Processi: le basi del vostro progetto di digitalizzazione
"In media, le aziende francesi impiegano 15 mesi per cambiare i loro processi", è il dato evidenziato da Teradata in un recente studio. Le ragioni principali di questi ritardi risiedono spesso nell'inerzia insita nelle grandi aziende, alimentata dall'invecchiamento delle tecnologie e dalle barriere culturali.
Come si può quindi accelerare il cambiamento e portare al successo i propri progetti di digitalizzazione? Una risposta è quella di sfruttare ciò che l'azienda già conosce: il suo know-how.
1. Fare il punto della situazione
Nel 2019, l'indagine di Teradata "Adapt or disappear: the new reality of a hyper-digitised world", condotta tra i responsabili IT e aziendali di organizzazioni con più di 1.000 dipendenti, ha rivelato un quadro globale eterogeneo del livello di digitalizzazione delle aziende. Infatti, solo il 10% di esse dichiara di aver completamente digitalizzato le proprie attività ( fonte).
Tuttavia, le aziende sono consapevoli dell'urgente necessità di diventare più agili per rimanere competitive sui loro mercati.
Raccolta dei requisiti e audit
Ovunque il vostro viaggio vi porti, avete bisogno di un punto di partenza. I primi elementi costitutivi del vostro impero digitale si basano sull'ascolto, l'osservazione e la trascrizione del funzionamento della vostra azienda.
Conducendo interviste con i dipendenti, osservando come vengono gestite le informazioni, chiedendo ai clienti le loro aspettative, incaricando un fornitore esterno di servizi di supportare il processo. Ci sono molti modi per fare un passo indietro e osservare la vostra organizzazione.
Mappare l'azienda
È impossibile avviare la trasformazione dell'azienda senza una mappa completa delle attività, degli attori e dei dati.
Se c'è una cosa che le aziende padroneggiano alla perfezione è il loro know-how. È quindi essenziale che i chief digital officer, i responsabili della trasformazione digitale e tutti coloro che sono coinvolti nel successo del progetto elaborino questa mappa per proporre soluzioni adeguate.
Inoltre, dovranno essere inclusi anche gli strumenti, i fornitori, i clienti e tutti gli stakeholder esterni. L'obiettivo sarà poi quello di elencare le interdipendenze e misurare l'impatto dei cambiamenti futuri.
2. Elenco delle priorità e degli obiettivi
La definizione delle priorità è una delle chiavi del successo della trasformazione. Se nella vostra valutazione avete individuato i principali punti critici e quindi le prime tappe da raggiungere, siete sulla strada giusta. Ammettiamolo, la vostra trasformazione non funzionerà con lo schema classico di consulente, specifiche, società di servizi IT e consegna della soluzione 12 mesi dopo.
Dare priorità oggi per non ripetersi domani
Come dice il proverbio, non mettete il carro davanti ai buoi. Per convincere i vostri team a partecipare ai progetti, dovete essere in grado di ottenere risultati rapidamente.
Uno dei grandi errori nei progetti di digitalizzazione è quello di voler digitalizzare a tutti i costi l'intera organizzazione. Abbiamo scoperto che gli "impianti a gas" tendono a demotivare le truppe.
Concentratevi inizialmente sulle attività ricorrenti che sono considerate dispendiose in termini di tempo. Ponetevi obiettivi a breve termine che facilitino la vita quotidiana del personale operativo.
Non trascurare la barriera culturale
La barriera culturale è di gran lunga la più comune e la più difficile da superare. Non esistono soluzioni "pronte" per aiutarvi, a parte la comunicazione e la collaborazione. La gestione del cambiamento deve essere parte integrante del vostro piano.
Molte idee sono nate in seguito a queste fasi di consultazione. I vostri dipendenti sono anche i vostri clienti e la loro cultura digitale può aiutarvi a trovare soluzioni.
Alcune aziende si sono rivolte a tecnologie considerate mainstream su indicazione dei propri dipendenti. Un esempio è Skype, che è stato usato per molto tempo da amici e familiari, ma che col tempo è entrato a far parte del mondo del lavoro.
3. Scegliere gli attori giusti per il successo
Il ruolo chiave della digitalizzazione
Non tutte le aziende hanno la fortuna di potersi avvalere dei servizi di grandi società di consulenza. Tuttavia, è possibile affidare nuove missioni a uno dei propri dipendenti con una conoscenza approfondita dell'azienda.
Negli ultimi anni è emerso un nuovo profilo: il Chief Digital Officer. Responsabile della definizione della strategia digitale dell'azienda, il Chief Digital Officer funge da collegamento tra le linee di business, l'IT e l'alta direzione. Ha una conoscenza approfondita delle innovazioni tecnologiche ed è il custode di progetti di successo.
Il management
Anche gli alti dirigenti hanno un ruolo essenziale da svolgere. Devono guidare il cambiamento e stabilire la rotta. A differenza dei team sul campo, che spesso hanno la testa sotto la sabbia, il management deve fornire una visione strategica e una visibilità dell'organizzazione futura.
Può sembrare una domanda banale, ma perché volete digitalizzare le attività della vostra azienda? Le risposte a questa domanda devono essere condivise con il resto dell'azienda se si vuole che i dipendenti siano a bordo.
Editori di software
Spesso considerati semplicemente come fornitori, anche gli editori di software possono svolgere un ruolo significativo nel successo del vostro progetto. Sono esperti nel loro campo e hanno il vantaggio di una grande esperienza grazie ai loro clienti.
Più il fornitore conosce la vostra organizzazione, più soluzioni può fornire.
In Iterop, ad esempio, abbiamo scoperto che il 42% dei nostri clienti potenziali non aveva formalizzato i propri processi. Di conseguenza, la nostra posizione di editore di software si è evoluta e oggi siamo coinvolti a monte dell'integrazione.
Per aiutarci a fornire un quadro di riferimento per questo supporto, in collaborazione con l'École des Mines d'Albi, abbiamo ideato il metodo SESAME, acronimo di Structure d'Évaluation et Solutions d'Amélioration de la Maturité des Entreprises. Questo strumento di audit aiuta a diagnosticare il livello di maturità di un'azienda quando si tratta di digitalizzare le sue attività e, soprattutto, offre raccomandazioni su misura per i suoi obiettivi.
💡 Caso di studio:
Il Comitato Esecutivo di Airbus è stato uno dei primi a sperimentare il metodo. Sulla base della situazione iniziale stabilita tramite SESAME, il team acquisti è stato rapidamente in grado di mettere in atto la tabella di marcia da seguire per aumentare il proprio livello di digitalizzazione. Oggi tutte le procedure di acquisto sono digitalizzate.
4. Coordinare il business e l'IT
Nominare un pilota con due cappelli
Può essere difficile trovare persone che comprendano sia le esigenze aziendali sia le soluzioni tecnologiche per soddisfarle. Spesso le aziende si rivolgono a un esperto interno che possa essere formato sulle nuove tecnologie.
Questo nuovo pilota digitale è il garante dei progetti e l'intermediario privilegiato sia per il personale operativo che per il management.
Co-costruire per innovare
I dipendenti sono la parte finale della catena e se passate il tempo a sviluppare nuovi percorsi professionali o a scegliere nuove soluzioni senza tenere conto delle loro abitudini, le vostre belle innovazioni tecnologiche rischiano di fallire.
Qualunque cosa vogliate fare, dovete sfruttare il know-how dei vostri team e attingere alla loro esperienza. Basta trovare un semplice strumento di co-costruzione che vi permetta di sedervi intorno a un tavolo e creare insieme le vostre future innovazioni.
5. BPM: lo strumento di co-costruzione
Processi cartacei VS processi automatizzati
A differenza dei sistemi ERP, spesso considerati troppo rigidi, o delle soluzioni interne sviluppate da esperti IT, il software BPM (Business Process Management) è una vera e propria piattaforma di costruzione collaborativa progettata per passare da un processo cartaceo a uno completamente automatizzato.
Lo standard BPMN (Business Process Model and Notation) 2.0 è stato creato in modo che un non specialista IT possa leggere e comprendere facilmente un diagramma di attività. È grazie a questo linguaggio business/IT che molti team sono stati in grado di collaborare a nuovi circuiti all'interno della loro azienda.
I vantaggi del BPM
A lungo confinato nel campo della qualità, il Business Process Management (BPM) sta gradualmente conquistando i cuori e le menti di altri team.
A breve termine, questo approccio porta trasparenza, leggibilità e armonizzazione. A medio termine, si informatizza gradualmente la mappatura cartacea dei processi, con i relativi attori e dati. A lungo termine, faciliterete la digitalizzazione continua del vostro know-how e dei vostri processi.
Rapida evoluzione e autonomia
La paura più grande per le aziende è quella di rimanere indietro quando i concorrenti offrono servizi sempre più innovativi a clienti ultraconnessi. Con le soluzioni BPM basate sui vostri processi, potete evolvere le vostre attività al volo o in base alle analisi dei vostri team, alle esigenze dei clienti o ai requisiti normativi. Non siete più limitati dai vostri strumenti: sta a voi decidere il customer journey, ad esempio, e come digitalizzarlo.
Conclusione
In sintesi, il successo di un progetto di digitalizzazione dipende da una solida comprensione dei processi aziendali, dalle fasi di co-costruzione con i team, dall'identificazione di ruoli e responsabilità e dallo sviluppo di una strategia chiara.In breve, il successo di un progetto di digitalizzazione dipende da una buona comprensione dei processi aziendali, dalle fasi di co-costruzione con i team, dall'identificazione dei ruoli di ciascuno e dall'anticipazione delle esigenze future (la vostra capacità di integrare l'innovazione su base continua).
I processi sono le fondamenta delle vostre innovazioni future, perché, se ben padroneggiati, vi garantiranno la sopravvivenza a lungo termine sul mercato. In definitiva, sarete in grado di sviluppare la vostra attività non in 15 mesi, ma in 15 giorni.
Articolo tradotto dal francese