Digitalizzare i documenti: Tutto quello che c'è da sapere
La digitalizzazione dei documenti non è solo una tendenza. È una delle maggiori sfide della trasformazione digitale delle aziende e delle autorità pubbliche, in tutti i settori. Uffici senza carta, esplosione dei volumi di informazioni, mobilità e telelavoro sono solo alcune delle sfide che le organizzazioni devono affrontare oggi.
Cosa c'è dietro la digitalizzazione dei documenti? Come vengono digitalizzati i documenti? Quali sono i vantaggi del passaggio a un ufficio totalmente privo di carta? Per comprendere meglio le sfide della digitalizzazione dei documenti, le seguenti informazioni sono essenziali.
Che cos'è la digitalizzazione dei documenti?
Per digitalizzazione o dematerializzazione dei documenti si intende il processo di sostituzione di un documento fisico (solitamente cartaceo) con un formato digitale.
La digitalizzazione dei documenti è il primo passo verso un ufficio senza carta. Tuttavia, un ufficio paperless o almeno senza carta va oltre la semplice scansione o digitalizzazione di file e documenti: i documenti devono essere gestiti, elaborati e archiviati. L'uso di sistemi di gestione documentale (DMS) e l'implementazione di processi digitali sono quindi necessari per stabilire una strategia di gestione dei contenuti aziendali (ECM).
Il passaggio dai dati materiali a quelli digitalizzati avviene in varie forme. Un documento dematerializzato può essere scansionato da un formato cartaceo o prodotto direttamente in forma digitale.
Quali documenti possono essere digitalizzati?
In linea di principio, tutti i documenti cartacei possono essere digitalizzati e archiviati elettronicamente, ad es:
- Documenti contabili,
- bilanci annuali,
- ricevute di acquisto,
- polizze assicurative,
- fatture,
- contratti,
- file del personale,
- documenti tecnici, ecc.
Vantaggi di un ufficio senza carta
La digitalizzazione dei documenti è un percorso essenziale verso un ufficio senza carta e offre vantaggi decisivi.
Più spazio e organizzazione
Migliaia di pagine di contratti, fatture e transazioni contabili sono ora archiviate su una chiavetta USB, un disco rigido o un CD.
La digitalizzazione dei documenti offre un notevole vantaggio logistico. L'archiviazione e la gestione elettronica dei documenti su server consente di risparmiare spazio.
Centralizzazione
Tutti i documenti e le informazioni vengono archiviati nello stesso luogo.
Soluzioni come M-Files armonizzano i dati provenienti da tutti gli strumenti interni: SharePoint, Exchange, OneDrive, OnBase, Dropbox, Google Drive, Salesforce, ecc. Tutti i dati vengono memorizzati, categorizzati e archiviati nello strumento.
Risparmio sui costi e aumento della produttività
Grazie alla digitalizzazione, è possibile trovare i documenti in modo molto più rapido e semplice del solito, con un notevole risparmio di tempo. Anche i costi vengono risparmiati grazie a una significativa riduzione dell'archiviazione cartacea.
Zeendoc è una soluzione DMS per archiviare, recuperare e rendere disponibili tutte le informazioni aziendali: Grazie a un potente motore di ricerca e all'analisi intelligente dei dati, è possibile trovare tutte le informazioni desiderate in pochissimo tempo.
Usabilità condivisa
All'interno dell'azienda, i dipendenti possono lavorare insieme sullo stesso documento - se hanno accesso - e questo rafforza il lavoro di squadra.
Grazie alla funzione di condivisione dei file online, un team di lavoro può svolgere attività coordinate, anche da casa. Poiché i documenti sono accessibili ovunque e in qualsiasi momento, gli scambi con clienti, fornitori, commercialisti, ecc. avvengono senza problemi, evitando inutili spostamenti e risparmiando i relativi costi.
La sicurezza
I vostri dati scansionati e gli archivi digitali sono protetti in conformità alle norme di legge e ai severi requisiti di sicurezza, dalla firma elettronica all'archiviazione digitale.
Digitalizzare un documento: Due metodi
Come già detto, si possono distinguere due tipi di digitalizzazione:
👉 La "digitalizzazione nativa" riguarda documenti creati direttamente su supporti digitali. Questi documenti elettronici devono avere un certificato per essere considerati conformi (per l'ufficio delle imposte, ad esempio).
👉 La "digitalizzazione a posteriori" riguarda in particolare i documenti cartacei in entrata. Tali documenti devono passare attraverso varie fasi, illustrate nella sezione seguente.
Digitalizzazione e archiviazione dei documenti a norma di legge: 3 fasi
La GoBD (principi per la corretta gestione e archiviazione di libri, registri e documenti in formato elettronico e per l'accesso ai dati) specifica come le aziende possono digitalizzare legalmente i loro documenti cartacei.
1 - Il processo di scansione
La sezione "9.3 Acquisizione elettronica di documenti cartacei" illustra in dettaglio il processo di scansione. Il processo di scansione prevede la scansione del documento cartaceo originale (fronte e retro) per ottenerne la copia digitale e generare un file utilizzabile per l'integrazione nel sistema, possibile con il riconoscimento del testo OCR .
Secondo la GoBD, le aziende devono documentare il processo di scansione, ossia creare un protocollo che spieghi chi è autorizzato a scansionare, quando può essere effettuata la scansione, con quale qualità, ecc. Per ogni file scansionato deve essere documentata anche la corrispondenza del contenuto o dell'immagine.
2 - Archiviazione
I documenti scansionati devono essere archiviati, cioè conservati a lungo termine e nel modo più inalterabile possibile. L 'archiviazione è spiegata nella sezione 9.2. È una componente essenziale per i documenti elettronici.
Per le lettere commerciali o aziendali e i documenti contabili in formato cartaceo, il risultato della scansione deve corrispondere all'originale per poter essere archiviato. Naturalmente, deve essere possibile dimostrarlo.
Dopo l' indicizzazione individuale, tutti i dipendenti possono accedere e modificare questi file specifici, indipendentemente dalla loro ubicazione.
3 - Immutabilità
Il contenuto dei documenti digitali soggetti a conservazione non deve essere modificato. Se le aziende modificano il contenuto, la modifica deve essere registrata.
L'utilizzo di una procedura di certificazione garantisce che il documento copiato digitalmente (ad esempio, un file PDF) corrisponda al suo originale cartaceo. Una soluzione a questo scopo è la firma elettronica.
Archiviazione digitale a norma di legge
Per archiviare i documenti scansionati come file digitali sono necessari strumenti professionali:
- una cassaforte elettronica per proteggere i dati conferendo loro valore legale,
- una soluzione che consenta di firmare elettronicamente i documenti, autenticando l'identità del firmatario.
Per un amministratore delegato, il valore legale di una firma elettronica può essere un problema.
Per garantire la validità legale di una firma elettronica, utilizzate una terza parte fidata! Si tratta di un'autorità di certificazione che è a sua volta certificata dallo Stato, soddisfa tutti i requisiti e rispetta i più elevati standard di sicurezza europei.
Con l'aiuto di queste soluzioni, potrete firmare i vostri documenti digitali e fornire una prova legalmente conforme dei vostri documenti.
Yousign: il nostro preferito
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Vantaggi di Yousign:
- Soluzione certificata eIDAS ed ETSI;
- cassaforte elettronica per garantire un'archiviazione elettronica sicura;
- I dati sono ospitati su un server nell'UE (conforme al GDPR);
- Yousign si adatta perfettamente ai vostri processi aziendali, ai vostri team e alla struttura della vostra organizzazione.
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DocuSign: l'internazionale
DocuSign semplifica i processi di firma per aziende e organizzazioni. Riconosciuta come terza parte fidata, DocuSign è autorizzata a emettere certificati digitali, sigilli elettronici e marche temporali.
Vantaggi di DocuSign:
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- Gli accordi digitali sono accessibili da qualsiasi parte del mondo, con oltre 85 milioni di utenti in 188 Paesi e un'interfaccia utente disponibile in 43 lingue;
- Varie offerte per le firme elettroniche, nel cloud o on premise.
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InSign: senza carta e a norma di legge
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- Conformità al GDPR e all'eIDAS;
- Prodotto in Germania e certificato TÜV;
- Varie offerte: Soluzioni come SaaS, nel cloud o on-premise.
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Sulla strada di una strategia senza carta
Da dove si parte per avviare un progetto di dematerializzazione all'interno di un'organizzazione? Il punto di partenza sembra essere la digitalizzazione dei documenti esistenti. Sarà poi necessario ripensare i processi associati a questo approccio: finanza, contabilità, gestione delle risorse umane, ecc. Tutti i flussi di lavoro devono essere rivisti prima di poter essere automatizzati nelle migliori condizioni possibili, soprattutto utilizzando strumenti professionali.
Dalla piattaforma collaborativa a uno strumento DMS avanzato, passando per una soluzione affidabile di firma elettronica, sarete accompagnati da soluzioni software BtoB. Queste soluzioni sono a vostra disposizione per avviare il processo, offrendovi conformità, affidabilità e facilità.
E voi, siete pronti a guidare la vostra trasformazione digitale?
Articolo tradotto dal tedesco