Come si possono evitare il più possibile gli errori umani nei processi aziendali?
Chi non ha mai sentito l'espressione "Errare è umano"? E per una buona ragione: tutti abbiamo il diritto di sbagliare. Lo stress, la stanchezza, la pressione o la riduzione della forza lavoro sono tutti fattori che possono aggravare il problema. Anche se la maggior parte di questi errori sono involontari, possono costare cari alla vostra azienda. Vediamo come IRISPowerscan può aiutare voi e i vostri dipendenti!
Prevenire gli errori umani
Che la vostra azienda sia composta da due o decine di persone, gli errori umani possono assumere molte forme e avere molte cause.
Quando si parla di errori umani, le prime cose che vengono in mente sono :
- errori di codifica,
- errori di ortografia o di battitura
- e infine le sviste.
Tutti noi ci confrontiamo, nostro malgrado, con questo tipo di problemi. E per una buona ragione: vogliamo anche che tutto sia sempre più veloce.
Molti di noi lavorano con due schermi, riscrivendo da una schermata all'altra dati tratti da documenti digitalizzati ma non indicizzati. Peggio ancora, se non abbiamo due schermi, è pratica comune scrivere su un foglio di carta i dati da copiare e poi cambiare programma per riscrivere i dati che abbiamo trascritto a mano.
Va da sé che queste pratiche sono comuni in molte aziende e molti si riconosceranno in queste situazioni.
Sebbene questi errori possano essere innocui, in alcuni casi possono mettere a rischio l'azienda. Un errore in un file può essere critico. Immaginate di aver commesso un errore in un rendiconto di magazzino, nei contratti o nei documenti dei clienti. L'impatto sulla vostra azienda e sui terzi potrebbe essere notevole.
Immaginate anche che, sulla base di questi stessi dati imprecisi, stiate redigendo dei report utilizzati per prendere decisioni finanziarie o strategiche... L'accuratezza dei dati inseriti è una vera priorità.
Nel contesto dei processi aziendali, che si tratti di processi di acquisto, vendita o logistica, la dematerializzazione e l'indicizzazione dei documenti, così come l'acquisizione dei dati, sono fondamentali.
Con IRISPowerscan avrete a disposizione una soluzione completa che vi permetterà di gestire tutti i documenti in entrata e di elaborarne il contenuto come desiderate.
Come potete evitare errori nella vostra contabilità?
Facciamo un esempio concreto: ogni giorno ricevete fatture dai fornitori. Alcune le ricevete in formato digitale, altre le scannerizzate. Dovete poi salvare questi documenti, nominarli in modo da poterli ritrovare facilmente in caso di necessità e infine inserire i dati di queste fatture nel vostro sistema contabile o ERP.
La buona notizia è che IRISPowerscan farà tutto questo per voi. Il software vi permetterà di automatizzare la gestione dei documenti in entrata. A seconda delle regole impostate, le fatture verranno rinominate e salvate dove desiderate. Infine, dopo la convalida, i dati estratti possono essere inviati direttamente al vostro ERP.
Stiamo usando le fatture come esempio, ma lo stesso vale per qualsiasi tipo di documento. Che si tratti di contratti, bolle di spedizione, documenti d'identità o prescrizioni mediche, IRISPowerscan riconosce qualsiasi documento purché sia digitale.
La sfida di raccogliere e gestire i dati dei moduli
Un altro esempio molto significativo è la gestione dei moduli o delle indagini di soddisfazione. Avete svolto un sondaggio sul campo con potenziali clienti o clienti e volete vedere le tendenze che emergono?
Elaborare manualmente questo tipo di dati è semplice quando si tratta di 10 moduli, ma quando si vuole un campione rappresentativo, bisogna guardare in faccia la realtà: non è sufficiente. Il numero di ore dedicate alla codifica di queste indagini è enorme e anche in questo caso il rischio di errore è reale.
Con IRISPowerscan, potete gestire il modello del vostro modulo e configurare il rilevamento delle caselle spuntate dai rispondenti. Il software può quindi produrre in modo intelligente i risultati nel formato desiderato.
Grazie al tempo risparmiato nella codifica, è possibile analizzare i dati in dettaglio. Se esportate in formato Excel, potete rielaborare i dati a vostro piacimento, inserendo grafici o utilizzando tabelle pivot. Non resta che mettere in atto le azioni che derivano dai risultati.
Gestione dei dati sensibili: tolleranza 0 errori
Un ultimo esempio: i documenti di identità. In molti settori, i documenti d'identità devono essere scansionati o codificati e i dati estratti devono essere inviati a server sicuri o a software adattati. Si tratta di ricevere visitatori, noleggiare auto, firmare contratti, cartelle cliniche...
È ovvio che quando si tratta di rispettare la privacy e i dati sensibili, la sicurezza è d'obbligo. Ma è altrettanto ovvio che in questi casi specifici l'accuratezza dei dati è essenziale.
IRISPowerscan vi consentirà di elaborare i dati di passaporti, patenti di guida, tessere sanitarie e carte d'identità. Con pochi clic, questi dati possono essere estratti ed esportati, ad esempio, su un server SFTP.
E che dire dell'elemento umano?
Si sente sempre più spesso parlare di settori in cui la digitalizzazione e l'automazione stanno sostituendo l'elemento umano.
Sia chiaro: IRISPowerscan non sostituirà l'essere umano. Il software mira a ottimizzare i processi aziendali, consentendo alle persone di dedicarsi completamente ad altri compiti meno operativi. Non si tratta di sostituire una persona con un software. Ad esempio, alcuni dati critici richiedono la convalida umana.
IRISPowerscan vi permette anche di facilitare il trasferimento delle competenze e di garantire la continuità della vostra attività. Qualcuno cambia lavoro o lascia la vostra azienda? Naturalmente dovrà essere addestrato all'uso dello strumento, ma la facilità d'uso vi consentirà di gestire la vostra attività quotidianamente e la nuova persona non sarà stressata da processi complessi. Una situazione vantaggiosa per voi e per il nuovo assunto!
Siete convinti o volete saperne di più?
Non esitate a consultare la scheda prodotto di IRISPowerscan e a richiedere una demo online gratuita di 15 minuti. Saremo lieti di aiutarvi e di spiegarvi come possiamo soddisfare le vostre esigenze.
Articolo tradotto dal francese