Bilanciare la domanda e l'offerta è facile grazie al processo S&OP
Il successo di un'azienda è il risultato di una perfetta alchimia tra la proposta di valore della sua offerta, le aspettative dei consumatori, una sana gestione finanziaria e l'efficienza dei suoi reparti di vendita/marketing.
La buona notizia è che è possibile realizzare questa sinergia e (finalmente!) abbattere i silos grazie a un approccio salutare: il processo S&OP.
Allineando domanda, offerta e risorse, la pianificazione delle vendite e delle operazioni ottimizza le prestazioni delle organizzazioni, garantendone la redditività. Sembra piuttosto interessante, non è vero?
Ma è ancora necessario comprendere i dettagli di questa procedura e sapere come implementarla in modo intelligente.
Questo articolo vi spiega tutto ciò 😉
Cos'è la pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP)?
Il processo S&OP: definizione
La pianificazione delle vendite e delle operazioni, o S&OP, definisce un processo decisionale integrato, generalmente svolto su base mensile. Si tratta di anticipare le esigenze dei clienti, con l'obiettivo di gestire al meglio la supply chain e le risorse, tenendo sotto controllo le finanze.
In breve, si tratta di bilanciare domanda e offerta.
Il S&OP si basa su diverse fasi:
- revisione del prodotto ;
- previsione della domanda ;
- pianificazione dell'offerta
- riconciliazione dei piani
- convalida da parte della direzione.
Torneremo su queste diverse fasi in dettaglio più avanti nell'articolo.
Chi sono gli attori del S&OP?
Dato il suo approccio olistico, il processo S&OP coinvolge naturalmente molti reparti dell'azienda.
Per riassumere
- le vendite e il marketing prevedono le vendite, in particolare sulla base dell'analisi delle tendenze;
- la catena di approvvigionamento e le operazioni regolano la produzione e le scorte;
- le finanze controllano la redditività;
- la Direzione Generale prende decisioni e stabilisce la direzione strategica dell'azienda.
Quanto è importante il processo S&OP? I 5 vantaggi principali
- Miglioramento del processo decisionale. L'obiettivo principale della pianificazione delle vendite e delle operazioni? Fornire una visione globale delle operazioni, attraverso, tra l'altro, l'attuazione di vari scenari. Ciò consente all'azienda di sviluppare piani d'azione realmente rilevanti.
- Cogliere le opportunità di business. Il processo S&OP consente di tenere conto del comportamento del mercato in tempo reale. Di conseguenza, potete rispondere agilmente alla domanda dei consumatori, senza lasciare che i vostri concorrenti vi rubino la scena.
- Mitigare il rischio. Con il suo approccio proattivo, il S&OP aiuta a identificare i problemi prima che si ripercuotano sulla supply chain. In questo modo si riduce il rischio di interruzioni e si migliora la resilienza dell'azienda di fronte alle incertezze del mercato. Inoltre, soddisfare la domanda dei clienti in ogni circostanza fa di voi un attore su cui contare!
- ✅ Raggiungere la redditività. Il vostro obiettivo: rispondere diligentemente alla domanda... senza perdere denaro (per eccesso di scorte, sprechi, ecc.)! La pianificazione delle vendite e delle operazioni vi aiuta a raggiungere questo equilibrio.
- Collaborare di più. La pianificazione delle vendite e delle operazioni è uno di quei processi che richiedono l'abbattimento dei silos. Incoraggiando una stretta collaborazione tra i diversi reparti, si crea una sinergia tra i dipendenti, che sono quindi più disposti a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi comuni dell'azienda.
Il processo S&OP: un esempio delle fasi da seguire per garantirne il corretto svolgimento
Fase 1: revisione del prodotto
Questa prima fase prevede un' analisi approfondita del portafoglio prodotti, per garantire che sia sempre in linea con le esigenze dei consumatori.
A tal fine, il team di prodotto, e talvolta anche la R&S, esaminano il comportamento del mercato.
- Come si comporta attualmente la vostra offerta di prodotti?
- Alcuni prodotti stanno raggiungendo la fine del loro ciclo di vita?
- Dovete pianificare l'introduzione di nuovi prodotti o l'abbandono di altri?
☝️ Questa fase è un'opportunità per potenziare la vostra capacità di innovazione, sempre in linea con le vostre esigenze strategiche.
Fase 2: pianificazione della domanda
Successivamente è necessario raccogliere molti dati.
Tuttavia, è necessario adottare un approccio top-down e bottom-up, con un approccio globale alle previsioni.
In altre parole:
- basare le previsioni sui dati in campo, in particolare quelli provenienti dai reparti vendite e marketing (vendite passate, previsioni future basate su azioni pianificate, ecc;
- nonché su analisi interne ed esterne del comportamento del mercato e su modelli statistici.
☝️ Questa operazione deve essere effettuata a livello dell'intera offerta, oltre che a livello di prodotto.
Fase 3: pianificazione dell'offerta
Ora che avete un quadro chiaro della domanda, è il momento di pianificare l'offerta.
In particolare, questa fase consiste nel valutare se la capacità produttiva e le risorse disponibili all'interno dell'azienda sono in grado di soddisfare la domanda prevista.
Tuttavia, è importante tenere conto dei vincoli esterni, che a volte sono più difficili da prevedere (carenza di materie prime, problemi con i fornitori, ecc.).
Fase 4: riconciliazione dei piani
In questa fase, si consolidano i piani di domanda e di offerta, in modo da individuare le eventuali discrepanze e i conseguenti aggiustamenti necessari.
Il reparto finanziario svolge un ruolo fondamentale in questo contesto:
- assicura che i piani operativi rimangano in linea con gli obiettivi finanziari dell'organizzazione;
- valuta le implicazioni di potenziali scostamenti su ricavi, costi e redditività.
Fase 5: il Comitato esecutivo
Il Comitato esecutivo S&OP è la fase finale del processo. In questa fase, l'alta direzione esamina e approva (o meno) i piani consolidati.
Questa verifica finale assicura che le strategie pianificate siano in linea con gli obiettivi generali dell'azienda e che le risorse siano allocate correttamente.
Gli strumenti del processo S&OP
Sebbene il S&OP sia applicato da tempo nelle aziende, negli ultimi anni il processo ha preso una nuova piega: quella dell' intelligenza artificiale e del machine learning.
Laddove i manager operavano con fogli di calcolo statici, ora utilizzano strumenti in grado di :
- simulare vari scenari
- integrare grandi quantità di dati, in tempo reale (provenienti dai vari reparti, ma anche relativi al mercato).
☝️ Quest'ultimo punto sottolinea l'importanza di utilizzare strumenti che si integrino con gli altri sistemi, in particolare con i sistemi ERP e CRM, per garantire un flusso di informazioni fluido e affidabile.
🛠️ Esempio di software:
La soluzione S&OP flessibile di Ganacos, destinata alle PMI e ai grandi gruppi, vi aiuta a gestire la pianificazione delle vendite e delle operazioni in modo agile e collaborativo. Collegato a tutti i vostri dati, questo software vi consente di elaborare previsioni affidabili, a favore di un migliore equilibrio tra domanda e offerta. Create diversi scenari e anticipate i cambiamenti della vostra attività nel modo più efficace possibile.
Ganacos
5 best practice per ottimizzare il processo S&OP
#1 Organizzare il processo in modo efficace
Il processo S&OP deve coinvolgere tutti i membri dell'azienda se si vuole ottenere una visione globale delle operazioni. Ma anche i vari stakeholder a monte (i fornitori, ad esempio) e a valle (i clienti finali).
Tuttavia, date le diverse funzioni coinvolte, è consigliabile nominare un' unica persona che guidi le riunioni e coordini le azioni.
#2 Affidarsi a dati affidabili
Lavorare sulla base di dati corretti ed esaustivi è, in un certo senso, la conditio sine qua non per il successo del processo. Per questo motivo è necessario utilizzare uno strumento in grado di raccogliere tutti questi dati e renderli affidabili.
È inoltre necessario utilizzare gli indicatori più rilevanti per le sfide del S&OP. Ad esempio
- OTIF (capacità di consegnare gli ordini in tempo e per intero);
- Livello di servizio al cliente (l'azienda soddisfa le aspettative dei clienti in termini di disponibilità dei prodotti e tempi di consegna?
#3 Comunicare efficacemente
Una buona comunicazione è un'altra chiave del successo.
Organizzate quindi riunioni regolari e utilizzate strumenti che semplifichino gli scambi e la collaborazione tra i vari reparti coinvolti.
Ricordate che il processo S&OP va di pari passo con una visione olistica delle procedure!
#4 Rendere le informazioni facili da capire
Vi consigliamo di utilizzare supporti visivi dinamici durante le riunioni. In questo modo sarà molto più facile per tutti i partecipanti condurre le discussioni, confrontare diversi scenari e visualizzare le operazioni.
La comprensione delle informazioni è il primo passo per prendere decisioni consapevoli. 💡
#5 Adattare continuamente il processo
Il processo di S&OP deve essere flessibile per rispondere ai vari cambiamenti che possono avere un impatto, siano essi sviluppi interni o fluttuazioni del mercato.
Rivalutando regolarmente le previsioni e le capacità, è possibile identificare rapidamente eventuali discrepanze e adeguare i piani in tempo reale.
Il processo S&OP in breve
Con la crescente complessità del mercato, nuove sfide attendono le aziende. Allineare domanda e offerta, senza perdere denaro, è una di queste sfide.
Questo è ciò che chiamiamo processo S&OP. Grazie al processo S&OP, i silos che compromettono l'intelligenza collettiva appartengono al passato: vendite, marketing, management, supply chain e operations lavorano fianco a fianco per sviluppare i piani più appropriati alla luce dei loro vincoli.
Ma questo lavoro a volte può sembrare complesso, soprattutto per le grandi organizzazioni. Fortunatamente, esistono software su cui si può fare affidamento. Spesso potenziati dall'intelligenza artificiale, raccolgono i (molti!) dati necessari per l'analisi, anticipano tutte le situazioni e suggeriscono il piano d'azione conseguente.
Il risultato è una pianificazione della produzione più precisa, che vi permetterà di fare la differenza con i vostri clienti... senza perdere le penne!
Articolo tradotto dal francese
Jennifer Montérémal è Editorial Manager presso Appvizer, dove supporta microimprese e PMI nel miglioramento dei loro processi e nella scelta degli strumenti più adatti. Specialista nella divulgazione applicata alla trasformazione digitale, ha firmato diverse centinaia di contenuti (guide, confronti, white paper, post sui social media). Il suo credo? Tradurre argomenti complessi in consigli chiari, concreti e immediatamente azionabili per i decision maker. Fun fact: prima di demistificare i trend professionali e i software, Jennifer decifrava… registri medievali. Medievista di formazione, ha conservato lo stesso senso del rigore e dell’analisi per restituire le informazioni in modo affidabile e comprensibile.