Le 10 domande principali da porsi quando si sceglie un software di gestione delle scorte
Dotarsi di un software di gestione delle scorte e delle vendite può davvero ottimizzare la vostra attività e aiutarla a crescere. Questo vale per le aziende di qualsiasi dimensione. Gli imprenditori di oggi possono scegliere tra diverse soluzioni che possono rappresentare una vera e propria leva di crescita grazie all'automazione della gestione delle scorte.
Migliorare, semplificare e controllare in tempo reale sono gli obiettivi di una corretta integrazione del software di gestione delle scorte. Sono finiti i tempi di Excel! Benvenuti nell'era delle nuove tecnologie. Come imprenditori, avete di meglio da fare che programmare soluzioni inefficienti e dispendiose in termini di tempo.
Ora state cercando la soluzione ideale per la vostra azienda. Ma visti gli innumerevoli risultati su Internet, state pensando che potrebbe essere un compito scoraggiante! Lasciate che vi guidiamo nella scelta del software giusto per la vostra azienda. Ecco i fattori da considerare e le domande da porsi per prima cosa:
1. Qual è il profilo della vostra azienda?
Il primo passo è quello di tracciare un profilo della vostra azienda, perché ogni pacchetto software risponde a profili specifici. Potete raggruppare le seguenti informazioni:
- B2B, B2C o entrambi
- Tipo di attività: servizi, industria, artigianato, ecc.
- Canali di distribuzione: negozi, vendita per corrispondenza, e-commerce, grossisti, ecc.
- Dimensione internazionale e/o nazionale
- Numero di valute da gestire
- Numero di prodotti e referenze
- Numero di fornitori
- Numero di magazzini
- Numero di utenti simultanei, ecc.
2. Quanto è grande la vostra azienda?
Al giorno d'oggi, che si tratti di una start-up, di una piccolissima impresa o di una PMI, non è necessario essere una grande azienda per beneficiare delle funzionalità del software di gestione delle scorte. C'è qualcosa per ogni dimensione di azienda.
Quindi, considerando le dimensioni della vostra azienda (volume e numero di dipendenti), potete affinare la vostra ricerca. I budget destinati a questo software variano molto e non si vuole scegliere una soluzione troppo costosa! Assicuratevi di sapere a chi è destinato il software e se corrisponde al vostro volume d'affari.
3. Quali sono le sfide della gestione delle scorte per la vostra azienda?
Determinare i vostri obiettivi vi aiuterà a individuare più facilmente e più rapidamente le funzionalità del software di cui avete bisogno.
Ecco un elenco di sfide che potreste affrontare nella vostra azienda:
- Ottimizzare e automatizzare la gestione delle scorte e delle vendite: per evitare errori e risparmiare tempo.
- Migliorare la vostra strategia di acquisto: per evitare stock o scorte eccessive e ottenere trattative migliori.
- Aumentare la visibilità di tutte le attività per un processo decisionale più efficace:
- Identificazione dei costi e dei margini delle vendite in rapporti dettagliati.
- Stato e valutazione delle scorte in tempo reale
- Tracciabilità e localizzazione dei prodotti
- Collaborazione con il vostro team: la produttività e l'efficienza del vostro team possono essere migliorate grazie a una piattaforma collaborativa nel Cloud.
- Aumentare la qualità del servizio e la soddisfazione dei clienti: gli stock-out e gli errori di pricing sono costosi, soprattutto in termini di qualità del servizio clienti.
- Gestire una strategia di distribuzione omnichannel : vendete attraverso diversi canali di distribuzione (ad esempio, e-commerce, negozi, eventi, ecc.) e volete avere una visione chiara e in tempo reale del vostro stock.
Ovviamente questo non è un elenco esaustivo, ma vi aiuterà a riflettere.
4. Open Source vs SaaS (Software as a Service)?
Vi starete chiedendo cosa significhi tutto questo gergo! Senza spaventarvi, è meglio familiarizzare con alcuni dei termini che probabilmente incontrerete durante la vostra ricerca.
Open Source: si tratta di un software che incorpora una tecnologia il cui codice sorgente è disponibile ai programmatori. Le soluzioni offerte sono completamente personalizzabili, ma richiedono competenze tecniche, costi di manutenzione elevati e aggiornamenti frequenti.
SaaS: la tecnologia software SaaS consente di offrire soluzioni complete sotto forma di abbonamenti con hosting condiviso su un server esterno, senza costi di manutenzione né competenze tecniche. Gli aggiornamenti sono regolari e vengono eseguiti in remoto. In genere sono disponibili più funzioni.
5. Software ospitato o installato: quali sono le differenze?
Software installato: il software viene installato sul server dell'azienda dopo l'acquisto della licenza. Non è necessario disporre di Internet, ma è necessario esternalizzare l'assistenza tecnica e gli aggiornamenti e poi pagare per l'acquisto e l'esecuzione degli aggiornamenti all'interno dell'azienda. Il backup viene effettuato internamente.
Software in hosting: si tratta di una soluzione installata su server remoti a cui si può accedere via Internet. Il pagamento avviene tramite abbonamento. Queste soluzioni mobili consentono di lavorare a distanza e da diversi sistemi: cellulare, tablet, computer. La manutenzione e gli aggiornamenti dei dati sono a cura dell'editore. Infine, l'esternalizzazione dei dati può garantire una maggiore sicurezza.
6. Qual è il budget?
A seconda della scelta, il budget può essere completamente diverso. L'idea è quella di stabilire un budget che corrisponda alle vostre finanze e di studiare diverse proposte.
Se la gestione delle scorte è fondamentale per la vostra attività, fate attenzione a non ridurre al minimo il budget. Alcune soluzioni sono gratuite, ma spesso non sono molto scalabili e hanno funzionalità limitate.
Allo stesso modo, non ha senso acquistare un software sovradimensionato e spendere cifre enormi per uno strumento che utilizzerete solo al 30% delle sue capacità. Soprattutto perché è difficile da usare perché è così complicato!
Il budget può essere previsto come un unico investimento iniziale nel caso di soluzioni installate, ma attenzione: è necessario pianificare tutti i costi che si aggiungeranno: manutenzione, aggiornamenti, formazione del team, ecc.
In altri casi, come per le soluzioni in hosting, si sottoscrive un abbonamento annuale o mensile, senza sorprese, che vi darà un'idea precisa del costo annuale complessivo. I pacchetti di abbonamento offerti variano in base all'utilizzo. Prima di scegliere un pacchetto, assicuratevi di avere le idee ben chiare.
7. Di quali funzioni avete bisogno?
In genere, i pacchetti software forniscono un elenco dettagliato delle funzioni che offrono. Spesso l'elenco sembra lungo e difficile da leggere. Imparate a leggere tra le righe, perché spesso la stessa funzionalità compare in più punti e in forme diverse.
Il software dovrebbe ovviamente soddisfare la maggior parte delle vostre esigenze, ma non è la quantità di funzioni a renderlo più adatto. Prima di tutto, assicuratevi che "si attenga" ai vostri obiettivi.
Ecco un elenco di funzionalità, ancora una volta non esaustivo, che vi aiuterà a elencare con maggiore precisione le vostre esigenze.
Gestione delle vendite:
- Centralizzazione dei contatti e dei clienti,
- Creazione semplice di prodotti e gestione dei codici a barre,
- Preventivi, moduli d'ordine e fatture generati l'uno dall'altro con un solo clic,
- Tracciamento dei pagamenti in tempo reale,
- Supporto per più valute,
- Listini prezzi: condizioni commerciali diverse a seconda dei clienti...
Gestione degli acquisti e delle forniture:
- Centralizzazione dei contatti e dei clienti,
- Creazione di ordini di acquisto,
- Impostazione di uno stock di allerta per evitare carenze di scorte,
- monitoraggio dello stato degli ordini, ecc.
Gestione delle scorte :
- Stato delle scorte e inventario in tempo reale,
- Gestione di più magazzini,
- Regolazione delle scorte: movimenti in entrata e in uscita, movimenti tra diversi magazzini, ecc.
- Restituzione dei prodotti; dropshipping.
Statistiche, reportistica, cruscotti: in qualsiasi momento, è necessario essere in grado di identificare quali prodotti si stanno vendendo meglio, quale settore è il più vivace, ecc.
Dovete anche considerare il potenziale di sviluppo del software. La vostra attività è destinata a crescere e la soluzione che sceglierete dovrà accompagnarvi per almeno un certo periodo di tempo. Anche se non avete bisogno di tutte le funzionalità nell'immediato, pensate a lungo termine. Verificate che la soluzione sia dinamica e offra aggiornamenti regolari e nuove funzionalità.
8. Quali integrazioni sono essenziali per voi?
Contabilità, e-commerce, CRM: ci sono molte applicazioni interconnesse che possono ottimizzare la vostra organizzazione e i vostri metodi di lavoro. Ad esempio, se avete un sito di e-commerce Shopify o un software di contabilità come Quickbooks, dovrete assicurarvi che siano compatibili con il vostro software di gestione del magazzino.
9. Qualità dell'assistenza e del servizio post-vendita?
Verificate che il supporto tecnico sia valutato positivamente dagli utenti.
Alcuni software possono essere testati gratuitamente per una o due settimane, quindi non esitate! Questo è il modo migliore per capire se il software è adatto alla vostra azienda e se vi supporterà il più a lungo possibile.
10. Facilità di installazione e di utilizzo?
Infine, e certamente il punto più importante, è la facilità d'uso e di installazione del software. Ad esempio, alcune soluzioni consentono di importare i dati in modo rapido e diretto. In pochi minuti, il software è già operativo.
D'altra parte, la facilità d'uso è essenziale, perché non siete necessariamente esperti di tecnologia e non volete perdere tempo. Più il software è intuitivo, più sarà utile. Inoltre, se nel vostro team ci sono altri utenti, dovrete istruirli in modo che imparino a conoscere le funzioni il più rapidamente possibile.
Ora siete sulla buona strada per scegliere il software di gestione dell'inventario giusto e performante. Prendetevi il tempo necessario per studiare diverse soluzioni e, una volta convinti, capirete quanto il software di gestione dell'inventario possa cambiare la vostra vita, ottimizzare i vostri metodi di lavoro e accelerare la vostra crescita.
Articolo sponsorizzato. Gli esperti che hanno contribuito sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.
Articolo tradotto dal francese