Telefonia aziendale: come adattarsi facilmente al telelavoro?

In sostanza, conoscete il nocciolo della questione: la vostra azienda non può fare a meno del telefono per funzionare, avete un'installazione funzionale di base nei vostri locali e... i vostri dipendenti telelavorano per una (grande) parte del tempo!

In effetti, il tempo trascorso dal vostro team - in particolare dal personale di vendita - in telelavoro ha seguito le successive ondate di misure restrittive degli ultimi 24 mesi. E come un surfista pragmatico e ben informato, con una visione chiara delle condizioni, sapete che le onde continueranno e che il telelavoro diventerà una nuova abitudine permanente nel mondo del lavoro.

Detto questo, questa accelerazione non è priva di problemi operativi quotidiani. È il caso, in particolare, del monitoraggio e della gestione delle telefonate con i clienti e i potenziali clienti, quando il personale di vendita e il resto dei dipendenti non sono più fisicamente in ufficio ogni giorno.

Come adattare in modo semplice e veloce la telefonia aziendale a questa nuova organizzazione? Ecco alcune idee serie e pratiche che sono state provate e testate!

(Ri)prendere il controllo dei numeri telefonici aziendali

Una delle maggiori difficoltà nell'introdurre il telelavoro in azienda è che alcuni dipendenti iniziano a usare il proprio cellulare per comunicare con i clienti.

Quando si tratta di un cellulare aziendale, non è sempre facile, perché in caso di ferie, assenze o partenze si pongono ulteriori vincoli per garantire la continuità delle chiamate dei clienti. Ci si può ritrovare rapidamente con clienti che non hanno nessuno all'altro capo del telefono, spesso in situazioni di grande rischio (è per questo che vi chiamano). Questo può aumentare notevolmente l'insoddisfazione dei clienti e generare instabilità interna.

Ma quando i vostri team, non avendo altro da fare, iniziano a usare i loro cellulari personali per chiamare i vostri clienti, la situazione si fa ancora più scottante per l'azienda. Non avete più alcun controllo sulle chiamate ai vostri clienti e potenziali clienti!

Ma c'è un primo semplice passo per adattarsi al telelavoro: utilizzare numeri di telefono virtuali noti ai vostri clienti e potenziali clienti. Da questo punto in poi, è possibile dissociare i numeri di telefono dalle apparecchiature utilizzate. Questo semplifica notevolmente le cose, soprattutto se si utilizza una soluzione di telefonia cloud dietro i numeri virtuali.

In questo modo potrete effettuare e ricevere chiamate dai clienti che utilizzano un numero di telefono fisso aziendale, ad esempio direttamente dal vostro cellulare !

Adattare la soluzione di telefonia all'ambiente dei vostri dipendenti

Non il contrario! In ufficio, le postazioni di lavoro sono più o meno le stesse. Tutti i vostri venditori hanno un computer, una buona connessione a Internet e un telefono fisso e/o mobile per effettuare le chiamate.

Nel caso del telelavoro, l'ambiente di ognuno è molto più diverso. Alcuni avranno un telefono fisso a casa, mentre molti avranno solo il cellulare (nella maggior parte dei casi personale). Alcuni avranno un'ottima connessione a Internet, altri molto meno.

Come potete assicurarvi che tutti i membri del vostro team siano nelle migliori condizioni possibili per comunicare con i vostri clienti per telefono ?

Se avete il controllo dei numeri di telefono conosciuti da tutti i vostri clienti, utilizzando i numeri virtuali, ideali per il telelavoro, potete assicurarvi che tutti i membri del vostro team siano nelle migliori condizioni possibili per comunicare telefonicamente con i vostri clienti.L'ideale sarebbe poter fare tutto ciò che si vuole dietro questi numeri, in modo da avere la flessibilità necessaria.

In termini pratici, si può optare per una soluzione di telefonia che funziona :

• con la rete telefonica, reindirizzando le chiamate su linee fisse e/o mobili,
• e con il VoIP, utilizzando un softphone per ricevere ed effettuare chiamate da un browser web.

In questo modo potrete coprire tutte le configurazioni dei vostri dipendenti:

• linee fisse
• telefoni cellulari aziendali e personali
• connessione Internet di buona o scarsa qualità, ecc.

Per adattarsi facilmente al telelavoro, è bene disporre di una soluzione di telefonia sufficientemente flessibile da funzionare in qualsiasi caso d'uso.

Date ai dipendenti l'autonomia di gestire le proprie chiamate

Ora avete un controllo migliore sui vostri numeri e avete una soluzione flessibile che si adatta bene all'ambiente di ciascun dipendente. Ora, come evitare di dover chiamare il team IT ogni volta che si deve apportare la minima modifica?

Date il potere ai vostri dipendenti!

L'espressione è forse un po' forte, quindi diciamo piuttosto: fornite ai vostri dipendenti strumenti che diano loro l' autonomia di organizzare da soli la gestione delle loro telefonate.

Con una soluzione cloud, date loro accesso a interfacce web e mobili in modo che possano :

• visualizzare le loro chiamate
• ascoltare i messaggi
• effettuare chiamate
• gestire la loro disponibilità (presenza, ferie, assenze),
• configurare l'overflow delle chiamate verso un collega e collegarsi al CRM, tra le altre cose.

Le e-mail hanno diritto a un software semplice e facile da usare, quindi implementate lo stesso tipo di soluzione per le chiamate.

Con una console dedicata, ogni venditore è un utente della soluzione telefonica che può agire sulle proprie chiamate e interagire con gli altri membri del team. In questo modo, ogni venditore è autonomo nella gestione di una parte della soluzione di telefonia che utilizza quotidianamente per comunicare con i clienti.

Offrire ai manager i mezzi per monitorare efficacemente i loro team

Una delle maggiori preoccupazioni dei manager quando viene introdotto il telelavoro è avere gli strumenti giusti per supportare, monitorare, riorientare e formare i team di cui sono responsabili.

Con una soluzione cloud, i manager hanno una visione d'insieme della gestione delle chiamate dei loro team. Possono monitorare facilmente l'attività reciproca, utilizzando report in tempo reale per garantire che le chiamate vengano prese in carico o trasferite quando non è possibile, e che tutti i clienti o prospect vengano richiamati.

Grazie alla gestione dettagliata degli utenti, può accedere al registro delle chiamate di ciascun rappresentante e aiutarlo a organizzare il flusso di chiamate. In caso di assenze impreviste (assenze per malattia o per cura dei figli, che al momento sono relativamente frequenti), il manager può configurare un periodo di assenza attivando il reindirizzamento delle chiamate a un altro membro del team.

Questa trasparenza, unita all'autonomia individuale, crea una grande fiducia e sicurezza in ogni team. Le incognite e i sospetti non esistono più e tutti lavorano in modo efficiente per servire i clienti. È una situazione vantaggiosa per i clienti, i venditori e i manager.

Come si può realizzare tutto questo in modo rapido e a costi ragionevoli?

Passando al digitale! Il mercato francese offre una serie di soluzioni SaaS per la telefonia aziendale, in grado di supportarvi in base alla natura delle vostre esigenze. Questi strumenti hanno il vantaggio di semplificare il lavoro quotidiano dei vostri team, offrendo ai dipendenti autonomia, flessibilità e trasparenza:

• dando ai dipendenti autonomia, flessibilità e trasparenza
• fornendo controllo e visibilità agli amministratori dell'azienda;

Per ottenere questo risultato a un costo ragionevole, senza dover coinvolgere il vostro team in un processo di cambiamento importante, potete optare per una soluzione che modernizzi l'installazione e il funzionamento attuali, senza cambiare tutto. L'azienda francese Dexem, ad esempio, consente di installare soluzioni cloud per la gestione delle chiamate in aggiunta all'installazione esistente, senza sostituirla.

In questo modo è possibile adattarsi in modo rapido e graduale al telelavoro, continuando a operare in modo efficiente sul posto e beneficiando di una serie di nuove funzionalità, per continuare ad avere un contatto diretto e umano con i clienti al telefono.

È sicuramente il momento giusto per attrezzarsi!

Il telelavoro è diventato una tendenza importante e ha ricevuto un vero e proprio impulso dalle misure introdotte per far fronte alla Covid-19. Le aziende e i dipendenti hanno visto che è possibile continuare a ottenere buoni risultati con il telelavoro "su scala".

Una grande maggioranza di dipendenti è ora molto favorevole, in modalità ibrida o a tempo pieno. Alcuni dipendenti, in accordo con la propria azienda, hanno persino deciso di trasferirsi altrove alla ricerca di un compromesso migliore in termini di condizioni di vita. E, naturalmente, anche molte aziende ne stanno raccogliendo i frutti: aumento della produttività, fidelizzazione dei dipendenti, maggiore facilità di assunzione, riduzione degli affitti dei locali e così via.

Il telelavoro è destinato a diventare una nuova norma nel mondo del lavoro.

Per sostenere questo cambiamento, rimanere competitivi sui vostri mercati e fornire ai vostri dipendenti gli strumenti giusti, la telefonia è essenziale! È un mezzo di comunicazione particolarmente efficace per ricreare vicinanza e fiducia nel lavoro a distanza. È sicuramente il momento giusto per attrezzarsi!