Perché un contratto di manutenzione e come gestirlo?

Come un contratto per la fornitura di servizi, un contratto di manutenzione è un accordo tra diverse parti, in questo caso un fornitore di manutenzione e il suo cliente, che conferisce loro diritti e obblighi legali. In particolare, questo documento stabilisce i termini e le condizioni dei servizi di manutenzione e impegna il fornitore di servizi a fornire i servizi concordati. Una volta firmato e convalidato, il contratto diventa legge per entrambe le parti, che devono rispettarlo.

I possibili interventi comprendono l' assistenza fornita al cliente, come le riparazioni e la prevenzione dei guasti, sia nella manutenzione informatica che in quella industriale o nel settore edilizio.

Vediamo più da vicino a cosa serve un contratto di manutenzione. Quali sono le sue funzioni? Cosa contiene e come si comprende? Che siate fornitori di servizi di manutenzione o clienti, troverete sicuramente informazioni essenziali su questo importante aspetto della gestione della manutenzione. Entriamo quindi nel vivo della questione!

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Il contratto di manutenzione: definizioni e funzioni

Che cos'è la manutenzione?

La manutenzione comprende tutte le operazioni utilizzate per garantire il corretto funzionamento di apparecchiature, macchine o dispositivi informatici. Può comportare misure preventive (revisione, pulizia, prevenzione dell'usura, controlli per anticipare eventuali malfunzionamenti, ecc.) o curative (riparazioni, sostituzione di parti, risoluzione di problemi, correzione di bug informatici, ecc.)

La manutenzione è un termine generale che copre molti aspetti diversi e le operazioni coinvolte variano a seconda del :

• campo di applicazione: industria, edilizia, apparecchiature informatiche, ecc;
• tipo di attrezzatura : manutenzione di hardware (macchine, ecc.) o di beni immateriali (siti web, software, ecc.);
• risultato desiderato: durata del bene, disponibilità o frequenza di utilizzo in un determinato periodo di tempo, ecc;
• mezzi di intervento tecnico: intervento fisico, intervento remoto tramite assistenza tecnica o software di gestione, ecc.

A seconda della situazione - e ce ne sono molte - le operazioni riguardano la manutenzione preventiva, la manutenzione predittiva o la manutenzione correttiva.

Qual è la differenza con un contratto di manutenzione?

Sebbene esista un'ampia gamma di tipi di manutenzione, anche i contratti possono essere differenziati. Possiamo distinguere tra :

Contratto di manutenzione

Questo documento viene redatto quando le parti concordano che la società di manutenzione interverrà regolarmente per verificare il corretto funzionamento delle apparecchiature installate. I controlli sono programmati e inclusi nel contratto.

Qualsiasi altro intervento o sostituzione di apparecchiature non programmati saranno fatturati in aggiunta. Se vengono individuati problemi tecnici importanti, il fornitore di servizi si impegna a redigere un preventivo.

Ad esempio: quando si installa un impianto di condizionamento, un contratto di manutenzione prevede la pulizia e il controllo delle condizioni operative dell'apparecchio durante le visite annuali.

Contratto di manutenzione semplice

Un contratto di manutenzione semplice va oltre il contratto di manutenzione. Suggella l'impegno del fornitore di servizi a garantire il corretto funzionamento dell'apparecchiatura installata, per cui non prevede costi aggiuntivi per gli interventi effettuati in caso di guasto.

Gli interventi di manutenzione sono quindi gratuiti, con prezzi fissati in anticipo, sotto forma di importo forfettario, a seconda delle risorse impiegate e del tempo dedicato ai lavori, o soggetti a un tetto di spesa. Tuttavia, le tariffe non includono il costo delle parti e dei materiali utilizzati per le riparazioni.

💡 Ad esempio: in alcune offerte di telefonia, l'azienda si impegna a intervenire in caso di interruzione del servizio, ma le parti necessarie per la riparazione restano a carico del cliente.

Contratto di manutenzione completa

Il contratto di manutenzione completa impegna l'azienda a garantire il corretto funzionamento delle apparecchiature fornite, a intervenire in caso di guasto e a fornire apparecchiature sostitutive. Si tratta di un contratto "chiavi in mano", che comprende sia la manutenzione preventiva che quella correttiva, oltre alle parti di ricambio necessarie.

Ad esempio: un contratto di manutenzione per il sistema informatico di un'azienda, nell'ambito di un servizio di outsourcing, può includere la manutenzione, i ricambi necessari e la supervisione in tempo reale, il tutto con un canone di abbonamento.

Funzioni e obiettivi di un contratto di manutenzione

Per il fornitore di servizi, questo documento fornisce un quadro preciso per qualsiasi lavoro futuro necessario per la manutenzione di un asset, compresi la durata e le scadenze, nonché le tariffe applicate. Le richieste prevedibili sono quindi elencate in un contratto di manutenzione, che ne prevede la gestione.

Generalmente il contratto si basa su un abbonamento annuale : le parti si accordano preventivamente sui prezzi. Le tariffe non sempre includono il costo delle parti o delle attrezzature necessarie per le riparazioni, ad esempio.

Questo documento è interessante anche per il cliente. Per mantenere la loro attività produttiva, essi stipulano un contratto per definire le loro esigenze di assistenza e manutenzione. L'obiettivo: anticipare e prevedere incidenti, malfunzionamenti o guasti. L'obiettivo è anticipare e prevedere incidenti, malfunzionamenti e guasti, mantenendo le attrezzature e i macchinari in condizioni ottimali per garantirne il funzionamento e, di conseguenza, le prestazioni.

☝ Sottoscrivere questo tipo di contratto comporta una serie di vantaggi: in caso di guasto, ci permette di intervenire nel più breve tempo possibile e con maggiore efficienza rispetto ai servizi di assistenza convenzionali, perché gli operatori conoscono i prodotti, la pratica del cliente e le sue caratteristiche specifiche.

Quali sono i diversi tipi di contratto di manutenzione?

Contratti di manutenzione IT

Nel settore informatico, i contratti di manutenzione rivestono un'importanza significativa per le aziende di oggi, soprattutto quando la maggior parte delle attività è basata su computer. Le apparecchiature informatiche richiedono una cura particolare per evitare guasti che potrebbero compromettere la produzione di un'azienda o l'attività di un fornitore di servizi.

Questo contratto copre la risoluzione dei problemi, la regolazione, la riparazione, il miglioramento e il monitoraggio delle apparecchiature hardware o virtuali, entro un ambito definito.

La manutenzione del software, che è progressiva e si concentra sullo sviluppo di applicazioni e software, è generalmente coperta da un contratto indipendente.

Contratti di manutenzione industriale

Il settore industriale è molto vasto ed è a sua volta suddiviso in sottosettori come quello alimentare, metallurgico e farmaceutico. In tutti i casi, le aziende di questo settore stipulano generalmente un contratto di manutenzione con un fornitore di servizi specializzato per le loro apparecchiature industriali.

Esistono inoltre diversi tipi di manutenzione, sia preventiva che correttiva, i cui obiettivi sono specificati nel contratto:

• per la prevenzione: diagnosi di potenziali danni alle apparecchiature meccaniche o informatiche,
• manutenzione correttiva: risoluzione dei problemi o riparazione in caso di danni ai sistemi.

Contratto di manutenzione degli edifici

I contratti di manutenzione degli edifici sono utilizzati nella gestione degli immobili sia nel settore privato che in quello pubblico. In genere vengono redatti per coprire la manutenzione di un sito, dei suoi edifici e delle attrezzature associate.

I contratti possono riguardare diversi settori, come il riscaldamento e la climatizzazione, la ventilazione e il condizionamento, l'idraulica, i sistemi antincendio, i tetti piani, gli ascensori, ecc. Se siete il direttore tecnico o il responsabile dei servizi di manutenzione, assicuratevi che il contratto specifichi la natura del lavoro e l'area tecnica interessata.

Cosa c'è da sapere sui contratti di manutenzione

Come per ogni contratto, la legge delle parti si applica e regola il rapporto contrattuale. In caso di risoluzione, si applicano le disposizioni del contratto. Un contratto a tempo determinato può essere risolto solo di comune accordo tra le parti o alla scadenza del contratto.

Ecco altri punti importanti da considerare:

Clausole del contratto di manutenzione

Un contratto di manutenzione ha una struttura simile a quella di un contratto di assistenza, con clausole di base e specifiche. Queste includono (ma non si limitano a)

• menzione delle parti coinvolte
• lo scopo del servizio
• il prezzo e i termini di pagamento
• la durata del contratto
• gli obblighi del fornitore del servizio
• gli obblighi del cliente,
• la responsabilità,
• risoluzione delle controversie,
• legge applicabile e giurisdizione, ecc.

Le varie parti del contratto devono definire in modo chiaro e preciso i servizi e le esigenze a cui corrispondono, evitando qualsiasi ambivalenza in termini tecnici o organizzativi. Devono inoltre specificare le condizioni di applicazione del contratto.

Le clausole legali sono spesso integrate da clausole commerciali (tariffe applicabili), da clausole tecniche (tasso di produzione, capacità produttiva, potenziale di utilizzo) e talvolta da clausole di salute e sicurezza (per determinati lavori di manutenzione).

Gli obblighi delle parti

Le parti del contratto hanno doveri e obblighi reciproci.

👉 Il fornitore di servizi si impegna a fare tutto il necessario per eseguire il lavoro specificato nel contratto e nei tempi concordati. Clausole più specifiche possono imporre altri obblighi.

👉 Da parte del cliente: il cliente si impegna innanzitutto a pagare il prezzo concordato per i servizi di manutenzione. Se non lo fa, il fornitore di servizi può sospendere l'esecuzione del contratto. Il cliente ha anche un altro obbligo, ovvero quello di fornire al fornitore di servizi informazioni e risorse sufficienti per svolgere il suo lavoro.

Stesura di un contratto di manutenzione: punti importanti da tenere a mente

Per la redazione dei contratti sono disponibili modelli ed esempi di contratti standard, che possono servire come buona base per familiarizzare con la struttura del contratto e i paragrafi da includere.

Poiché gli aspetti commerciali e amministrativi di ogni azienda sono specifici, un modello di contratto di manutenzione, come quelli che si possono trovare gratuitamente su Internet, può avere dei limiti.

Per garantire un lavoro personalizzato e quindi più efficace, è preferibile far redigere un contratto su misura da un avvocato. Se da un lato ciò può avere un costo, dall'altro garantisce :

• affidabilità
• personalizzazione in base alle vostre esigenze
• il rispetto delle ultime disposizioni di legge in vigore.

Inoltre, potrete beneficiare di un contratto giuridicamente valido e sarete informati su tutti i dettagli. I prezzi di un contratto di manutenzione sono variabili e dipendono dall'esperto consultato.

E per quanto riguarda la conservazione e l'archiviazione?

I contratti possono essere prodotti in formato elettronico o cartaceo. In entrambi i casi, sono soggetti ai requisiti di conservazione dei documenti amministrativi.

Per i contratti stipulati nell'ambito di una relazione commerciale, il periodo di conservazione legale è di 5 anni.

Semplificare la gestione dei contratti di manutenzione

I vantaggi del software di gestione

Una soluzione software per il monitoraggio e la gestione dei contratti, come un CMMS (computer-aided maintenance management system), aiuta le aziende a pianificare e organizzare la manutenzione delle loro attrezzature e dei loro servizi.

Per quanto riguarda i fornitori di servizi, il software di gestione della manutenzione e dei percorsi consente di pianificare gli interventi e di ottimizzare gli spostamenti delle squadre sul campo, che possono accedere a tutte le informazioni più recenti, in particolare quelle previste dal contratto, da un'applicazione mobile.

I vantaggi includono

• Centralizzazione dei dati e accesso per più utenti,
• tracciabilità e rintracciabilità degli interventi
• supporto decisionale con la produzione di report sulle attività,
• risparmio di tempo e produttività,
• ottimizzazione della qualità del servizio, ecc.

Questi sono solo alcuni esempi:

• BigChange è un altro strumento dedicato alla gestione della manutenzione che aiuta a rispettare gli impegni di servizio: combina, tra l'altro, un back-office per la gestione delle relazioni con i clienti e la tracciabilità dello storico degli interventi di manutenzione e dei contratti, un'applicazione mobile per l'accesso sul campo e un portale clienti per la consultazione.

• Dimo Maint è una soluzione CMMS completa che facilita la gestione della manutenzione e funge da servizio post-vendita. Oltre a ottimizzare la gestione dei contratti con i fornitori e i prestatori di servizi, organizza e pianifica le attività, tiene traccia degli interventi per squadra o per attrezzatura e monitora i carichi di lavoro.
  
• Kizeo Forms è uno strumento per creare moduli personalizzabili al 100%. Consente di prendere facilmente appunti durante la riunione con il cliente per redigere il contratto di manutenzione senza omissioni, nonché di consultare le informazioni contrattuali e la reportistica durante gli interventi, in completa mobilità.

• Praxedo è un pacchetto software completo per la gestione dei servizi, pensato per i tecnici sul campo. La soluzione offre un'interfaccia web per organizzare gli orari dei tecnici e monitorare l'avanzamento dei lavori di manutenzione. Grazie alla sua applicazione mobile, i tecnici possono consultare con pochi clic le informazioni relative al loro lavoro, come le schede tecniche, i contratti di garanzia e lo storico degli interventi. Un ulteriore vantaggio: l'app può essere consultata offline, anche se il dipendente si trova in una zona bianca.

• Twimm offre un CMMS specializzato per il settore edilizio e immobiliare: se siete fornitori di servizi immobiliari, Twimm gestisce i vostri contratti di manutenzione in modo centralizzato; se siete gestori o proprietari di immobili, Twimm.me gestisce i vostri contratti di manutenzione e si relaziona con i vostri diversi fornitori di servizi.

Queste soluzioni sono modulari e multi-competenti: non esitate a chiedere maggiori informazioni e a richiedere una versione di prova per scegliere la formula più adatta alle esigenze della vostra organizzazione.

E i contratti di manutenzione senza carta?

Poiché un contratto digitale ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo, qualsiasi contratto può essere redatto in forma elettronica. Una soluzione CMMS consente di gestire tutti i contratti online, con la possibilità di apporre la firma elettronica su alcuni di essi.

Se lo strumento scelto non prevede questa opzione, potete anche optare per una soluzione di firma elettronica o per un software di gestione elettronica dei documenti (EDM).

In questo modo si guadagna in semplicità, si assicura un'archiviazione online sicura e si garantisce l'integrità del documento dematerializzato per tutta la sua durata grazie all'archiviazione digitale.

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Suggerimenti finali

Per evitare controversie o violazioni del contratto con il servizio di manutenzione, è essenziale, come per ogni contratto, prestare attenzione alla stesura del contratto di manutenzione e definire chiaramente il quadro e gli obiettivi dei servizi richiesti.

Il contratto può essere redatto nell'ambito della politica di manutenzione di un'azienda, sulla base di un'analisi dei rischi e dei costi, al fine di prendere decisioni sulle operazioni di manutenzione da considerare.

Ecco le ultime raccomandazioni per la stipula di un contratto di manutenzione:

• Definire con precisione lo scopo e l'ambito del contratto,
• definire chiaramente i termini e le responsabilità
• Scegliere il giusto tipo di manutenzione,
• scegliere una formula di prezzo appropriata,
• conoscere i propri obblighi.

Infine, per ottimizzare la gestione dei vostri contratti, non esitate a ricorrere a una soluzione software specializzata. Per trovare quella che fa al caso vostro, preparate un capitolato d'oneri che descriva tutte le funzioni essenziali per la vostra attività. Non resta che fare la vostra scelta!

Utilizzate già un software di gestione della manutenzione? Se sì, quali vantaggi vi offre?