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Cosa sono gli strumenti di comunicazione interna?
Gli strumenti di comunicazione interna sono strumenti che permettono a una determinata persona di trasmettere e ricevere informazioni con un'altra come la cultura aziendale in modalità top down tra i propri lavoratori . Si parla di comunicazione sincrona se stabilita tra più persone in tempo reale: messaggistica istantanea, videoconferenze, telefonia... Quando gli utenti non sono disponibili contemporaneamente, si tratta di una comunicazione asincrona il cui la posta elettronica è il sistema principale utilizzato.
Quali sono le funzionalità degli strumenti di comunicazione aziendale?
I software e gli strumenti di comunicazione sono molto eterogenei, per questo è preferibile conoscerne le funzionalità raggruppandoli per famiglia.
Comunicazione sincrona
Video conferenze, web conference, telefonia, chat sono strumenti di comunicazione in tempo reale il cui scopo è quello di scambiare informazioni principalmente in modo informale e veloce tra le risorse umane. Questi strumenti offrono quindi spesso le seguenti caratteristiche
- VoIP (Voice Over IP): chiamate telefoniche via Internet. Il VoIP riduce i costi telefonici, in quanto le chiamate verso le stazioni fisse (a volte mobili) sono spesso gratuite a livello nazionale e internazionale.
- Videochiamate: permettono di visualizzare i volti dei partecipanti attraverso la loro webcam. Il video consente di trasmettere più emozioni da una chiamata audio.
- Chat: la chat apre un canale di discussioni scritte in tempo reale. L'interesse della chat è di essere meno invadente di una telefonata e meno formale di un'e-mail. Le persone rispondono anche a un messaggio in chat dopo pochi minuti quando rispondono a un'e-mail dopo un giorno.
- Condivisione dello schermo: la condivisione dello schermo consente di mostrare lo schermo e le azioni che si svolgono su di esso in tempo reale a una o più persone.
- Social network: gli strumenti per la condivisione delle informazioni sui social network consentono di centralizzare l'indirizzamento della comunità ovunque essa sia: su Twitter, Facebook, Linkedin o YouTube.
Comunicazione asincrona
Gli strumenti di comunicazione asincroni sono meno intrusivi degli strumenti sincroni, perché il destinatario visualizza il contenuto del messaggio quando desidera. Si notifica semplicemente che una comunicazione è giunta a destinazione. Sono anche gli strumenti storicamente più utilizzati:
- Posta: la posta cartacea è ancora largamente utilizzata per comunicazioni di valore legale (contratti firmati, lettere con ricevuta di ritorno). È anche un canale di marketing efficace.
- E-mail:Sono messaggi inviati a una o più persone tramite un protocollo smtp. 7 miliardi di email vengono scambiate ogni giorno in tutto il mondo.
- Segreterie telefoniche e messaggi vocali: i messaggi vocali permettono di trasmettere un messaggio che richiede spiegazioni, con un alto livello di attenzione da parte del destinatario.
- Comunicazioni appese che si tratti di pubblicità o messaggi permanenti, i display a parete o digitali (in televisione) hanno un forte impatto e presenza nel loro ambiente.
- Video: i video caricati su intranet o su YouTube, Vimeo, Dailymotion, ecc. sono potenti mezzi di comunicazione per attirare l'attenzione di un pubblico che può accedere ai contenuti in qualsiasi momento.
- Commenti, post, votazioni, condivisione, opinioni: i moderni social network e intranet aziendali offrono funzionalità collaborative che incoraggiano l'interazione con l'utente.
- Relazioni con la stampa: alcuni strumenti consentono di comunicare direttamente alle agenzie di stampa o ai giornalisti informazioni sintetiche (ad esempio, comunicati stampa).
- SMS e fax
Chi utilizza gli strumenti di comunicazione interna ed esterna?
Tutte le aziende: dai liberi professionisti ai grandi gruppi, utilizzano diversi strumenti e mezzi di comunicazione per implementare la loro strategia di comunicazione interna sull'ambiente di lavoro. La tendenza è addirittura verso un'ampia pluralità di canali per comunicare con ciascun individuo nel modo più pertinente possibile (e-mail, chat individuale, chat di gruppo, videoconferenza, ecc.)
In generale, più piccola è un'azienda, più favorirà canali di comunicazione veloci (Google Hangouts, Slack, Asana), perché l'importanza è data all'agilità, alla velocità e all'efficienza.
D'altra parte, più grande è un'impresa, più essa incoraggerà la condivisione delle conoscenze e la capitalizzazione delle informazioni all'interno dell'impresa. In questo modo è possibile consolidare le basi dell'azienda per uno sviluppo sano e continuo. Le e-mail hanno una quota maggiore anche quando la quota dei manager aumenta. Il loro ruolo è quello di fornire informazioni chiare e concise che possano essere comprese dal maggior numero possibile di persone.
Come scegliere un software di comunicazione?
Le applicazioni stanno diventando sempre più versatili. Per aiutarvi a trovare quella che soddisfa le vostre esigenze e quelle dei vostri dipendenti, scoprite le nostre guide alla comunicazione.
Un software di comunicazione viene scelto in primo luogo e soprattutto in base alla sua rilevanza nel contesto aziendale. Ad esempio, se la sicurezza è un elemento cruciale, un'e-mail come Gmail o Outlook non sarà adeguata. In questo caso è preferibile passare ad un sistema di messaggistica i cui dati sono hosted sul territorio nazionale o in azienda con elevati standard di sicurezza (BlockChain, AES256, ecc.).
Anche l'utilizzo da parte dell'utente finale è molto importante, in quanto gli strumenti di comunicazione sono sempre sfruttati tramite computer e telefoni dei dipendenti. Dato l'utilizzo intensivo ogni improprietà potrebbe essere difficile da gestire.
Tuttavia, il prezzo degli strumenti di comunicazione aziendale non è un criterio importante, in quanto la concorrenza è forte e i prezzi sono bassi ed omogenei. E' raro avere una brutta sorpresa su questo punto.
Qual è il miglior mezzo di comunicazione?
Ecco una selezione dei mezzi di comunicazione più diffusi e dei mezzi di comunicazione in base al tipo di azienda
Per i lavoratori autonomi e i liberi professionisti
- G Suite (ex Google Apps), compresi Google Hangouts e Google Meet
- Slack, la chat unificata
Per le start-up
- G Suite (ex Google Apps), compresi Google Hangouts e Google Meet
- Slack, la chat unificata
- Trello e Asana per la gestione dei compiti in modalità collaborativa
Per le microimprese
- Microsft Office 365, perché include la suite Office oltre agli strumenti di comunicazione.
- Buffer per comunicare sui social network
- Intercom per comunicare con i visitatori del proprio sito
Per le PMI
- Social network aziendali come TalkSpirit o Jamespot
- Soluzioni VoIP con OVH o altri fornitori
- Soluzioni di videoconferenza professionali come Skype Enterprise o WebEx
