Dematerializzazione documenti software: guida all'acquisto
Che cos'è il software di dematerializzazione online?
Definizione
Anche detto software di desktop publishing, è uno strumento automatizzato progettato per rendere la gestione dei documenti meno dispendiosa in termini di tempo. Questo tipo di applicazione mira a migliorare l'esperienza del cliente ottimizzando i servizi offerti. Questa qualità superiore è garantita da funzionalità in grado di progettare documenti di ogni tipo in un periodo di tempo relativamente breve.
Come funziona?
I software di desktop publishing possono trasformare file di testo e multimediali in layout pubblicabili, come giornali, riviste, brochure, opuscoli e libri.
I layout completi possono essere scaricati da un sito web o esportati e stampati su carta o materiali simili.
Gli utenti possono utilizzare modelli preconfezionati o creare pagine da zero e modificare le singole pagine per soddisfare le esigenze di ogni progetto.
Gli strumenti di desktop publishing possono essere integrati con strumenti di disegno o di fotoritocco e sono generalmente utilizzati dallo staff editoriale e di layout all'interno di un'organizzazione.
I layout completi possono essere scaricati da un sito web o esportati e stampati su carta o materiali simili.
Quali sono le caratteristiche principali del software di desktop publishing SaaS?
Formattazione dei documenti
Prima di distribuire un documento, i reparti responsabili della produzione devono definire la forma in cui sarà pubblicato: PDF, XML, e-mail, ecc. Il software permette di trasformare i documenti nella forma desiderata senza l'uso di altri strumenti. Questa funzione consente di modificare i documenti in blocco senza incorrere in errori o incompatibilità.
Anteprima dei documenti
Il software permette la visualizzazione delle informazioni formattate prima della loro pubblicazione. Come per l'editing di annunci cartacei, il software stamperà una sola copia localmente in modo che il manager possa annotare la produzione. Se il risultato non lo soddisfa, potrà ritoccare il documento utilizzando le funzionalità offerte dal software. Su quest'ultimo possono essere collocati i documenti da modificare con suggerimenti per migliorarne il contenuto.
Il layout finale dei documenti
Per ottimizzare il layout delle edizioni, il software offre l'integrazione di testi, immagini, colori dinamici..... sulla base di modelli già utilizzati in precedenza. L'obiettivo è quello di avere documenti pubblicabili con la stessa struttura.
Chi usa un software di desktop publishing online?
In generale, il software di desktop publishing online è destinato a tutte le aziende che hanno il compito di produrre un gran numero di documenti, siano essi lettere standardizzate o edizioni di libri. Questi pacchetti software sono in gran parte destinati ai reparti IT per consentire un desktop publishing facile e conveniente. Tuttavia, sono adatti per alcune banche, compagnie di assicurazione, servizi di comunicazione. Tutte le strutture che cercano una soluzione per facilitare e accelerare la produzione di documenti.
Perché utilizzare un software di desktop publishing online?
Vantaggi
- L'utilizzo di software di desktop publishing permetterà ad un'azienda di ridurre significativamente il budget speso per la gestione dei documenti
- Assicura la velocità nell'esecuzione dei compiti
- Riduce i costi associati alla produzione dei vari documenti
- Permette una rapida condivisione delle informazioni
- I documenti possono essere personalizzati, senza perdere tempo
- Riduce i tempi di elaborazione dei documenti
- Permette di creare documenti in vari formati contemporaneamente, senza monopolizzare l'intero team coinvolto
- È una piattaforma all-in-one per semplificare la gestione della posta e la gestione elettronica
Svantaggi
- Alcune caratteristiche essenziali non sono fornite dal software gratuito
Come scegliere un software di desktop publishing online?
Poiché la scelta di un software di desktop publishing avrà un impatto significativo sulla gestione dei documenti di un'azienda, è importante tener conto dei seguenti punti.
- Velocità di esecuzione: il software di desktop publishing deve essere efficiente per produrre un gran numero di documenti in pochissimo tempo. Ciò garantirà che il responsabile della comunicazione disponga tempestivamente di tutti i file di cui ha bisogno.
- Flessibilità: prima di scegliere un software, è consigliabile informarsi sulle possibilità di aggiungere moduli. Anche se le caratteristiche scelte all'inizio sembrano sufficienti, un software che può essere migliorato è uno strumento che permette di ottenere prestazioni migliori.
- Uno strumento che funziona come una cassaforte: per valutare la rilevanza del software di desktop publishing, bisogna che il sistema garantisca una sicurezza costante. In altre parole, deve essere responsabile dell'archiviazione e della distribuzione di tutti i documenti aziendali e della loro sicurezza.
- Costo: per evitare di scegliere software costosi che potrebbero avere un impatto considerevole sul flusso di cassa dell'azienda, è necessario determinare le esigenze aziendali. Le piccole e medie imprese potranno essere soddisfatte delle funzionalità integrate in un software gratuito con pacchetti abbonamento o a prezzi accessibili. Mentre le grandi aziende avranno bisogno di uno strumento professionale in grado di gestire un gran numero di file.
