Come fare una videoconferenza? Una manciata di consigli utili

Organizzare una videoconferenza sembra un gioco da ragazzi. Per realizzare un buon meeting virtuale sembra che basti cliccare un pulsante e che tutto si svolga in maniera automatica in conseguenza. In verità le cose stanno diversamente: organizzare videoconferenze senza incappare in errori o problemi non è cosa così semplice.

In questo articolo vediamo come fare una videoconferenza: esponiamo delle buone pratiche sulla base delle quali può essere pianificata e svolta una buona riunione online.

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Cos’è una videoconferenza?

La videoconferenza è, come intuibile dalla denominazione stessa, una conferenza realizzata attraverso la presenza virtuale dei partecipanti. Ciò significa che essi non sono fisicamente vicini, ma seguono il meeting telematicamente, ovvero dietro ad uno schermo.

Infatti, la videoconferenza corrisponde ad un incontro tra, in genere, più persone mediato da supporti tecnologici, ovvero grazie alla presenza di apposite tecnologie che consentono la telecomunicazione.

La videoconferenza in ambito lavorativo

La videoconferenza è diventata uno strumento molto in voga con la diffusione dello Smart Working in ambito lavorativo. Infatti, la rivoluzione tecnologica delle aziende ha portato ad una svolta verso il digitale anche per quel che riguarda pratiche che si pensava dovessero essere svolte necessariamente faccia a faccia.

Oggi, la videoconferenza è diventata una prassi normale nel panorama lavorativo e viene considerata come parte della routine aziendale. Molto spesso, infatti, le riunioni vengono, ora, tenute online.

Tramite i mezzi tecnologici moderni, si può fare in modo che tutti i lavoratori possano partecipare alla videoconferenza anche se essi non sono fisicamente presenti in sede aziendale. Infatti, grazie alla videoconferenza, vengono annullate le distanze fisiche tra i partecipanti, che possono essere coinvolti attivamente, in questo modo, alla vita aziendale, a prescindere dal luogo in cui si trovano.

Come fare una videoconferenza?

Piccole accortezze prima di partire

Una videoconferenza è realizzabile relativamente facilmente, seppur sia necessario prestare attenzione a rispettare dei criteri di base, perché essa sia messa in atto senza problemi.

Innanzitutto, una videoconferenza deve essere:

• Comoda, ovvero deve essere facilmente accessibile per tutti i partecipanti;
• Piacevole, ovvero non deve suscitare sensazioni di confusione. Ciò significa, che l’interfaccia del supporto scelto per la videoconferenza deve essere gradevole e deve disporre di funzionalità immediate, che possano favorire sia il lavoro dell’amministratore, che eventuali interventi dei collaboratori.

→ Quali sono gli obiettivi da tenere a mente?

Gli obiettivi da tenere a mente per organizzare una buona videoconferenza non sono molto diversi da quelli che bisogna considerare per realizzare una buona riunione in presenziale.

L’intervento organizzato in videoconferenza deve, infatti, risultare:

• Chiaro: quanto detto deve riuscire ad essere compreso facilmente e l’immagine della persona che parla possibilmente deve essere veicolata in modo distinto;
• Coinvolgente: quanto detto deve riuscire a destare l’interesse degli ascoltatori e mantenere la loro attenzione possibilmente per tutto il tempo della riunione;
• Conciso: è consigliabile mantenere le riunioni in videoconferenza entro un massimo di 40 minuti. Infatti, i partecipanti alle riunioni online sono più soggetti a distrarsi o a cadere preda della noia.

Gli aspetti appena citati, in caso di videoconferenza, sono strettamente dipendenti dalle tecnologie di supporto impiegate per la realizzazione della riunione online. Quindi, è fondamentale accertarsi, innanzitutto, di padroneggiare l’uso dei mezzi tecnologici di cui ci si munisce per la messa in atto del meeting.

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 Quali sono le domande da porsi prima di organizzare una videoconferenza?

Prima di indire una videoconferenza, bisogna porsi delle domande riguardo alla sua pianificazione, in modo tale da riuscire ad organizzare una riunione online adeguata.

Le domande da porsi sono:

• Sono in possesso degli adeguati strumenti tecnologici per implementare una buona videoconferenza?
• Sono in grado di utilizzare la tecnologia di supporto alla realizzazione della videoconferenza?
• Ho testato la funzionalità delle tecnologie impiegate?
• Ho avvertito tutti i collaboratori che dovranno essere presenti? Ho ricevuto la conferma di consenso alla partecipazione ed ho fatto in modo che essi non si dimentichino dell’evento (promemoria in agenda, inviato il link del meeting, ecc.)?
• Ho pianificato un intervento pertinente dal punto di vista contenutistico e formale? Ovvero, il mio intervento è funzionale ad essere esposto tramite videoconferenza?

→ Munirsi delle giuste attrezzature

Come abbiamo visto, le videoconferenze si sviluppano sulla base di determinate tecnologie. In assenza di questi supporti, infatti, non è possibile realizzare e condurre delle riunioni online.

Ma quali sono esattamente le giuste attrezzature di cui servirsi?

Per organizzare una videoconferenza sono necessari:

• Un computer o un tablet.

In linea di principio va bene qualunque dispositivo in tuo possesso (anche smartphone), purché esso sia dotato di una videocamera, di uno schermo sufficientemente grande e della capacità di supportare le applicazioni tramite cui va svolta la videochiamata.

• Una buona connessione a internet.

Sebbene non tutte le soluzioni di sostegno alla videoconferenza necessitano di velocità altissime per consentire di realizzare una buona videoconferenza, infatti, bisogna pur sempre assicurarsi che la connessione sia sufficientemente veloce per il software o l’applicazione che si è scelto di utilizzare per il proprio meeting online.

• Un buon software per videoconferenze.

Nel mercato ne esistono di moltissimi tipi, sia gratuite che a pagamento. Ciò significa, che puoi scegliere la soluzione software o la App web più adatta alle tue esigenze e alle tue inclinazioni.

Esempi di piattaforme utili per le videoconferenze sono Google Meet, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Pexip ecc. Queste sono tutte disponibili in versione libera e offrono tutte un servizio gratuito. Pertanto, sono particolarmente appetibili per qualsiasi tipo di utilizzatore.

👉 In caso si scelga di utilizzare una di queste piattaforme, è consigliabile controllare la loro funzionalità nei browser di predilezione. Conviene, dunque, aprire il sito di competenza, controllare l’accessibilità della piattaforma e, eventualmente, cambiare il browser utilizzato.

Tuttavia, tieni sempre presente che più il software è professionale, più riuscirà a garantire un elevato grado di qualità e di sicurezza dei sistemi.

☝ Munirsi della giusta soluzione software per realizzare una videoconferenza è di importanza centrale per la riuscita del tuo meeting.

Infatti, soluzioni poco funzionali possono causare l’insorgere di gravi problematiche, quali:

• La perdita della credibilità aziendale agli occhi dei dipendenti o dei clienti;
• La perdita di tempo e la realizzazione di meeting dispersivi, che impediscono di centrare gli obiettivi operativi.

→ Check-up iniziale

Prima di iniziare una videoconferenza, è necessario svolgere anticipatamente un check-up preventivo della qualità del suono e del video, così come della funzionalità delle impostazioni del software utilizzato.

Per consentire una ricezione dell’audio ottimale, è bene munirsi di auricolari, dato che il microfono proprio del computer spesso è scadente. Inoltre, va controllata e regolata l’inquadratura della videocamera in modo tale che l’interlocutore possa vederti in modo ottimale.

Anche l’illuminazione deve essere aggiustata al fine di consentire la migliore visibilità. Conviene, poi, verificare che, sul background, non vi siano elementi indesiderati: questi compariranno nel video durante la riunione e potranno essere visti da tutti i partecipanti.

→ Pianificare la videoconferenza

Come ogni riunione, anche la videoconferenza va pianificata. Non si tratta solamente, in questo caso, di progettare il proprio intervento, ovvero quello che si vuole dire, ma è necessario creare un evento da segnare nell’agenda di tutti i partecipanti.

In alcune piattaforme online, è possibile già aggiungere i partecipanti in maniera preventiva. Altri software, invece, consentono di svolgere questa operazione al momento dell’avvio della videoconferenza.

In entrambi i casi, la procedura è semplice: basterà selezionare la voce aggiungi contatto e invitare in questo modo tutti i partecipanti all’evento.

Normalmente, il numero massimo è di 100 partecipanti, ma il limite varia da software a software. Ovviamente, in caso non si sia raggiunta la soglia massima, è sempre possibile aumentare il numero dei visitatori della videoconferenza anche in seguito alla creazione dell’evento. La voce aggiungi altri, infatti, è sempre utilizzabile, anche durante il meeting stesso.

→ Avviare la videoconferenza

Soprattutto se si è alle prime armi per quel che riguarda l’utilizzo del software per la videoconferenza, vale la pena prepararsi ad avviare la videoconferenza con un certo margine di anticipo rispetto all’orario prestabilito. In questo modo, in caso di imprevisti nel funzionamento del software o di inadeguatezza di utilizzo, si avrà più tempo per ovviare al problema insorto.

→ Come gestire e controllare la videoconferenza in atto

Durante la videoconferenza è necessario monitorare costantemente sia il funzionamento appropriato della soluzione tecnologica, in rapporto alla qualità dell’audio e del video, sia per se stessi, che per i partecipanti.

La videoconferenza deve poter essere soddisfacente sia per l’amministratore, che per l’utente posto nella parte dell’audience.

Le buone pratiche durante una videoconferenza

Per poter gestire e realizzare un’adeguata videoconferenza, è consigliabile mettere in atto alcune buone pratiche. Tra queste compaiono le seguenti:

• Spegnere il proprio microfono nelle riunioni di gruppo nei momenti in cui non si sta facendo un intervento. Infatti, disattivare l’audio per proprio computer può favorire una migliore qualità dell’audio generale ed evitare inquinamento acustico di vario genere.
• Se spetta a te pianificare le riunioni, è bene pianificare un’agenda precisa dotata di promemoria che possano ricordare ai dipendenti l’impegno da rispettare. Infatti, soprattutto se i lavoratori sono attivi in modalità Smart, può accadere più facilmente che una riunione, soprattutto se non prevista a cadenza costante, venga dimenticata.
• In caso si debbano presentare dei contenuti, è bene familiarizzare in maniera preventiva con le app o i software scelti per lo svolgimento della videoconferenza.

☝ Le funzionalità sono diverse in base alla piattaforma utilizzata per la videoconferenza.

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