Rimborso spese: cosa rimborsare e come? [Modello excel da scaricare]

I dipendenti, settore privato o pubblico che sia, sono spesso tenuti ad anticipare i costi in trasferta. Tali costi comprendono principalmente spese di viaggio (trasporto), vitto e alloggio.

Come gestire semplicemente il rimborso spese? Quali sono rimborsate e in che misura? Come elaborare facilmente le ricevute senza perderle?

In questo articolo, appvizer spiega i problemi legati al rimborso delle spese di missione e come l'uso di un software di gestione dei rimborsi può rendere la vita più facile per la vostra azienda o organizzazione. Inoltre, vi facciamo un piccolo regalo: il nostro modello facsimile di rimborso spese gratuito

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Spese di trasferta: definizione

Quelle trasferta fanno parte delle spese professionali. Essi rappresentano tutti i costi sostenuti da un dipendente nell'ambito di una determinata missione. La missione deve richiedere un viaggio lontano dal proprio territorio comunale per diverse ragioni: formazione, esame, missione di consulenza, ecc.).

Tali costi possono essere rimborsate dal datore di lavoro, a condizione che il lavoratore le giustifichi (fatture, ricevute, ecc.).

L'integrazione delle spese di missione nella vostra contabilità

Le spese di missione sono registrate nella contabilità della voce 73 del vostro piano contabile:

Quali sono le spese rimborsate dal datore di lavoro?

Rimborso del viaggio

I rimborsi sul viaggio non riguardano i tragitti di andata e ritorno tra la casa e il luogo di lavoro, ma solo per incarichi eccezionali legati alla sua attività professionale.

Il rimborso dei trasporti riguarda tutti i mezzi:

• viaggiare con i mezzi pubblici (aereo, treno, autobus, battello),
• le tariffe dei taxi,
• l'uso del veicolo personale del dipendente secondo una scala chilometrica.

Il rimborso dei loro costi chilometrici tiene conto di diversi fattori, come la potenza fiscale del veicolo e la distanza percorsa.

Rimborso dell'alloggio

Se la missione supera una giornata lavorativa, o se la distanza geografica della missione dal luogo di lavoro richiede un alloggio per una o più notti, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le notti trascorse.

Rimborso per i pasti

Il rimborso per i pasti è forfettario; 

Nel settore privato, questi costi possono anche coprire l'invito al ristorante di un cliente, fornitore o potenziale cliente, ad esempio ma il datore è libero di porre un limite all'importo. 

Rimborso missioni all'estero

L'indennità per le missioni all'estero è soggetta a tariffe differenti a causa di un maggiore disagio causato al dipendente in trasferta.

Chi è interessato dalle spese di trasferta?

Ne abbiamo discusso in precedenza in questo articolo: le spese di missione riguardano sia i dipendenti che:

🕵️️ Un "agente in missione" è un lavoratore in viaggio per un incarico professionale di durata limitata e con uno scopo relativo al suo lavoro 🕵️

Come procedere per il rimborso delle spese?

Termini e condizioni di rimborso

Affinché una missione sia valida e rimborsabile, l'azienda o l'organizzazione deve emettere un ordine di missione. Questo ordine di missione funge da contratto tra le due parti per una determinata missione, ma è anche un documento giustificativo che deve includere le seguenti informazioni:

• l'oggetto,
• il posto,
• la data,
• la durata della missione,
• la residenza amministrativa e personale dell'agente,
• il modo di trasporto utilizzato dall'agente,
• l'importo del forfait assegnato all'agente per trasporto, vitto e alloggio.

Affinché sia possibile il rimborso all'agente o dal dipendente, quest'ultimo deve conservare tutti i documenti giustificativi che poi invia alla sua azienda sotto forma di nota spese.

Modello per il rimborso

Un rapporto del genere è chiamato anche "rendiconto delle spese". Questo è un rapporto che elenca tutti i costi sostenuti da una particolare missione. Lei capisce:

• il nome completo dell'agente,
• la città di partenza,
• la sede di arrivo,
• giorno e ora di partenza,
• giorno e ora di arrivo,
• il luogo della missione,
• dettagli delle spese anticipate dall'agente (numero di notti, numero di pasti e importi totali),
• l'importo totale da rimborsare stimato dall'agente,
• l'importo corretto in caso di differenza,
• la firma dell'agente e della persona responsabile del rimborso.

Semplificare la gestione dei rimborsi di missione con software dedicato

Il software di gestione delle note spese semplifica e automatizza la gestione dei rimborsi sulle trasferte.

Un software di rendicontazione online ha il vantaggio di:

• risparmiare tempo per gli agenti della missione e per il responsabile della gestione dei rimborsi;
• evitare reinserimenti ed errori;
• gestire i documenti giustificativi allegati al mandato della missione;
• salvare e archiviare documenti di valore probatorio;
• fornire l'accesso ai dati mobili attraverso una piattaforma cloud;
• interagire con il vostro software aziendale per risparmiare tempo al vostro contabile per la gestione della contabilità e, ad esempio, al vostro payroll manager;
• consentire un trattamento più rapido dei reclami e quindi un rimborso più rapido.

appvizer confronta dei programmi software di report di spesa per aiutarvi a scegliere quello che meglio si adatta alla vostra azienda o organizzazione.

Sarce Travel

Sarce Travel è un software di gestione note spese disponibile in cloud e su app mobile che integra ad un'interfaccia intuitiva degli strumenti avanzati come il lettore OCR e l'assistente vocale. Essendo disponibile in più versioni riesce ad adattarsi alle esigenze delle imprese di tutte le dimensioni. Tra le funzionalità chiave:

• Calcolo automatico km con Google Maps
• Inserimento vocale Inserimento di ospiti e colleghi

Dipendenti in cloud

Dipendenti in cloud è una soluzione adatta a chi cerca un software di gestione risorse umane più ampio nelle cui funzionalità ci sono anche quelli di gestione note spese. In questo modo i rimborsi saranno integrati in tutta un'ottica più ampia della gestione dipendenti. Per quanto riguarda il travel expense management troviamo:

• Rimborsi chilometrici
• Foto scontrini
• Rimborsi diretti

Notilus Expense

Con Notilus torniano nell'universo dei software gestione nota spese specifici. Si tratta di uno strumento innovativo che offre tramite app e piattaforma cloud semplifica notevolmente il rimborso delle trasferte. Grazie al lettore ottico OCR la scansione dei documenti avrà valore legale per una dematerializzazione totale. Tra le sue funzionalità:

• Processo di convalida
• Rimborso kilometrico
• Gestione parco auto

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