Come archiviare i documenti digitali? Metodi e supporti
Come imprenditore o responsabile delle risorse umane stai cercando un modo semplice per capire come archiviare i documenti digitali in modo ordinato ed intuitivo, in modo tale che essi non vengano persi e possano essere reperibili facilmente in caso di necessità? Allora questo articolo fa al caso tuo!
Vediamo insieme dei consigli pratici per digitalizzare l'azienda in modo semplice ed efficace, affinché nulla vada perso e tutto sia sempre a portata di mano!
L’archiviazione dei documenti
L’archiviazione dei documenti è uno degli step previsti nella gestione documentale, ovvero nell’insieme di procedimenti messi in atto al fine di organizzare, condividere e archiviare i documenti.
L’archiviazione dei documenti consiste, nel concreto, nella memorizzazione e conservazione fisica o digitale degli stessi.
Archiviazione digitale dei documenti vs. archiviazione cartacea
La conservazione e l’archiviazione documentale è un processo fondamentale al fine di lasciare una traccia dei propri processi gestionali, così come degli accordi che sono stati stretti da parte dell’azienda nei confronti di terze parti.
L’archiviazione dei documenti consiste nella creazione di un sistema di gestione documentale, ovvero di conservazione e di memorizzazione dei file aziendali. Esistono due metodologie di archiviazione dei documenti, in base alla tipologia di documenti presi in considerazione:
- L’archiviazione dei documenti cartacei, che riguarda l’archiviazione dei documenti disponibili appunto su supporto fisico cartaceo. Per memorizzare questo tipo di documenti è possibile usare una cartella o un raccoglitore.
- L’archiviazione dei documenti digitali riguarda, invece, l’archiviazione dei documenti salvati nel pc.
Per lo storage e il backup di questo tipo di documentazione esistono diversi approcci che differiscono in base alla tipologia dei dati da archiviare e alla quantità degli stessi, come vedremo tra pochissimo.
Archiviazione digitale dei documenti > vantaggi
Un management documentale snello ed efficiente può costituire un plus non indifferente per le aziende, in quanto permette di velocizzare i processi di business e di ridurre i costi generali.
Infatti, una mala gestione dei documenti, sia essa eseguita prendendo in considerazione documenti cartacei o documenti digitali, può causare problematiche non indifferenti e rallentamenti inutili.
Grazie ad un buon processo di archiviazione dei documenti digitali, è possibile garantire una costante e totale reperibilità della documentazione aziendale. I vantaggi principali sono legati alla facilità di accesso e di aggiornamento dei documenti archiviati.
Infatti, tramite l'archiviazione digitale dei documenti, è possibile avere:
- Un accesso rapido ai documenti;
- Aggiornamenti dei documenti facilitati;
- Una riduzione dei costi di archiviazione;
- Una diminuzione dei costi di stampa dei documenti;
- Un aumento della sicurezza documentale (l’accesso può avvenire solo da parte dei soggetti autorizzati).
Come archiviare i documenti digitali
I documenti aziendali esistenti in formato digitale devono essere sistematicamente organizzati e conservati, al fine di poter garantire una corretta gestione aziendale.
Buona prassi per archiviare i documenti in formato digitale in modo adeguato è creare un archivio digitale. Vediamo di seguito qualche consiglio per redigerne uno in modo corretto.
Come creare un archivio digitale > consigli pratici
1.Scegli i file
Primissimo passo per creare un archivio dei propri documenti è, molto banalmente, scegliere i file da memorizzare.
È bene scegliere i file con cura, per poter operare una memorizzazione “ragionata”. Ovvero, è conveniente scegliere i documenti in base a dei parametri specifici, che consentano di creare degli archivi tematici e, quindi, pertinenti.
2.Organizza i file scelti
Per operare una corretta archiviazione dei documenti digitali, è fondamentale, quindi, procedere con una buona organizzazione della base documentale che deve essere archiviata.
Infatti, sistemare i documenti prima di intraprendere il processo di archiviazione consentirà di velocizzare l’intero procedimento informatico.
L’organizzazione documentale preventiva varia in base al tipo di categorizzazione dei documenti che si intende eseguire.
Infatti, i documenti possono essere suddivisi in base a:
- Il riferimento temporale del documento, ovvero in base all’anno e al mese di riferimento del documento;
- La tipologia del documento (documenti di identità, contratto di lavoro, busta paga, ecc.);
- La numerazione conferita ai documenti, che può essere realizzata in numeri o in lettere.
3.Rinomina i file
Rinominare i documenti in modo appropriato è importante per favorire una buona pratica di archiviazione. Infatti, l nome sarà il ponte che ti darà l’accesso al documento, quindi esso deve essere:
- Conciso;
- Pertinente, ovvero deve identificare in maniera pertinente il contenuto del documento;
- Appartenga ad uno specifico sistema di nomenclatura.
Per conservare i documenti online in modo appropriato è necessario, dunque, salvarli con una denominazione funzionale.
👀 Alcuni documenti necessitano particolare cautela per il loro salvataggio. Infatti, per alcuni documenti esistono specifiche disposizioni legali che regolano la procedura. In questi casi, bisogna, dunque, procedere con particolare attenzione, in modo tale da provvedere ad adempiere a tutti i requisiti legali necessari.
☝ Insieme al nome è consigliabile inserire anche la data in cui il documento è stato creato.
Assegna i file ad una categoria
È importante che i documenti vengano salvati in categorie semanticamente pertinenti. Esse devono essere omogenee e ben distinte le une dalle altre.
Affidati a soluzioni di archiviazione appropriate
Per poter garantire una buona archiviazione dei documenti è necessario affidarsi ad un supporto di storage adeguato.
Infatti, è importante evitare di affidarsi al fai-da-te! Ricorda che, per quanto tu possa programmare il tuo archivio personale con zelo, il margine di errore per soluzioni sviluppate personalmente rimane comunque alto.
Tieni, però, a mente che i file della tua azienda sono sensibili e il rischio che essi vadano persi in caso di utilizzo di un supporto incerto è alto. Pertanto, è bene prestare particolare attenzione alla scelta del supporto di storage: ne varrà la pena.
Supporti di archiviazione dei documenti digitali
Esistono diversi supporti e metodologie per il salvataggio dei documenti digitali. Questi variano in base alla tipologia di documenti che vengono presi in considerazione. Ad esempio, è possibile:
- Archiviare i documenti in un file zip.
→ Questa modalità di archiviazione dei documenti è utilizzata per i file importanti che, però, vengono usati raramente.
- Salvare i documenti in supporti esterni come chiavette USB.
- Copiare i documenti su CD o DVD.
- Salvare i documenti su spazi di archiviazione esterni.
→ Questo metodo di salvataggio dei documenti è particolarmente utile in caso di danneggiamento del pc. In questo caso, infatti, i dati salvati su disco rigido possono essere recuperati senza alcuna difficoltà.
Particolare attenzione, infatti, bisogna prestare al fatto che i documenti salvati su supporto digitale sono comunque soggetti a danneggiamento. Infatti, sussiste sempre il rischio della perdita involontaria delle informazioni. Ecco perché è consigliabile eseguire costantemente il backup dei dati.
- Archiviare i documenti attraverso dei software appositi.
→ Uno dei metodi più utilizzati per conservare un documento è quello di convertirlo in formato PDF, ad esempio con il servizio offerto da Adobe (conosciuto come Adobe Acrobat).
💢 La tecnologia che consente l’archiviazione dei documenti, comunque, è in continua evoluzione. Dunque, è bene tenersi aggiornati per quel che riguarda le nuove opportunità che vengono costantemente fornite per operare la memorizzazione e la conservazione dei documenti.
Metodi di archiviazione dei documenti digitali
Esistono diversi metodi di archiviazione dei documenti digitali. Questi sono sostanzialmente suddivisibili in due macro-categorie:
- Archiviazione dei documenti digitale on-site, ovvero presso la propria sede in archivi elettronici fisici, che vengono gestiti mediante un software di gestione documentale;
- Archiviazione dei documenti digitale in cloud, ovvero i file vengono salvati su piattaforme esterne o piattaforme in outsourcing.
I principali sistemi di storage e di backup attualmente disponibili sono:
HDD e SDD
Gli HDD (Hard-disk drive), o unità a disco rigido, sono unità di memoria per computer. Sono stati i sistemi di archiviazione digitali più utilizzati per molti anni perché sono in grado di registrare grandi quantitativi di dati. Solitamente già incorporati all’interno del computer, sono anche disponibili sotto forma di hardware esterni.
Gli SDD (Solid-disk drive), o unità a stato solido, invece, si sono diffusi più recentemente e costituiscono un particolare tipo di memoria di massa molto veloce nella lettura dei dati e poco rumoroso durante il lavoro. Solitamente sono meno soggetti a rottura, ma i vantaggi superiori rispetto all’hard disk tradizionale comportano anche un costo maggiore.
Chiavette USB e memory card
Le chiavette USB sono molto in voga in quanto consentono il trasferimento di file in modo rapido ed efficace. Tuttavia, la loro capacità di memorizzazione è, solitamente, relativamente ridotta. Sono, poi, facilmente soggette a rottura. Solitamente, infatti, le chiavette USB sono utilizzate per trasportare documenti da una sede all’altra, piuttosto che per l’archiviazione degli stessi.
Le memory card hanno un principio di funzionamento molto simile alle chiavette USB per quel che riguarda il salvataggio di documenti. La differenza principale è che le memory card hanno bisogno di uno slot in cui essere inserite per poter funzionare in modo appropriato.
Servizi di cloud-storage
Si tratta di piattaforme online che consentono il salvataggio dei documenti. Esse consentono la memorizzazione di un gran numero di dati, che saranno disponibili da qualunque dispositivo, a prescindere dal luogo in cui ci si trova.
Dunque, i servizi in cloud consentono un’archiviazione efficace, ma sono abbastanza costosi. Il costo varia in base alla quantità di documenti salvati o al grado di riservatezza conferito agli stessi.
C’è da dire che i servizi di storage in cloud sono accolti dalle aziende, generalmente, con scetticismo proprio per quel che riguarda la riservatezza dei documenti. Molte imprese non vedono di buon occhio il fatto di affidare la gestione documentale di file riservati a soggetti terzi e, quindi, preferiscono optare per delle soluzioni di archiviazione dei documenti interne all’azienda.
Network-attached storage (NAS)
Il Network-attached storage (NAS) è un servizio remoto di file serving che archivia e condivide i file in uno o più server dedicati con diversi client collegati alla stessa rete.
Il NAS è particolarmente apprezzato dalle aziende perché consente di mantenere l’archiviazione dei documenti indoor, ma di condividere l’accesso ad essi a diversi dispositivi contemporaneamente.
Storage Area Network (SAN)
Lo Storage-area-network (SAN) si sta diffondendo nelle aziende come metodo innovativo di archiviazione dei documenti. Si tratta di una rete di dispositivi di storage a blocchi alla quale possono collegarsi più utenti.
Essendo più recente, il SAN consente una velocità operativa maggiore rispetto al NAS. Per il resto, i due sistemi di memorizzazione dei file funzionano allo stesso modo. Infatti, entrambi consentono di archiviare grandi quantità di documenti aziendali, permettendo che ad essi si possa accedere da più postazioni contemporaneamente.