E se non fosse necessario essere in ufficio per lavorare?
I desktop virtuali sono sistemi operativi accessibili via Internet. In pratica, consentono di aprire la propria sessione di Windows da qualsiasi dispositivo, ovunque, utilizzando i propri dati di accesso e una connessione a Internet. A diversi livelli, rispondono ai cambiamenti delle condizioni di lavoro e di utilizzo che si sono verificati negli ultimi anni. Leggete tutti i nostri consigli sulle sfide e sull'uso degli uffici virtuali.
Il vostro strumento di lavoro sempre con voi
Accesso continuo
I desktop virtuali sono noti anche come VDI (Virtual Desktop Infrastructure) o DaaS (Desktop As A Service). Basati sulla tecnologia Cloud, sono accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, semplicemente tramite Internet. L'utente è liberato dal :
- fisico: può lavorare da qualsiasi luogo
- hardware: può lavorare da un'altra postazione o terminale (computer - tablet - smartphone).
La virtualizzazione del desktop consente di ricreare le condizioni di lavoro in qualsiasi contesto.
Una soluzione mobile
La proliferazione degli accessi WIFI pubblici e la crescente presenza di connessioni 3G e 4G contribuiscono alla democratizzazione dell'accesso a Internet. Con l'ufficio virtuale, potete portare con voi la vostra postazione di lavoro ovunque andiate. In concreto, sia per i dipendenti che per i dirigenti, l'impatto in termini di comfort lavorativo è reale. Sia che si tratti di :
- in una riunione fuori ufficio
- con un cliente
- in viaggio
- o anche a casa,
potete accedere a tutti i vostri strumenti di lavoro.
Condizioni di lavoro più flessibili
Si tratta di una possibilità inestimabile. Ora potete, in qualsiasi momento:
- rispondere a un' e-mail urgente
- prepararsi per un appuntamento con poco preavviso
- o finire una pratica in tempo.
Non c'è più bisogno di stare svegli fino a tardi in ufficio con l'imperativo di finire prima di uscire, potete portare il vostro ufficio con voi ovunque andiate. Nel fine settimana, in vacanza. In campagna, al mare o in montagna. Senza esagerare, ovviamente: troppo lavoro può danneggiare la salute. Ma sapere di poter lavorare ovunque ci si trovi apre nuove possibilità e alleggerisce notevolmente i vincoli della vita quotidiana.
Uno strumento familiare per lavorare meglio
Utilizzare i propri dispositivi personali
Una tendenza molto forte si sta gradualmente affermando: quella del BYOD ( Bring Your Own Device). In francese: Apportez Votre Equipement personnel de Communication (AVEC). Questo acronimo descrive l'uso dei propri dispositivi (telefono, tablet o computer) sul posto di lavoro. Sebbene i datori di lavoro siano obbligati a fornire ai dipendenti le attrezzature necessarie per svolgere le loro mansioni, il BYOD è tollerato fino a un certo punto. E questo è tanto più auspicabile in quanto risponde alle aspettative dei dipendenti: poter accedere alla posta elettronica dal proprio smartphone, anche se non è stato fornito dall'azienda, è un evidente vantaggio operativo.
Orientarsi
Il BYOD senza un ufficio virtuale associato è possibile, ma riduce l'efficienza. Il vantaggio di un ufficio virtuale è che garantisce la continuità della User Experience (UX) su diversi supporti. Ognuno di noi ha le sue piccole abitudini, i suoi modi di fare e di configurare gli strumenti di lavoro:
- il sistema operativo: Windows, Max OS o Linux,
- il browser web: explorer, chrome, safari, firefox...
- i login e le password associate per le sessioni o gli account utilizzati,
- la posizione delle nostre applicazioni all'interno dello strumento,
- la gerarchia delle cartelle,
- le preferenze dell'utente,
- l'abilitazione o meno delle notifiche,
- promemoria a comparsa,
- la presenza di scorciatoie,
- la codifica visiva dei colori,
- e così via.
Sono tutte abitudini che vanno di pari passo con il nostro modo di lavorare. Ci permettono di risparmiare tempo su mini-compiti operativi. E rappresentano un vero e proprio guadagno cognitivo: navigando in un ambiente familiare, il nostro cervello identifica e ordina le informazioni più rapidamente. L'ufficio virtuale, ricreando questo identico ambiente di lavoro, ci permette di essere subito operativi. La produttività viene mantenuta da un mezzo all'altro.
Extra tecnici per semplificare la vita di tutti i giorni
Gestione tecnica più efficiente
Per l'azienda, l'ufficio virtuale è un modo per gestire e standardizzare le interfacce di lavoro utilizzate da tutto il personale, consentendo a ciascuno di personalizzarle in base alle proprie preferenze. Con Virtuel Bureau, ogni dipendente ha accesso al software aziendale di cui ha bisogno. L'amministratore gestisce la concessione dei diritti di accesso e può anche occuparsi a distanza e in modo automatico di :
- aggiornamenti
- compatibilità delle versioni
- rinnovi degli abbonamenti,
- archiviazione e backup dei dati,
- protezione dei dati: Virtuel Bureau è dotato del software antivirus BitDefender.
È un vero vantaggio se si considera che, sul posto di lavoro, la maggior parte delle richieste di assistenza riguarda questi punti. I dipendenti che si imbattono in questi problemi si trovano bloccati e temporaneamente impossibilitati a lavorare. Quando l'assistenza arriva - spesso in loco, e quindi necessariamente durante l'orario d'ufficio in un giorno lavorativo - il lavoro del dipendente è già stato interrotto. Ciò rappresenta una fonte di stress per il dipendente e un potenziale ritardo, oltre che una perdita di peso per l'azienda a causa di questo momentaneo calo di produttività.
Alleggerire il carico per evitare il sovraccarico
Poiché i dipendenti installano i loro desktop di lavoro sui vari dispositivi, in particolare quelli personali, è importante avere un ambiente di lavoro on-demand: sistema operativo, applicazioni, impostazioni e preferenze dell'utente. Si utilizza solo ciò che serve in base al supporto scelto. In questo modo si evita un inutile sovraccarico del server dedicato.
La dematerializzazione si traduce in un reale guadagno di produttività per la vostra azienda. La virtualizzazione del desktop è più pratica sia per i dipendenti nel loro lavoro quotidiano, sia per l'azienda nell'amministrazione del suo patrimonio informatico.
Articolo tradotto dal francese