Hot desking: 5 vantaggi degli spazi di lavoro flessibili in azienda

Dato che le persone trascorrono gran parte della loro vita in ufficio, è naturale immaginare che gli sforzi dei datori di lavoro per contribuire al comfort dei loro dipendenti si concentrino sull'offerta di spazi di lavoro soddisfacenti.

Hot desking, lavoro ibrido e lavoro flessibile sono modelli che mettono alla prova il luogo di lavoro e la sua capacità di fornire ai dipendenti le condizioni necessarie per impegnarsi nel lavoro e generare risultati migliori.

Mentre progetti nazionali come la settimana lavorativa di quattro giorni vengono approvati dal governo, le aziende spagnole continuano a concentrarsi sul design degli uffici e sugli spazi di lavoro condivisi come misure per migliorare la salute e la produttività dei dipendenti.

Restate con noi e scoprite in questo articolo in cosa consiste l' hot desking. Inoltre, come assicurarsi che la sua implementazione nella vostra azienda fornisca i vantaggi necessari affinché la vostra impresa continui a essere un punto di riferimento per la qualità, il benessere e il successo.

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Che cos'è un hot desk?

Origine del concetto

L'origine di questo concetto risale al XVI secolo, quando nella Marina degli Stati Uniti, a più di un membro dell'equipaggio veniva assegnato un letto a bordo di un sottomarino. Questa pratica era nota come "hot racking" e aveva lo scopo di ottimizzare lo spazio fisico disponibile.

☝️ Era caldo perché il letto rimaneva "caldo" quando il nuovo occupante arrivava per utilizzarlo.

In un contesto lavorativo moderno, il termine è apparso negli anni '90 e ha iniziato a essere applicato nei centri direzionali, quando le postazioni di lavoro individuali sono diventate superflue.

Definizione inglese di hot desk

Un hot desk è definito come una scrivania messa a disposizione dei lavoratori con la premessa di utilizzarla quando ne hanno bisogno e nell'ambito di un modello di lavoro a rotazione.

In questo senso, il concetto di hot desking designa la pratica di implementare scrivanie condivise in ufficio, invece di assegnarle individualmente o in modo permanente; cioè, in cambio della loro appartenenza a un particolare lavoratore.

È noto anche come "hot desking" o "hot table" quando ci si riferisce al fatto di non avere scrivanie fisse e immobili.

Hot desking: vantaggi e svantaggi

L'aumento dei valori degli affitti è un fenomeno che si verifica da tempo e tende a intensificarsi con l'aumento della densità delle città.

Fortunatamente, allo stesso modo, i progressi tecnologici hanno permesso alle aziende di richiedere sempre meno la presenza fisica dei loro lavoratori, compensando, in una certa misura, la crescente necessità di spazi e strutture per uffici.

Per questo motivo, non sorprende che metodi come l' hot desking vengano implementati nelle aziende come strategia di risparmio. Ma questo non è l'unico vantaggio che offre questo modello. Se implementato correttamente, può portare molti altri benefici.

Vantaggi dell' hot desking

Uno studio di Steelcase e Ipsos sui comportamenti lavorativi ha rilevato che solo il 13% dei lavoratori di tutto il mondo è soddisfatto del proprio spazio di lavoro. Ciò che colpisce di questo dato, secondo lo studio, è la relazione tra la soddisfazione per il luogo di lavoro e il grado di impegno delle persone nelle loro missioni.

È quindi importante considerare nuovi modelli che contribuiscano a migliorare il modo in cui i lavoratori si sentono quando sono in ufficio. In tal senso, alcuni dei vantaggi che l 'hot desking potrebbe offrire a questo scopo sono i seguenti:

1. Livelli più elevati di creatività.

Uno spazio di lavoro ben progettato, accogliente, confortevole e pulito diventa l'ambiente ideale per favorire l'ispirazione delle persone che vi lavorano.

I nuovi uffici di Boehringer Ingelheim nel Connecticut sono la prova di come spazi di lavoro spaziosi e moderni possano promuovere il benessere e la collaborazione.

2. Ambienti di lavoro più piacevoli

Un sistema di hot desking ben gestito contribuisce a mantenere l'ufficio più pulito e a liberare spazio. Le scrivanie minimaliste, dove non c'è più abbondanza di oggetti personali, e un'area più ampia disponibile per le sale di pausa o di ricreazione, diventano la norma.

3. Significativi risparmi sui costi

Considerando che circa il 40% dello spazio in ufficio rimane vuoto durante la giornata lavorativa, è logico optare per un modello efficiente dal punto di vista dello spazio. La logica conseguenza? Una riduzione dei costi operativi fino al 30% (fonte: Verdict, media inglese).

4. Migliore collegamento in rete

Spostarsi da una posizione all'altra dell'ufficio significa necessariamente scoprire nuovi colleghi e le loro posizioni e modalità di lavoro. Questo favorisce la creazione di connessioni tra colleghi della stessa azienda che, non facendo parte dello stesso team, non si sarebbero mai incontrati prima.

5. Modernizzazione e trasformazione aziendale

Il mondo del lavoro ha dovuto adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato. Modelli come l' hot desking o il coworking favoriscono la trasformazione digitale delle aziende, grazie al fatto che sono supportati da strumenti automatizzati e distribuibili nel cloud.

Le potenziali sfide del modello di hot desking

Se non viene implementato correttamente, l 'hot desking può diventare un'arma a doppio taglio per le aziende che lo scelgono. A fronte dei vantaggi che offre, ecco alcune delle sfide che comporta:

1. Aumento della logistica nella gestione aziendale. Poiché in questo modello i lavoratori assumono la posizione più adatta a loro al momento dell'arrivo, è necessaria una maggiore logistica a livello di gestione per garantire che il lavoro sia ben organizzato e che il funzionamento dei team non venga compromesso.
2. Disconnessione del lavoratore dal luogo di lavoro. Poiché l'ufficio è un luogo in cui le persone trascorrono un numero considerevole di ore al giorno e uno spazio in cui si sviluppano professionalmente e personalmente, è normale che sentano il bisogno di uno spazio personalizzabile. Gli spazi di lavoro flessibili, al contrario, eliminano questa possibilità e tendono a rendere gli uffici spazi impersonali con cui le persone non sentono alcun legame.
3. Dannoso per la comunicazione. A differenza di un possibile miglioramento in termini di networking aziendale, l 'hot desking potrebbe danneggiare la comunicazione. Con la realtà dei team che devono dividersi e sparpagliarsi per l'ufficio, la comunicazione tra i team può essere ostacolata e questo può riflettersi a lungo termine sui risultati.
4. Disuguaglianza sul posto di lavoro. Quando le regole non vengono applicate a tutti i membri di un'organizzazione allo stesso modo, si crea un senso di differenziazione e favoritismo che generalmente non è apprezzato dai dipendenti.
5. Mancanza di concentrazione. Nei luoghi di lavoro aperti, se da un lato l'opportunità di parlare con colleghi diversi può rafforzare i legami di squadra, dall'altro il rumore generato dal chiacchiericcio costante può essere una fonte di distrazione importante.

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Come si può implementare con successo il modello dell' hot desking nelle aziende di telelavoro spagnole?

Oggi, molto più che in passato, i lavoratori sono consapevoli del loro contesto lavorativo. Questo li porta a chiedere migliori condizioni contrattuali e una maggiore qualità dell' ambiente fisico.

Per questo le aziende devono essere in grado di offrire il benessere necessario per attrarre i migliori talenti e consentire loro di rimanere competitive.

Ecco alcuni aspetti da considerare se state valutando la possibilità di implementare un modello di hot desking per la vostra azienda.

• Design degli interni. Prestate particolare attenzione al design degli spazi per garantire che siano piacevoli, luminosi e ben organizzati. Allo stesso modo, assicuratevi di assegnare aree che le persone possano utilizzare a seconda del lavoro che devono svolgere (in gruppo o individualmente, per esempio).
• Non trascurate la privacy. Anche nelle aziende i cui spazi di lavoro sono aperti e condivisi, è importante riservare dei luoghi in cui le persone possano:
  • lavorare senza distrazioni
  • fare telefonate o videochiamate senza essere interrotti,
  • tenere riunioni.
• Organizzare e coordinare il lavoro faccia a faccia. Se state pensando di introdurre questa modalità nella vostra azienda, forse è perché non avete abbastanza spazio per ospitare tutti i vostri collaboratori contemporaneamente. Create un calendario e organizzate il lavoro faccia a faccia dei vostri dipendenti, proponendo alcuni giorni di presenza per ogni team.
• Implementate strumenti adeguati. Per garantire la continuità dell'attività e un buon lavoro di squadra, assicuratevi di includere nel vostro piano di lavoro flessibile strumenti di collaborazione quali:
  • gestori di attività e progetti,
  • strumenti di comunicazione,
  • software di lavoro collaborativo.
• Sensibilizzare i lavoratori al cambiamento. Al di là degli aspetti tecnici e operativi, bisogna tenere presente che all'inizio alcune persone potrebbero non voler far parte di un ambiente di lavoro flessibile. Ciò richiederà supporto e spiegazioni sulle ragioni dell'implementazione e sui vantaggi di questo modello.

Come si è visto, la trasformazione del modo di lavorare delle organizzazioni richiede cambiamenti non solo in termini di configurazione dello spazio fisico, ma anche di cultura aziendale e mentalità delle persone. Per non privarvi di proposte innovative che possono rivoluzionare la vostra azienda, assicuratevi di prendere le misure necessarie per sfruttarle al meglio.