Tutto quello che c'è da sapere sulle regole dei viaggi d'affari

I viaggi d'affari sono uno strumento di crescita che contribuisce allo sviluppo e all'umanizzazione delle aziende.

Così, mentre ci evolviamo in un mondo sempre più dematerializzato, dove la comunicazione virtuale è un gioco da ragazzi, il contatto umano e l' intervento in loco sono talvolta indispensabili. ☝️

Un giorno potremo teletrasportarci con una buona connessione wifi... Nel frattempo, ecco una guida ai viaggi d'affari, con le normative da conoscere e i metodi per ottimizzare la gestione... digitale.

Buon viaggio! 🚗

Vedere tutti i software Note spese

Esaminiamo le basi dei viaggi d'affari

Cosa si intende per viaggio d'affari?

Conosciuto anche come viaggio d'affari, un viaggio d'affari comporta lo svolgimento di un'attività professionale, individuale o di gruppo, lontano dal luogo abituale di lavoro o da casa.

La durata di un viaggio d'affari varia. Può svolgersi nell'arco di una giornata lavorativa, ma se dura più di 24 ore viene spesso definito viaggio d'affari.

💡 Attenzione: i viaggi di lavoro all'estero sono limitati a:

• meno di 90 giorni consecutivi ;
• meno di 180 giorni all'anno.

In caso contrario, il viaggio non è più un incarico all'estero, ma un espatrio o un distacco.

Quale mezzo di trasporto devo scegliere per il mio viaggio di lavoro?

Spetta al datore di lavoro stabilire il mezzo di trasporto da utilizzare per i viaggi di lavoro. Tuttavia, deve essere compatibile con lo stato di salute del dipendente.

Ad esempio, se il dipendente non è fisicamente in grado di prendere l'aereo, è necessario fornire un certificato medico.

Inoltre, il datore di lavoro non ha il diritto di richiedere al dipendente di utilizzare il suo veicolo personale. In ogni caso, il datore di lavoro è responsabile della sicurezza del dipendente e deve garantirla, indipendentemente dal mezzo di trasporto scelto.

È possibile rifiutare un viaggio di lavoro?

In generale

Alcune attività comportano la necessità di viaggiare su base più o meno regolare. Pertanto, il dipendente non può rifiutarsi di viaggiare con il pretesto che il contratto di lavoro non prevede nulla.

Tuttavia, se esiste una clausola di distacco, che specifica l'area geografica interessata, e la richiesta del datore di lavoro è al di fuori di tale area, il dipendente ha il diritto di rifiutare.

Allo stesso modo, se la clausola non specifica un'area geografica, non è legale.

In caso di attività sedentaria

In caso di attività professionale sedentaria, la richiesta di un distacco eccezionale non costituisce una modifica del contratto di lavoro. Può essere rifiutata per motivi personali (persona dipendente), ma il rifiuto deve essere giustificato.

In caso contrario, il rifiuto è considerato un atto di insubordinazione punibile con provvedimenti disciplinari, se l'azienda non è in grado di trovare soluzioni alternative e ne subisce un danno.

☝️ I lunghi viaggi non possono essere motivo di rifiuto se i compiti assegnati rientrano nel normale svolgimento delle mansioni del dipendente.

Il viaggio tra casa e lavoro è considerato pendolarismo?

Il tempo di pendolarismo è tempo di lavoro? Secondo l' articolo L3121-1 del Codice del lavoro francese, "l'orario di lavoro effettivo è il tempo durante il quale il dipendente è a disposizione del datore di lavoro ed esegue le sue istruzioni senza essere libero di perseguire i propri interessi personali".

Pertanto, il tempo impiegato per recarsi da casa al luogo di lavoro abituale, a prescindere dalla distanza, non costituisce orario di lavoro effettivo.

Allo stesso modo, il tragitto da casa a un luogo di lavoro non abituale non dà diritto ad alcuna indennità se non supera il normale tempo di pendolarismo tra casa e lavoro.

Scoprite tutto quello che c'è da sapere in questo video!

La questione delle trasferte nel contratto di lavoro

Molti conoscono la frase prudente "il dipendente può essere tenuto a viaggiare per motivi professionali nell'esercizio delle sue funzioni".

Tuttavia, non è necessario che il contratto di lavoro preveda la trasferta . La legge ritiene che, in assenza di una clausola specifica, il consenso del dipendente a viaggiare sia tacito se l'azienda ne ha bisogno.

Tuttavia, per entrambe le parti, se sono previste trasferte regolari, è preferibile delimitare l' ambito geografico degli spostamenti e le condizioni (durata, frequenza), mediante una clausola di mobilità professionale. 🧳

Inoltre, ai fini della trasparenza e di una buona comunicazione interna, le istruzioni relative ai viaggi di lavoro dovrebbero essere redatte su un supporto accessibile ai dipendenti e includere un promemoria su

• i mezzi di trasporto preferiti
• la persona incaricata di gestire le trasferte
• le basi e le scadenze per il rimborso
• i documenti di supporto da presentare
• i canali amministrativi da seguire, ecc.

Come vengono conteggiate le ore di lavoro su strada? Regole imposte alle aziende

Casi in cui le spese sono coperte e rimborsate

Come abbiamo visto in precedenza, i viaggi tra il domicilio e il luogo di lavoro non sono considerati viaggi di lavoro.

☝️ Tuttavia, va notato che :

• per i lavoratori mobili, la Corte di giustizia dell'Unione europea (CGUE) ritiene che il tempo trascorso tra il domicilio e il primo cliente e tra l'ultimo cliente e il domicilio debba essere conteggiato come orario di lavoro, ai soli fini del calcolo del periodo minimo di riposo tra due giorni lavorativi;
• il tempo trascorso in viaggio da un luogo di lavoro all'altro, ad esempio tra due clienti, è considerato come orario di lavoro effettivo;
• durante un viaggio di lavoro, il tempo trascorso sui mezzi di trasporto (aereo, treno, car pooling, ecc.), comprese le soste e le attese per l'imbarco, è considerato tempo di lavoro effettivo. In pratica, la retribuzione viene semplicemente mantenuta e non può essere ridotta;
• nel caso di viaggi al di fuori del normale orario di lavoro, in cui il lavoratore deve pernottare in albergo, questo tempo di lavoro viene talvolta definito come tempo di lavoro effettivo non produttivo. Non solo le spese sono coperte, ma il dipendente può anche essere compensato, ad esempio con una somma forfettaria al giorno o con un'indennità sostitutiva del tempo libero. Per saperlo, è importante consultare i contratti collettivi e aziendali;
• per il personale a chiamata, soprattutto nel settore delle costruzioni e dei lavori pubblici, il tempo di viaggio da casa durante gli interventi eccezionali deve essere conteggiato e retribuito come orario di lavoro effettivo;
• per quanto riguarda il pendolarismo tra l'azienda e il luogo di lavoro, si tratta di orario di lavoro effettivo se il lavoratore deve recarsi in azienda prima di recarsi sul posto di lavoro.

Compensi per viaggi di lavoro

In generale...

Il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le spese di viaggio per motivi di lavoro, fino al limite di spese strettamente necessarie, spiegate in anticipo al dipendente, come ad esempio :

• spese di trasporto
• spese di alloggio
• spese per i pasti.

Se il dipendente è responsabile della prenotazione del proprio viaggio, il datore di lavoro indicherà se ci sono dei limiti. Ad esempio, una copertura limitata alla 2a classe per il treno (il dipendente è libero di optare per la 1ʳᵉ classe e pagare la differenza), un pacchetto da asporto predefinito, ecc.

Ma in nessun caso possono esserci differenze di trattamento tra i dipendenti.

Anche i dipendenti hanno dei doveri: devono essere in grado di giustificare le spese sostenute e, a tal fine, devono conservare tutti i documenti che consentono di ottenere il rimborso.

☝️ Secondo il contratto collettivo, i viaggi di lavoro al di fuori dei normali giorni e orari di lavoro, delle domeniche e dei giorni festivi danno diritto a un'indennità aggiuntiva.

E le indennità per i viaggi a lunga distanza?

Secondo l'URSSAF, il pendolarismo a lunga distanza "è caratterizzato dall'impossibilità per il lavoratore di tornare a casa ogni giorno a causa delle sue condizioni di lavoro".

Può quindi essere corrisposta un' indennità di lunga percorrenza per compensare i costi aggiuntivi di vitto e alloggio (importi 2022):

• 19,40 per pasto ;
• 69,50 al giorno per pernottamento e prima colazione a Parigi e dintorni;
• 51,60 al giorno per pernottamento e prima colazione nelle province.

☝️ L' indennità giornaliera per le spese di lavoro è esente da contributi sociali fino al limite delle spese sopra indicate.

Calcolo delle indennità chilometriche

Esistono diversi metodi di rimborso e pagamento:

• su base forfettaria ;
• su base effettiva (secondo la tabella chilometrica URSSAF).

Per semplificare la gestione dei viaggi di lavoro ed evitare l'accumulo di richieste di rimborso spese, è possibile utilizzare le carte di pagamento. Ad esempio, sono disponibili carte carburante per le spese di benzina.

Gestione dei viaggi d'affari

Chi organizza la gestione dei viaggi d'affari?

Conosciuta anche come business travel management, la gestione dei viaggi d'affari spetta al travel manager, che gestisce tutti i viaggi e le trasferte di un'azienda, nel 23% delle aziende nel 2018.

Per il resto, nel 28% dei casi si tratta del reparto finanziario, degli Approvvigionamenti (24%), delle Risorse Umane (15%) o di altri soggetti (10%).

La gestione delle trasferte comprende l' organizzazione, la prenotazione e il pagamento dei viaggi, tra cui :

• la definizione di una politica di viaggio aziendale (CTP );
• gestione amministrativa e contabile (addebito, elaborazione, controllo delle note spese e dei documenti giustificativi, rimborso)
• gestione della flotta, se necessario
• la tenuta dei registri di viaggio
• confronto delle offerte di servizi (trasporto, franchigia bagaglio, alloggio)
• Gestione dei rischi legati al viaggio ;
• espletamento di formalità quali visti, assicurazioni, ecc.

6 pacchetti software per una facile gestione delle spese

Punti di forza e vantaggi dei software di gestione delle spese

È difficile comprendere la complessità delle normative in vigore, le specificità di ogni settore di attività e le zone d'ombra legali. Tra tolleranza, giurisprudenza ed eccezioni, vi consigliamo di rivolgervi a un esperto di diritto del lavoro, sia per la stesura dei contratti che per rispondere a domande specifiche sui viaggi di lavoro.

Vi consigliamo inoltre di dotarvi di uno strumento di gestione delle spese, con l'obiettivo di risparmiare tempo e rispettare il più possibile le disposizioni di legge.

☁️ Nel cloud, in modalità SaaS, hanno il vantaggio di essere aggiornati sulle ultime normative e di poter incorporare le specificità dei contratti collettivi e della travel policy aziendale, se esiste. Soprattutto, possono essere consultati da qualsiasi luogo, il che li rende molto pratici quando si è in viaggio.

Quale software scegliere?

Ecco 6 programmi da provare:

• ⚒️ Expensya ▷ Digitalizzare e automatizzare l'intero processo delle spese aziendali. Evitate l'inserimento manuale dei dati, soggetto a errori, sostituendo la carta con un file digitale con valore probatorio, e integrate i vostri dati con la contabilità, le buste paga o il software ERP.
• ⚒️ Kizeo Forms ▷ Vantaggi? La raccolta delle informazioni non solo è dematerializzata, ma può essere completamente configurata fin dalla creazione del modulo, con la selezione dei campi obbligatori da compilare.
• ⚒️ Rydoo ▷ Dotato anch'esso di tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri, l'editor offre la gestione tradizionale delle note spese con Rydoo Expense, nonché la gestione delle trasferte aziendali con Rydoo Travel.
• ⚒️ Silae Expense ▷ I suoi punti di forza? L'intelligenza artificiale che ottimizza lo strumento, una cassaforte digitale con valore probatorio in caso di audit e un ecosistema di connettori per una soluzione di tipo ERP.
• ⚒️ Skipr ▷ Gestire tutti i viaggi di lavoro con semplicità e flessibilità, dalla pianificazione al pagamento. Questa soluzione innovativa ed eco-responsabile riduce il carico di lavoro amministrativo e diventa un alleato dei vostri dipendenti.
• ⚒️ Soldo ▷ Una vera soluzione chiavi in mano per la gestione delle spese di viaggio. Con la sua piattaforma SaaS, la sua applicazione mobile e la sua gamma di carte fisiche o virtuali o di carte carburante, è ideale per le PMI e le piccole e medie imprese che desiderano aumentare l'efficienza nella gestione delle spese e tracciare tutte le transazioni in tempo reale.

3 pacchetti software per preparare i viaggi di lavoro e anticipare le spese

• ⚒️ Bolt Business ▷ Pianifica i viaggi di lavoro del tuo team e tienili sotto controllo con limiti di spesa personalizzati. Tracciate i viaggi in tempo reale e beneficiate di una fatturazione mensile semplificata. Non è necessario gestire le richieste di rimborso spese dopo il viaggio! Tutto semplificato, nel rispetto del vostro budget e integrato nella vostra contabilità.
• ⚒️ Mooncard ▷ Mooncard va oltre, offrendo un'interfaccia software per la gestione e l'analisi finanziaria e contabile, oltre a (e soprattutto!) una carta di pagamento e una carta carburante configurabili. In questo modo non è più necessario gestire le note spese. I team finanziari risparmiano tempo e controllano la propria tesoreria.
• ⚒️ Navan ▷ una soluzione indispensabile per tutte le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei viaggi d'affari, grazie a: prenotazioni semplificate, gestione automatizzata delle spese e una panoramica dei viaggi d'affari.

Vedere tutti i software Note spese

Cosa c'è da sapere sui viaggi d'affari?

Come avrete notato, le leggi che regolano i viaggi d'affari sono piuttosto chiare per quanto riguarda gli obblighi. È necessario sapere di che cosa si tratta per poter prevedere al meglio le varie modalità di compensazione e rimborso, altrimenti non è possibile garantire il rispetto della normativa.

L'utilizzo del software giusto può aiutarvi a organizzare e gestire questo processo nel modo più efficiente possibile. È la chiave della conformità.

Avete raggiunto la vostra meta! 🚖