Diamo uno sguardo più da vicino al procure-to-pay: definizione e soluzioni P2P, saprete tutto!

Il P2P, o procure-to-pay, sta diventando una nuova grande sfida per le aziende? 🤔

Il procure-to-pay si riferisce al processo di acquisto di un'azienda, dalla richiesta di acquisto al pagamento. In un mercato sempre più competitivo, le aziende devono percorrere la strada dell' efficienza operativa e il ciclo P2P non fa eccezione.

Per comprendere tutte le sfide che circondano il procure-to-pay, diamo un'occhiata alla sua definizione, ai suoi vantaggi e alle soluzioni procure-to-pay da adottare oggi!

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Procure-to-pay: definizione

Procure-to-pay, noto anche come purchase-to-pay, si riferisce al flusso di attività di un'azienda che si estende da :

• richiesta di acquisto da parte dei fornitori ;
• all' approvvigionamento;
• al pagamento della relativa fattura.

Per questo motivo la nozione di "ciclo del fornitore ", a monte del "ciclo del cliente " (o order to cash), è associata al procure-to-pay.

Tuttavia, la definizione di procure-to-pay va oltre la semplice successione di attività. Comprende anche :

• l'idea di razionalizzare i processi per migliorare la produttività;
• la digitalizzazione dei processi attraverso l'uso di strumenti.

☝️ Va notato che il procure-to-pay va distinto da un altro processo molto simile: il source-to-pay (S2P), che prevede l'approvvigionamento attivo e strategico di prodotti e servizi.

Le fasi del ciclo procure-to-pay

Il processo procure-to-pay si compone di diverse fasi, dall'approvvigionamento dei prodotti all'aggiornamento del conto fornitori e all'acquisto.

Ecco le 4 principali:

• La richiesta di acquisto :
  • Ricerca del prodotto ;
  • Creazione del carrello;
  • creazione della richiesta di acquisto;
  • elaborazione e autorizzazione della richiesta, ecc;
• Approvvigionamento :
  • creazione di ordini di acquisto o ordini di acquisto ;
  • monitoraggio e ricevimento delle merci ;
  • valutazione della conformità all'ordine, ecc;
• Gestione delle fatture dei fornitori :
  • ricezione e smistamento delle fatture ;
  • flusso di lavoro di convalida;
  • riconciliazione ed elaborazione delle fatture, ecc;
• Pagamento :
  • liquidazione dei pagamenti ;
  • aggiornamento del conto fornitori, ecc.

👉 Schema dettagliato di tutte le fasi purchase-to-pay:

E se utilizzassimo una soluzione procure-to-pay?

Come abbiamo già detto, il concetto di P2P spesso implica l'uso di uno strumento procure-to-pay.

Il suo obiettivo principale è quello di snellire l'intero processo end-to-end, a volte fin dalla ricerca dei fornitori. Centralizzazione dei dati, automazione (riconciliazione tra ordini di acquisto e fatture, flussi di lavoro di approvazione, ecc.

Naturalmente, queste piattaforme supportano anche la dematerializzazione dei documenti. Ad esempio, consentono di inviare le fatture dei fornitori in formato elettronico.

In generale, distinguiamo diversi tipi di strumenti in grado di supportare il procure-to-pay, o almeno una parte di esso. Tra questi vi sono

• ERP: software aziendale completo, che a volte include nativamente funzionalità che supportano parte delle attività P2P, come la fatturazione elettronica. Inoltre, alcuni ERP offrono moduli completamente adattati alla gestione del ciclo dei fornitori.
  
  
• Soluzioni complete procure-to-pay: a seconda delle esigenze e dell'ambiente software, alcune aziende preferiscono utilizzare questo tipo di strumento, interamente orientato alla semplificazione del P2P.
  
  
• Software di dematerializzazione e gestione elettronica dei documenti (EDM): questi strumenti aiutano ad automatizzare il trattamento e l'archiviazione dei documenti legati al ciclo P2P. Alcuni incorporano funzioni avanzate, come il riconoscimento automatico delle fatture (OCR).

💡 Esempi di soluzioni procure-to-pay:

• Esker, una soluzione procure-to-pay di facile utilizzo che automatizza e dematerializza la gestione degli acquisti e delle fatture dei fornitori. Si basa sul riconoscimento intelligente dei documenti ed è conforme alle normative vigenti in vari Paesi.
  
  
• Compleo Invoice Platform, software di dematerializzazione delle fatture fornitori scalabile e interfunzionale. Compatibile con i vostri strumenti ERP e di contabilità, accelera il ciclo P2P grazie alla sua tecnologia AI, alla corrispondenza automatica a tre vie e ai flussi di lavoro di convalida personalizzati.
  
  
• Flowie, una piattaforma moderna che riconcilia i team acquisti e finanza intorno a una gestione P2P intuitiva, automatizzata e accurata. Basata sull'intelligenza artificiale e incentrata sull'impatto ESG dei processi, può essere implementata in pochi istanti grazie a oltre 400 integrazioni native.
  
  
• Itesoft, uno strumento di dematerializzazione delle fatture dei fornitori che offre funzionalità di richiesta di acquisto, portale fornitori e Supplier Relationship Management, per coprire l'intero ciclo procure-to-pay.
  
  
• Nexia, un EDM interfunzionale che digitalizza tutti i processi aziendali, compresi quelli finanziari (fatture fornitori, fatture clienti, ordini di acquisto, ecc.), e consente di trovare rapidamente i documenti grazie al motore di ricerca predittivo.
  
  
• Quadient Accounts Payable, una soluzione innovativa. Grazie all'elevato grado di automazione, al riconoscimento automatico dei dati e alle funzioni di tracciabilità, è possibile risparmiare sulla gestione della fatturazione e rispettare i vari obblighi di legge.
  
  
• SY by Cegedim, una piattaforma per la dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione del processo procure-to-pay. Semplifica ogni fase del ciclo dei fornitori, dalla gestione degli acquisti all'automazione delle regole di gestione e all'elaborazione delle fatture dei fornitori.
  
  
• Yooz, un software dalle funzionalità molto complete. Grazie alla sua intelligenza artificiale e alla connessione con oltre 250 applicazioni ERP e contabili, è possibile ridurre drasticamente i costi di elaborazione delle fatture e i tempi di pagamento.

5 vantaggi dell'automazione del processo P2P tramite una soluzione software

1- Accelerazione del processo

L'elaborazione manuale delle varie fasi del ciclo dei fornitori, in particolare delle fatture cartacee, è particolarmente dispendiosa in termini di tempo.

Ottimizzando il flusso di lavoro, i team si liberano di alcune attività e hanno più tempo per lavorare su missioni a più alto valore aggiunto.

Ad esempio, i responsabili degli acquisti ottengono più spazio da dedicare alle attività strategiche di approvvigionamento dei fornitori.

2 - Ridurre il rischio di errori

L'elaborazione manuale degli acquisti genera anche un maggior rischio di errori:

• errori di battitura nell'inserimento dei dati

• duplicazione;

• confusione nella riconciliazione dei documenti, ecc.

L'automazione dei processi P2P riduce naturalmente questi rischi di errore umano e le relative controversie.

3 - Riduzione dei costi

L'aumento della produttività del team genera redditività per l'azienda. Inoltre, grazie alla riduzione delle modifiche legate agli errori, il costo per fattura è inferiore.

Va notato anche che la velocizzazione delle operazioni può generare ulteriori profitti grazie agli sconti sui pagamenti anticipati offerti da alcuni fornitori.

Grazie allo sconto, le aziende risparmiano in media l'1% su ogni ordine, ottenendo un rendimento annuo del 18%. Si tratta di un rendimento di gran lunga superiore agli interessi maturati su un investimento bancario.

Source : Itesoft

4 - Migliori relazioni con i fornitori

Meno errori, tempi di pagamento più brevi, migliore comunicazione... il procure-to-pay consente di mantenere rapporti privilegiati e di fiducia con i fornitori.

Questo significa che potete sviluppare partnership davvero durature e vantaggiose.

5 - Maggiore visibilità

L'automazione dei processi P2P consente una migliore tracciabilità delle spese aziendali. Tracciando i flussi fisici e informativi, e quindi analizzando le prestazioni in tempo reale, il processo decisionale diventa più strategico.

Di conseguenza, i costi e le risorse vengono ulteriormente ottimizzati.

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Cosa possiamo imparare dal procure-to-pay?

È ovvio che i vantaggi di un processo procure-to-pay ottimizzato sono numerosi, in quanto rispondono a due grandi sfide di crescita per le aziende: migliorare la produttività e ridurre i costi.

Ma questa transizione verso la digitalizzazione del ciclo dei fornitori, anche se supportata dall'utilizzo di un software purchase-to-pay appropriato, non può essere realizzata senza una collaborazione ottimale (tra tutti i dipartimenti dell'azienda, ma anche con i vostri fornitori) e il supporto al cambiamento.