Aziende e digitalizzazione: una svolta decisiva

Avete intenzione di implementare la digitalizzazione nella vostra azienda?

Con lo sviluppo dei big data e delle tecnologie di cloud computing, la digitalizzazione delle aziende è più di una semplice tendenza: è una delle maggiori sfide dell'era digitale. Allo stesso tempo, è essenziale per rimanere competitivi oggi. Perché le aziende digitali sono in crescita.

In che modo la digitalizzazione può essere utilizzata nelle aziende? Quali sono i vantaggi della trasformazione digitale per la vostra organizzazione?

In questo articolo scoprirete quale impatto ha la trasformazione digitale sulla vostra organizzazione. Discutiamo anche i vantaggi e gli svantaggi dello sviluppo di processi digitali e le sfide che dovrete affrontare.

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Cosa significa digitalizzazione per le aziende?

Definizione di digitalizzazione

La digitalizzazione è il processo di sostituzione dei supporti fisici di informazione (solitamente la carta) con tecnologie digitali. La dematerializzazione dei documenti comprende diverse fasi:

1. digitalizzazione,
2. indicizzazione,
3. archiviazione,
4. gestione delle versioni,
5. certificazione.

Tipi e sfide della digitalizzazione

La digitalizzazione dei documenti è spesso la porta d'accesso a un mondo del lavoro senza carta. Ma fa anche parte di una dinamica più ampia di trasformazione digitale.

Essa influisce su:

• Attività,
• processi,
• comunicazione,
• strumenti,
• il luogo di lavoro stesso, nell'era della flessibilità e dell'home office, con l'aiuto dell'ufficio digitale.

Oggi le aziende devono affrontare molte sfide. A seconda del loro livello di maturità digitale, possono essere digitalizzati diversi aspetti dell'azienda:

• Digitalizzazione dei documenti generali:
  • contratti
  • ordini
  • firme
    
    
• Digitalizzazione della contabilità:
  • Fatture
  • Tassazione
    
• Digitalizzazione dei documenti HR:
  • Contratti
  • contabilità delle retribuzioni
    
• Digitalizzazione dello scambio:
  • Documenti aziendali nel settore della logistica
  • Documenti alle autorità

Perché le aziende dovrebbero digitalizzare?

Il mondo degli affari si evolve più rapidamente e la concorrenza è più forte che mai. Molte aziende oggi lottano per rimanere redditizie con il loro core business. In questo contesto, la digitalizzazione è in grado di fornire soluzioni a problemi acuti.

Vantaggi

• Riduzione dei costi:
  • 91% di costi in meno per la gestione dei documenti
  • 2500 fogli di carta risparmiati all'anno per dipendente
    
• Migliore comunicazione:
  • I documenti possono essere visualizzati contemporaneamente da più dipendenti in sedi diverse
    
• Aumento della produttività:
  • L'elaborazione di un documento viene accelerata del 46%.
    
• Maggiore sicurezza:
  • l'accesso ai dati sensibili può essere controllato meglio

Si possono prendere in considerazione anche i seguenti aspetti:

• Risparmio di spazio grazie all'archiviazione digitale;
• Accesso mobile ai dati in tempo reale;
• sostenibilità ecologica grazie alla riduzione dei rifiuti cartacei e degli spostamenti.

Svantaggi

• Resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti, che richiede tempo per adattarsi e sviluppare competenze, la cosiddetta gestione del cambiamento.
  
• Un investimento finanziario:
  • Tecnologia,
  • manutenzione,
  • hosting dei dati,
  • formazione dei dipendenti.
    
• Rischio di perdita di documenti a causa di errori hardware, comportamenti dannosi, virus o errori umani.

Come possono le aziende implementare con successo la digitalizzazione?

Ora che sapete perché la digitalizzazione può aiutare la vostra azienda e a quali sfide dovete essere preparati, è il momento di parlare di applicazioni specifiche. La nostra selezione di software vi mostra come le soluzioni digitali possono aiutare la vostra azienda in situazioni specifiche.

• Una cassaforte elettronica consente di proteggere i dati e conferisce loro valore legale. È particolarmente utile per l' archiviazione dei file, l' integrità dei dati e il trattamento dei dati sensibili.
  
• Per un accesso sicuro e una buona gestione dei diritti degli utenti, è molto utile l' uso di un gestore di password. LastPass, ad esempio, può essere utilizzato per generare password complesse. Queste vengono memorizzate in una cassaforte digitale a cui si può accedere con un unico login.
  
• Per il valore legale della firma elettronica.
  L'utilizzo di un'autorità di certificazione consente di soddisfare gli standard di sicurezza europei più esigenti;
  un software come DocuSign fornisce la firma elettronica e ne garantisce il valore probatorio.
  
• Per la condivisione dei documenti, la comunicazione e la collaborazione:
  Il software del portale di condivisione dei documenti, come Intrexx, rende la collaborazione più efficiente.
  Un DMS ( sistema di gestione dei documenti ) come DATEV DMS semplifica l'archiviazione, la ricerca e la disponibilità di tutte le informazioni aziendali. Ciò è reso possibile da un potente motore di ricerca e da un'analisi intelligente dei dati.

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Verso un mondo (quasi) senza carta

Con la digitalizzazione, l'intera organizzazione compie un passo verso un mondo dematerializzato. L'obiettivo finale è la gestione completamente elettronica dei dati e dei processi con l'aiuto dell' intelligenza artificiale.

Per rendere la trasformazione digitale un successo, è necessario ripensare i processi associati. Questo vale per la finanza, la contabilità, la gestione del personale, ecc.

Ogni fase di lavoro deve essere rivista prima di poter essere automatizzata nelle migliori condizioni possibili. Questo vale in particolare per le soluzioni digitali.

E voi? A che punto siete con la trasformazione digitale della vostra azienda?