Scorte di sicurezza: come calcolare il livello giusto

È davvero utile prevedere un livello di scorte di sicurezza?

In un contesto economico in cui la supply chain e la gestione degli ordini assumono una rilevanza crescente, non possiamo che rispondere affermativamente.

Le scorte di sicurezza, infatti, rappresentano un riparo dagli imprevisti che possono determinare un esaurimento dello stock. E, di conseguenza, permettono di evitare l’insoddisfazione dei clienti e la perdita di ricavi.

Tuttavia, anche l’eccesso di scorte rappresenta un costo da tenere in considerazione.

È quindi molto importante determinare il giusto livello di scorte, per un’organizzazione ottimale.

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Scorte di sicurezza: definizione

Le scorte di sicurezza possono essere considerate come uno stock “dormiente”, pronto all’uso in caso di una carenza improvvisa di materiale, deleteria per l’azienda.

Queste contingenze possono essere raggruppate in 2 categorie:

• imprevisti legati alla domanda: in caso di arrivo imprevisto di un cliente importante, di crescita improvvisa della domanda per un evento imprevisto, ecc. Certi prodotti sono per natura piuttosto “instabili”, e richiedono pertanto un elevato stock di sicurezza.
• imprevisti legati ai tempi di consegna (lead time): problemi coi fornitori, ritardi di consegna, ecc.

☝️ Ricordatevi sempre di verificare l’affidabilità dei fornitori!

I prerequisiti per calcolare le scorte

Le scorte di sicurezza variano in funzione degli articoli. Per conoscere i diversi bisogni, ci sono diversi parametri da considerare.

Stabilite le vostre esigenze con precisione

Qual è il rapporto costo di stoccaggio vs. costo opportunità? Se mantenere uno stock in magazzino costa più della perdita di opportunità di vendita legata allo stesso stock in caso di carenza, conviene rivedere al ribasso le scorte minime.

Quali sono, e quanti, i possibili pericoli? Se sono numerosi, le scorte devono essere numerose.

Che qualità di servizio volete offrire? Più ambite ad un servizio di livello (con tempi di consegna brevi) più le vostre scorte di sicurezza devono essere importanti.

Applicate il principio di Pareto e il metodo ABC

Le aziende utilizzano entrambi i metodi per identificare i prodotti più importanti nel loro inventario, ossia quelli che richiedono una maggiore vigilanza.

Il principio di Pareto

Il principio di Pareto, o Legge 80/20, è una legge empirica che si applica a molti settori (gestione delle vendite, marketing, project management, ecc.). Il principio è il seguente:

La maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause

In materia di stock management, significa che il 20% dei prodotti costituisce l'80% del valore delle scorte.

Il metodo ABC

Il metodo ABC (Activity Based Costing), riprende i principi del principio di Pareto, con una ripartizione più precisa.

I prodotti sono suddivisi in 3 categorie, in base al valore dello stock. Ecco un esempio:

In questo caso, l’azienda deve concentrare i suoi sforzi sui prodotti della categoria A.

☝️ Si noti che questi due metodi non devono imperativamente basarsi sul valore del magazzino. Ad esempio, è possibile prendere in considerazione le vendite generate. Spetta a voi, in base ai vostri obiettivi e all’offerta, determinare come calcolare il livello di importanza dei vostri prodotti.

Prestate attenzione all’accuratezza dei dati

Per una stima il più accurata possibile delle scorte di sicurezza, la qualità dei dati è fondamentale.

Le soluzioni ERP, così come i software per la gestione e il controllo dell’inventario, sono determinanti in questo senso: monitoraggio in tempo reale delle scorte, sistema di notifica in caso di raggiungimento di una soglia critica, storico dati per facilitare le previsioni...sono solo alcune tra le funzionalità più utili.

Come ottimizzare la gestione delle scorte

Esistono diversi software per la gestione scorte che possono fare al caso vostro. Tra le funzionalità più utili figurano:

• valutazione rimanenze,
• gestione entrate e uscite warehousing,
• gestione fornitori,
• ordini di acquisto,
• sistema di riordino
• controllo inventario, ecc.

Vediamo ora 6 step da seguire per realizzare una perfetta pianificazione degli stock.

#1: calcolate l’utilizzo medio giornaliero

Una semplice formula permette di calcolare l’utilizzo medio giornaliero per articolo, per il periodo considerato.

#2: analizzate il comportamento della domanda nel tempo

Anche se la domanda può variare improvvisamente per cause esogene, analizzare il suo comportamento nel tempo è molto utile. Osservare il trend della domanda può aiutare a individuare un eventuale cambiamento sostanziale nell’uso medio giornaliero di un prodotto. In caso di incremento progressivo della domanda, le scorte di sicurezza vanno ampliate. Viceversa, vanno ridotte.

#3: individuate il lead time che intercorre tra l’emissione dell’ordine e la consegna

Conoscere i tempi medi necessari per evadere gli ordini è fondamentale. L’obiettivo è avere sempre abbastanza prodotti per garantire la produzione (e la vendita) prima che inizi un nuovo ciclo di ordine.

#4: anticipate i difetti di materiale

I prodotti difettosi possono rallentare notevolmente la produzione. Per ovviare al problema, prevedete sempre uno stock di sicurezza capace di compensare i possibili difetti. Ogni 10 prodotti, ad esempio, potete considerare che 2 di questi potrebbero essere fallati.

#5: anticipate i ritardi nelle consegne

Gli imprevisti sono sempre possibili. Per porre rimedio, vi suggeriamo di impostare dei limiti minimi di riordino sulla scorta di sicurezza. L’obiettivo è avere sempre abbastanza prodotti a disposizione per garantire la produzione in un breve periodo.

#6: rivedete periodicamente la scorta di sicurezza

Specie se la vostra azienda ha cicli di produzione intensi, programmare revisioni regolari del livello di scorte è fondamentale. Potete scegliere di svolgerla settimanalmente, ogni 15 giorni o mensilmente.

Come calcolare le scorte di sicurezza

Distribuzione di Poisson, metodo Mc Kinsey...molte formule permettono di calcolare lo stock di sicurezza. In questo articolo vi mostriamo un metodo semplice e efficace.

⚠️ Prima di andare oltre, desideriamo richiamare la vostra attenzione sul seguente punto: assicuratevi di utilizzare sempre le stesse unità di misura per i vostri dati (numero di giorni, settimane o mesi), al fine di evitare calcoli errati.

Formula per calcolare le scorte di sicurezza

È possibile calcolare le scorte di sicurezza avendo a disposizione i dati relativi ai tempi di consegna e agli utilizzi dello stock nel tempo.

Formula per determinare il punto di riordino

Il punto di riordino è fondamentale per raggiungere il giusto equilibrio tra i costi per il mantenimento delle scorte di sicurezza e il rischio di una rottura di stock.

Nelle attività just-in-time, il punto di riordino (reorder point) permette di definire a quale livello minimo di stock (o stock di allerta) si devono attivare le procedure di approvvigionamento.

☝Il rifornimento deve arrivare prima che si renda necessario intaccare le scorte di sicurezza.

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Trovate il giusto equilibrio nella catena di approvvigionamento

A questo punto, conoscete tutto il necessario per realizzare una pianificazione delle risorse ottimale ed evitare pericolose interruzioni del processo produttivo.

Ricordatevi sempre che una buona gestione delle scorte richiede un compromesso. È necessario infatti avere sempre un equilibrio tra redditività e soddisfazione del cliente.

Oggi, diversi software permettono di disporre di informazioni sempre più precise per gestire il processo al meglio.

L’obiettivo? Trasformare la supply chain una vera e propria leva strategica per il miglioramento delle performance.