Come il VoIP aumenta la produttività

Qualunque sia la vostra attività, dovete mantenere un contatto di qualità con i vostri clienti. Ecco perché la telefonia aziendale è sempre stata una delle pietre miliari della vostra produttività.

La vostra rete telefonica deve stare al passo con il ritmo del vostro lavoro ed essere abbastanza flessibile da seguire i cambiamenti della vostra azienda. Lo sviluppo di nuove tecnologie e la trasformazione digitale hanno rafforzato l'importanza strategica della scelta della giusta soluzione di telefonia aziendale.

Che siate una grande azienda generalista, una PMI o un call center, state utilizzando le innovazioni della telefonia aziendale e abbandonando gradualmente la telefonia fissa tradizionale. Questo vale soprattutto quando dovete utilizzare questo strumento per sviluppare le vostre campagne di comunicazione.

Oggi sono molti i nomi che identificano questa nuova soluzione per la telefonia aziendale: telefonia connessa in cloud, telefonia VoIP, voice over IP, reti IPBX, IP Centrex, Virtual PBX. E non abbiamo ancora parlato degli strumenti connessi derivati da questo sistema :).

In questo articolo analizzeremo i vantaggi di questa rivoluzione digitale per la telefonia aziendale.

Come, nel giro di pochi anni, il sistema PSTN sia stato superato e relegato in secondo piano.

Ma soprattutto, quali strumenti di telefonia connessa sono diventati un pilastro della produttività quando si tratta di campagne di chiamata.

Soluzioni di telefonia VoIP: uno sviluppo vantaggioso

Come ogni buona spiegazione, iniziamo definendo l'argomento.

Che cos'è il VoIP?

Il VoIP, o Voice Over Internet Protocol, è la tecnologia che consente la comunicazione vocale su Internet. In termini pratici, esso :

• prende i dati audio, come la voce del chiamante
• li incapsula
• e la suddivide in piccoli pacchetti di dati.

In parole povere, è Skype, WhatsApp o qualsiasi altro sistema che consente la comunicazione vocale su Internet da qualsiasi supporto (telefono, tablet, computer).

Mentre i privati hanno immediatamente abbracciato il concetto e si sono rapidamente allontanati dalla telefonia tradizionale, le aziende sono state più lente a unirsi al movimento.

Le prime ad aderire sono state le piccole e medie imprese (PMI). Successivamente, le aziende che avevano bisogno di gestire call center o contact center si sono unite al nuovo sistema di telefonia aziendale.

I vantaggi del VoIP

Perché, vi chiederete?

Le ragioni sono molteplici, ma possiamo semplificarle in tre punti:

• Prezzo,
• Flessibilità,
• Prestazioni equivalenti al sistema PSTN.

I sistemi IPBX (virtualizzati o meno) sono meno costosi dei sistemi PBX (private branch exchange), perché sono principalmente software, il che li rende molto più flessibili.

Un sistema VoIP può fare tutto ciò che potrebbe fare un PBX vecchio stile. Ma c'è un elenco lunghissimo di cose possibili solo con il VoIP, che lo rende ideale per la maggior parte degli uffici, soprattutto quelli che operano in modo ibrido.

💡 Alcuni esempi delle caratteristiche uniche del VoIP:

• Webphone: non c'è bisogno di un costoso apparecchio telefonico o di un softphone da configurare! Una semplice connessione a Internet consente di chiamare, ovunque ci si trovi. Avviate il Webphone dall'interfaccia e il vostro telefono è pronto all'uso senza alcuna configurazione.
  
  
• IVR: tutte le chiamate in arrivo vengono raccolte, indirizzate a un menu vocale con un testo preregistrato, qualificate con la semplice pressione di un tasto e indirizzate a una destinazione programmata: un interno, un gruppo, una casella vocale, un suono, ecc.
  
  
• Numero virtuale: i numeri geografici o virtuali migliorano l'immagine professionale e la reputazione dell'azienda. Permettono di avere un numero con il prefisso di vostra scelta.

💡 I vantaggi della telefonia aziendale VoIP sono particolarmente interessanti con la pandemia COVID, quando molti dipendenti lavorano da casa.

Se optate per il VoIP, tutto ciò che dovete fare è scaricare un client softphone sul PC di un dipendente. In un solo passaggio, il dipendente potrà utilizzare il computer come il telefono dell'ufficio.

Strumenti VoIP per aumentare la produttività

È chiaro che il passaggio al VoIP per la telefonia aziendale è stato vantaggioso.

Ma questa tecnologia ha anche permesso la creazione di strumenti connessi che hanno rivoluzionato la gestione delle relazioni con i clienti.

CRM, lo strumento essenziale

Un'azienda non ha bisogno solo di linee telefoniche per mantenere le relazioni con i clienti. Ha anche bisogno di un sistema CRM.

Mentre alcune aziende scelgono soluzioni ad hoc di diversi fornitori di servizi, altre optano per soluzioni più centralizzate.

Il vantaggio degli strumenti connessi è che rendono il follow-up dei clienti e la gestione delle chiamate il più possibile interconnessi.

Che cos'è un CRM?

La domanda può sembrare semplicistica, ma per evidenziare l'interconnessione essenziale tra le due cose, preferisco partire dall'inizio.

Il Customer Relationship Management (CRM) è una tecnologia che consente di gestire tutte le relazioni dell'azienda con i clienti e i potenziali clienti. L'obiettivo principale è quello di migliorare le relazioni commerciali per far crescere l'azienda.

Gli strumenti di CRM possono oggi essere utilizzati per gestire le relazioni durante l'intero ciclo di vita del cliente, comprendendo :

• marketing
• vendite
• commercio digitale
• interazioni con il servizio clienti.

I vantaggi del CRM collegato alla telefonia VoIP

Sembra logico integrare un CRM nella vostra soluzione di telefonia aziendale VoIP, in modo da poterlo utilizzare come leva per ottimizzare gli scambi all'interno dell'azienda e promuovere una gestione collaborativa dei rapporti con i clienti fluida ed efficiente.

Alcuni fornitori di telefonia aziendale IP, come Kavkom, offrono soluzioni che includono un CRM ibrido come standard. In questo modo i vari dipendenti dell'azienda hanno a disposizione :

• un' ampia gamma di mezzi di comunicazione (e-mail, telefono, SMS, notifiche, ecc.),
• l'accesso simultaneo ai record dei clienti nel CRM e a uno storico sincronizzato delle interazioni (aggiornato in tempo reale), garantendo una gestione efficiente di ogni richiesta, anche senza un consulente dedicato.

Il tutto attraverso uno strumento accessibile con una semplice connessione a Internet, in modo che tutti i dipendenti dell'azienda, ovunque si trovino, possano accedere alla loro postazione virtuale in un ambiente online sicuro.

Il risultato: team affiatati, servizi connessi e clienti soddisfatti!

In quest'ottica, esistono oggi strumenti connessi basati sulla telefonia VoIP che possono migliorare la produttività dei vostri team nella gestione delle campagne di prospezione.

Il Predictive Dialer, ovvero come aumentare la vostra produttività

Una delle leve della produttività è l' automazione intelligente delle chiamate.

Un combinatore telefonico predittivo è un tipo di combinatore automatico che effettua chiamate telefoniche anche prima che gli agenti siano disponibili.

È progettato per aumentare l'efficienza degli agenti chiamando il maggior numero possibile di potenziali clienti. Dopo una chiamata senza risposta, il sistema passa rapidamente al prossimo potenziale cliente.

A differenza di un autodialer, che divide le chiamate collegate tra i rappresentanti disponibili, il Predictive Dialer compone più contatti contemporaneamente e assicura che gli agenti raggiungano il massimo della connettività con i clienti.

Inoltre, un buon dialer predittivo è anche in grado di :

• gestire la frequenza delle chiamate
• rilevare le segreterie telefoniche
• qualificare le chiamate,
• registrare le chiamate
• inserire musica di attesa per il telemarketing,
• integrare un telefono web,
• gestire più campagne contemporaneamente.

Ancora una volta, il trucco è trovare un fornitore di servizi che offra un accesso "chiavi in mano" e in cui i vari strumenti siano tutti sulla stessa interfaccia. Come il Predictive Dialer di Kavkom, che si trova sulla stessa piattaforma delle linee VoIP classiche e del CRM.

Il Predictive Dialer è quindi uno strumento indispensabile per i call center o i centri di telemarketing, ad esempio, perché aumenta la produttività degli agenti.

Andare oltre: i dialer robotici

Avete mai sentito parlare di Robot Dialer? Si tratta di uno strumento specifico per la telefonia connessa Cloud che consente alle aziende di :

• Sviluppare le vendite,
• creare nuovi contatti.

Ecco un esempio: siete un'azienda che si occupa di marketing prospecting e volete trasmettere un messaggio a una popolazione target, poi raccogliere le risposte, ma anche essere messi in contatto con i prospect che soddisfano i vostri criteri.

Il Robot Dialer è il modo ideale per raggiungere milioni di potenziali clienti, grazie al suo combinatore automatico intelligente, un potente strumento di marketing.

A seconda del fornitore di servizi, questo robot può essere configurato in misura maggiore o minore e integrato nei sistemi di telefonia e CRM.

Per quanto riguarda il robot di Kavkom, esso include numerose funzionalità come la creazione di messaggi vocali personalizzati, la gestione delle tariffe di chiamata orarie e la lista nera RGPD.

In conclusione

L'evoluzione delle pratiche a favore delle comunicazioni unificate via Internet, più mobili ed economiche, ha rivoluzionato la gestione delle campagne di prospezione.

Ha permesso di trovare nuovi strumenti connessi in grado di aumentare le prestazioni, l'efficienza e la produttività delle campagne di chiamata, pur mantenendo la flessibilità.