Gestire le risorse umane in modo efficace con il cruscotto HR
Nella gestione delle risorse umane, il cruscotto HR è uno degli strumenti più essenziali. Vi aiuta ad analizzare i dati, a visualizzare i risultati e a prendere decisioni informate. Grazie a indicatori precisi, è possibile trasformare le informazioni grezze in azioni concrete. 💪
Questo tipo di tabella è essenziale per i responsabili delle risorse umane di oggi. Di fronte alle nuove sfide, è diventato un alleato importante per guidare il cambiamento all'interno dell'azienda.
In questo articolo, scritto insieme alla consulente per le risorse umane Laure Guérin-Taquet, esploriamo questo strumento in dettaglio. Ne analizzeremo gli obiettivi, le modalità di utilizzo e, naturalmente, come redigerlo correttamente. Siete pronti a scoprire come un cruscotto HR può fare la differenza?
Che cos'è un cruscotto HR?
Il cruscotto HR è uno strumento fondamentale per gestire e orientare tutte le attività del dipartimento risorse umane. Fornisce una sintesi chiara e visiva delle attività e dei risultati delle risorse umane.
Gli elementi analizzati spesso includono :
- numero di dipendenti ;
- turnover del personale
- tasso di assenteismo.
Questi dati sono presentati sotto forma di tabelle e grafici, alimentati da indicatori di performance (KPI). Questi sono definiti con cura in base alle dimensioni, al settore e alla strategia dell'azienda.
L'importanza del cruscotto HR
Il cruscotto HR è un vero e proprio alleato delle risorse umane, che offre una serie di innegabili vantaggi:
- una panoramica rapida e concisa dell'efficienza delle risorse umane;
- identificazione delle disfunzioni sociali, sia osservate che previste;
- un prezioso strumento di comunicazione interna per i dipendenti e i dirigenti aziendali;
- un'analisi precisa, grazie a cifre affidabili;
- un supporto per altri documenti HR come il BDES, il bilancio sociale e il reporting HR.
Il cruscotto HR diventa così un vero e proprio strumento decisionale. Fornisce una panoramica della situazione aziendale in qualsiasi momento. Grazie a queste informazioni, i responsabili delle risorse umane, l' alta direzione e i dirigenti possono intraprendere azioni concrete e adeguate alla realtà sul campo.
Una parola dall'esperto
Oltre alle tradizionali funzionalità dei cruscotti HR che tengono traccia degli indicatori chiave di performance, una tendenza emergente è l'integrazione dell'analisi predittiva per anticipare le esigenze future delle risorse umane.
Sfruttando modelli statistici e algoritmi di machine learning, le organizzazioni possono ora prevedere tendenze come il turnover del personale, le esigenze di formazione o i rischi di non conformità.
Questo approccio predittivo non solo migliora la pianificazione strategica, ma aiuta anche ad allineare in modo proattivo le risorse umane agli obiettivi aziendali a lungo termine. L'adozione di questa dimensione predittiva trasforma i cruscotti HR in strumenti non solo di monitoraggio, ma anche di guida attiva, offrendo una visione più dinamica e anticipatrice delle sfide future delle risorse umane.
Quali sono gli indicatori HR?
Ci sono molti indicatori HR tra cui scegliere, a seconda dei vostri obiettivi. Ecco alcuni esempi. 👉
- Indicatori di reclutamento :
- il numero di assunzioni all'anno;
- il numero di candidature per posto di lavoro
- costo medio di assunzione, ecc.
- Indicatori di assenteismo:
- tasso medio di assenteismo;
- ripartizione per motivo di assenza
- durata media delle assenze, ecc.
- Indicatori di clima sociale:
- Tasso di turnover dei dipendenti,
- durata media del servizio,
- il numero di episodi di inciviltà, ecc.
💡 Non siete sicuri di quali indicatori scegliere per gestire le vostre risorse umane? Consultate il nostro elenco completo di indicatori HR.
Come redigere un cruscotto in 3 passi?
☝️ Prima di procedere alla stesura del cruscotto HR, è bene porsi alcune domande:
- Perché è essenziale per la vostra azienda gestire meglio le funzioni HR?
- Quali sono esattamente le funzioni che volete monitorare?
- Con quale frequenza verranno aggiornati i dati?
- Chi saranno gli utenti di questo cruscotto sociale?
Detto questo, passiamo alle fasi successive.
1. Scegliete il mezzo per il vostro cruscotto
Sia che utilizziate Excel o un pacchetto software dedicato alla gestione delle risorse umane, dovete decidere quale strumento utilizzare in base alle vostre esigenze.
Ancora una volta, la soluzione scelta deve soddisfare una serie di requisiti:
- presentare un'interfaccia intuitiva e facile da usare;
- offrire funzionalità che soddisfino le vostre aspettative;
- una grafica che possa essere compresa dal maggior numero di persone possibile.
2. Identificare le fonti di dati
Da dove provengono i dati che volete utilizzare? E come si alimenta il cruscotto HR con i dati giusti?
In realtà, la scelta dei dati giusti dipende dai KPI e dagli obiettivi che vi siete posti. Ad esempio, i dati possono essere raccolti da :
- il vostro CRM ;
- dal software di contabilità;
- dal software ERP, ecc.
Quando si tratta di riportare queste informazioni nel cruscotto, la procedura varia a seconda del mezzo utilizzato.
👉 Per un foglio Excel, è possibile importare un file.
👉 Utilizzando un software dedicato, stabilite un collegamento tra il vostro strumento e i database selezionati. A tal fine, in genere si utilizza un' API che consente di collegare i sistemi in tempo reale. Una volta impostata la connessione, i dati vengono sincronizzati automaticamente e si evita l'inserimento manuale.
3. Progettare il cruscotto HR
Ora non vi resta che progettare il vostro cruscotto!
Per farlo, iniziate a decidere come volete organizzare i vostri dati.
Avete tre opzioni:
- ✅ O rdinamento per gruppi di indicatori. Ad esempio, nel caso dei dati relativi all'assenteismo, suddividete le informazioni in base ai reparti della vostra azienda: marketing, vendite, gestione, contabilità, ecc.
- ✅ O rdinare per livello di dettaglio. Sempre nel caso dei dati sull'assenteismo, dividete la forza lavoro in base alle fasce di anzianità, ad esempio.
- Ordinare per causalità. Il periodo dell'anno ha un impatto sul tasso di assenteismo, ad esempio?
In secondo luogo, è importante scegliere i grafici che meglio rappresentano le informazioni. Optate per :
- curve per mostrare le variazioni
- grafici a torta per rappresentare una percentuale del personale;
- grafici a barre se si desidera confrontare i livelli.
Esempio di cruscotto HR in Excel
Avete bisogno di una mano per creare il vostro cruscotto HR? Lasciatevi ispirare dal nostro modello di cruscotto HR in Excel personalizzabile, che potete scaricare gratuitamente.
Dipende da voi!
Qual è lo strumento migliore per produrre un cruscotto HR?
Un cruscotto HR basato su Excel è una buona idea?
Anche se esiste una pletora di software per la creazione di un cruscotto HR, abbiamo appena visto che è perfettamente possibile crearne uno in Excel.
Il foglio di calcolo presenta una serie di vantaggi:
- basso costo;
- la possibilità di costruire un cruscotto flessibile che può essere modificato in base alle proprie esigenze.
D'altra parte, ci sono anche alcuni svantaggi, e non ultimi. Creare un cruscotto HR in Excel richiede :
- una buona conoscenza dello strumento
- tempo per modificare i dati.
Quale software per il vostro cruscotto HR?
Se volete andare oltre Excel, ecco le categorie di software tra cui scegliere:
- software HRIS (Human Resources Management Information System), che automatizza tutti i processi di gestione delle risorse umane, dal reclutamento alla formazione, compresa l'analisi;
- soluzioni di business intelligence, perfettamente adatte a generare cruscotti.
Ecco alcuni esempi di strumenti in grado di soddisfare le vostre esigenze, siano esse globali o specifiche:
👉 HRIS
- Bizneo HR Suite: è un HRIS completo, modulare e scalabile, rivolto a tutti i tipi di azienda. Include un potente cruscotto HR personalizzabile ed è possibile generare report con oltre 100 indicatori chiave.
- Cegid HR: questo HCM (Human Capital Management) integra dashboard e funzioni analitiche per avere sempre dati rilevanti e aggiornati. In questo modo è possibile prendere decisioni migliori sulle operazioni di assunzione, gestione delle competenze e QWL.
- Eurécia: un HRIS all-in-one e personalizzabile, Eurécia è adatto sia alle PMI che alle grandi aziende. Configurate i diversi cruscotti in base alle vostre esigenze e gestite il vostro personale in modo più efficace, sulla base di dati affidabili e aggiornati.
- Factorial: un software HR completo e scalabile che automatizza, semplifica e snellisce i processi amministrativi di aziende e PMI, grazie a un'interfaccia intuitiva. Potrete gestire i vostri team in modo più efficace e prendere decisioni informate grazie a tabelle HR visive e personalizzate.
- Nicoka HR: questa piattaforma utilizza la business intelligence per combinare i dati e creare report personalizzabili. In particolare, offre strumenti per analizzare la disponibilità e la produttività.
- Tellent HR: questa soluzione HR all-in-one per le PMI automatizza la creazione di numerosi cruscotti HR. Fornisce dati in tempo reale grazie a un'ampia gamma di indicatori (demografici, orari di lavoro, assenteismo, assunzioni, retribuzioni, ecc.)
- Personio: suite HR flessibile, particolarmente apprezzata dai direttori HR e dai manager di aziende e PMI, consente di ottimizzare i processi HR e la gestione della forza lavoro sulla base di analisi macro o, al contrario, precise.
👉 Sof tware HRIM per aziende internazionali
- Remoto: è uno dei modi più flessibili e sicuri per usufruire di servizi HR su scala globale e in conformità con le leggi sul lavoro e le imposte in oltre 60 Paesi. Il cruscotto del datore di lavoro centralizza tutte le attività, dai compiti più importanti ai dati rilevanti sul vostro team.
👉 Sof tware per la gestione sociale
- Emalti-RH: adatta ad aziende di tutte le dimensioni, questa soluzione offre strumenti di rendicontazione sociale preconfigurati con oltre 150 indicatori disponibili, per un bilancio sociale scaricabile in formato Excel. Supporta anche il BDES, il BSI, i cruscotti, le analisi individuali o consolidate, ecc.
- GrafiQ: strumento completo di controllo della gestione sociale e di reporting delle risorse umane, utilizza la business intelligence per gestire dati come il BDES e i cruscotti. In particolare, offre un modulo Reports per aiutare le organizzazioni a impostare il BDES dalle loro DSN.
👉 Sof tware di business intelligence
- MyReport: questa soluzione di business intelligence si rivolge alle PMI e include funzionalità dedicate alla gestione dei dati HR. Collegate le vostre fonti di dati (il vostro HRIS, ad esempio) a MyReport, che li pulisce e li qualifica per voi e poi genera dashboard interattivi.
Domande frequenti
1. Come posso personalizzare un cruscotto HR in base alle esigenze della mia azienda?
Per personalizzare un cruscotto HR, è importante definire chiaramente gli obiettivi strategici e selezionare gli indicatori chiave che corrispondono a questi stessi obiettivi.
A seconda delle dimensioni dell'azienda, dei reparti coinvolti e della complessità dei dati, è possibile configurare diverse visualizzazioni, filtri o addirittura creare report specifici.
Ad esempio, per una PMI può essere più importante concentrarsi su dati semplici come assenteismo e turnover, mentre una grande organizzazione avrà bisogno di analisi più dettagliate relative alle prestazioni dei team e all'allocazione dei talenti.
2. Qual è la frequenza ideale per aggiornare un cruscotto HR?
La frequenza di aggiornamento dipende dagli indicatori HR e dall' obiettivo che si vuole raggiungere.
Ad esempio, per i dati relativi all'assenteismo, può essere sufficiente un aggiornamento mensile. Invece, per KPI più dinamici, come la produttività o la soddisfazione dei dipendenti, sono necessari aggiornamenti settimanali o addirittura in tempo reale.
L'idea? Mantenere l'equilibrio tra dati aggiornati e processi decisionali efficaci.
3. Quali sono gli strumenti di visualizzazione grafica più adatti a un cruscotto HR?
Per garantire l'efficacia del vostro dashboard, optate per grafici che rendano i dati più facili da capire a prima vista.
I grafici a torta sono perfetti per visualizzare le proporzioni (ad esempio, la suddivisione del personale per reparto), mentre le curve sono adatte a tracciare le variazioni di alcuni indicatori nel tempo (come il tasso di turnover del personale).
I grafici a barre possono essere utilizzati per confrontare i valori tra gruppi diversi (ad esempio, le prestazioni per team).
Infine, le mappe di calore sono utilizzate per analizzare informazioni complesse relative a retribuzioni o competenze.