Chilometri esenti: cosa sono e quali disposizioni di legge si applicano?

La gestione delle spese aziendali relative alle trasferte fuori ufficio, tra cui viaggi, pasti e alloggio, solleva spesso dubbi sul fatto che rientrino o meno nel concetto di chilometraggio esente.

Sapere cosa sono queste spese e come vengono trattate ai fini fiscali vi permette, da un lato, di monitorarle e controllarle finanziariamente per mantenere l' equilibrio economico della vostra azienda. Dall'altro lato, è possibile rispettare gli obblighi nei confronti dell' Agenzia delle Entrate.

In questo articolo presentiamo una classificazione delle spese esenti dall'imposta sul reddito delle persone fisiche e illustriamo nel dettaglio le disposizioni fiscali in materia.

Vedere tutti i software Note spese

Quali spese sono esenti dall'imposta sul reddito delle persone fisiche: indennità e trasferte

In generale, qualsiasi pagamento effettuato da un'azienda ai propri dipendenti costituisce un reddito da lavoro. Rientra quindi nella base imponibile e tassabile su cui si calcola l' imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPF).

Tuttavia, l'articolo 147 del Regio Decreto Legislativo 8/2015 prevede l'esenzione dalla tassazione nel caso di alcuni corrispettivi e profitti che soddisfino determinate condizioni e abbiano il supporto per giustificarli.

Tra queste esenzioni rientrano le spese di viaggio, soggiorno e sussistenza che non superano i limiti che esamineremo più avanti in questo articolo.

Nello stesso senso, le spese di viaggio, soggiorno e indennità per un periodo continuativo di oltre nove mesi saranno soggette a tassazione.

Tipi di spese esenti dall'imposta sul reddito delle persone fisiche: condizioni da rispettare

Vediamo ora come devono essere giustificate le spese per essere escluse dalla base contributiva.

In genere, nei casi in cui non si applica l'esenzione, le aziende fanno riferimento alle aliquote stabilite dal contratto collettivo e utilizzano una scheda o una nota spese per dettagliare l'importo da pagare.

1. Spese di viaggio esenti: come giustificarle?

Le spese chilometriche si riferiscono alle spese sostenute da una persona, generate nell'ambito di una trasferta professionale, necessaria per adempiere ai compiti e alle attività della sua posizione.

In questo senso, l'esenzione si applica quando il dipendente utilizza i mezzi pubblici:

• utilizza i mezzi di trasporto pubblici, che devono essere supportati da fatture o altri documenti equivalenti (biglietti aerei, ferroviari, dell'autobus, ecc.);
• altrimenti, fino a 0,19 euro per chilometro percorso.

🙋‍♀️ Le spese di viaggio esenti possono includere pedaggi e parcheggi, purché debitamente giustificati.

2. Spese di vitto e alloggio: come possono essere giustificate?

Le spese di vitto e alloggio comprendono le spese di viaggio per recarsi in un comune diverso da quello in cui la persona lavora o risiede abitualmente. Allo stesso modo, le normali spese di soggiorno e quelle sostenute in:

• alberghi e altri esercizi di ristorazione,
• ristoranti.

In entrambi i casi, è necessario disporre dei documenti giustificativi che attestino:

• giorno e luogo del viaggio,
• il motivo o la ragione.

🙋‍♀️ La retribuzione dei pasti, al di fuori delle trasferte di lavoro, avviene sotto forma di compenso in natura (diritto a biglietti per il ristorante o possibilità di mangiare nel ristorante aziendale).

Tabella riassuntiva e altre disposizioni sulle spese esenti

Di seguito è riportato un riepilogo delle spese esenti da imposte e degli importi applicabili, nonché altre disposizioni pertinenti.

Fonte: Dichiarazione dei redditi delle persone fisiche.

La legislazione prevede anche altre norme speciali per definire l'esenzione dal prelievo per quanto riguarda:

• personale di volo delle compagnie aeree,
• personale distaccato all'estero,
• luoghi di lavoro mobili o itineranti
• rapporti di lavoro speciali di natura dipendente
• trasferimento di lavoro,
• membri di tribunali con giuria,
• membri di seggi elettorali,
• membri di istituzioni rappresentative.

Spese esenti: aggiornamento per il 2020

A seguito della risoluzione 3972 del 2018 del Tribunale Economico Amministrativo (TEAC), è stato stabilito che, poiché è l'azienda a definire e supervisionare l'attività dei propri dipendenti, è l'azienda stessa a dover presentare i documenti giustificativi delle spese per indennità e trasferte.

Questo sposta la responsabilità dal dipendente, anche se non impedisce a quest'ultimo di continuare a fornire volontariamente i documenti giustificativi.

Vedere tutti i software Note spese

Chilometraggio esente: buone pratiche

Ora che avete raggruppato e definito le spese esenti dall'IRFP, l'unica cosa che resta da fare è rispettare le buone pratiche contabili.

Ricordate che le aziende sono obbligate a registrare l'importo di tutte le retribuzioni pagate ai propri dipendenti. Allo stesso modo, devono dichiararli in ogni periodo di liquidazione.

Mettiamoci al lavoro!