di lavoro in modo da poter rimanere concentrati su ciascuna delle vostre attività al momento giusto.
• Si consideri anche l'utilizzo di alcune metodologie di lavoro, come il metodo Pomodoro. In sintesi, questa tecnica di gestione del tempo richiede una pausa di 5 minuti ogni 25 minuti di lavoro per ricaricare le batterie e rimanere concentrati sul vostro compito principale.
• Il multitasking a volte riflette la difficoltà di concentrarsi su un lavoro che richiede tempo. In questo caso, è meglio farlo al mattino, prima che le sollecitazioni esterne aumentino e la stanchezza si manifesti.

Cercare altre fonti di soddisfazione

Sappiamo che la ricerca di stimoli è uno dei fattori che incoraggiano il multitasking.

Ecco perché vi incoraggiamo a cercare altre fonti di soddisfazione nell'ambiente di lavoro, come la sensazione di soddisfazione associata a un lavoro ben fatto e realizzato.

💡 È stato dimostrato che fare liste, su carta o utilizzando software, è ricco di benefici psicologici. Depennare un lavoro che è stato fatto dà un senso di realizzazione. Fare attenzione, tuttavia, a includere solo i compiti che possono essere completati in un periodo di tempo relativamente breve (un compito di grandi dimensioni sarà poi diviso in sottocompiti), in modo da non sentirsi frustrati se il lavoro non viene completato.

Meditate

Infine, le difficoltà di multitasking e di messa a fuoco vanno spesso di pari passo.

Pertanto, praticare la meditazione, e più in generale concentrarsi sul proprio respiro, aiuta la nostra mente a rifocalizzarsi sulla missione principale quando siamo al lavoro.

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Multitasking e responsabilità aziendale

Alla fine, il multitasking si rivela essere un’arma a doppio taglio che, con il pretesto di farci lavorare di più, produce l'effetto opposto.

Tuttavia, se il multitasking fa parte delle abitudini lavorative di tutti, è anche compito dell'azienda prendere coscienza del problema, con l'obiettivo di implementare le buone pratiche. Accettare, ad esempio, che non si possa essere disturbati (da chiacchiere, telefono, ecc.) in certi momenti della giornata fa parte delle nuove abitudini da adottare, per offrire ad ogni dipendente un terreno favorevole alla concentrazione... e quindi alle prestazioni!