Implementazione ERP: il vostro progetto in 7 passi

Puntante all'implementazione ERP all'interno della vostra azienda, ma non sapete da dove iniziare? se si desidera portare a termine un progetto ERP, è necessario andare a piccoli passi prima di installare un software ERP nel sistema informativo.

Come procedere? Quali sono i passi da seguire? Quale software ERP scegliere tra tutte le offerte presenti sul mercato? appvizer vi guida passo dopo passo e fa luce sulle sfide del software ERP.

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Definizioni: cos'è il software ERP? Che cos'è un progetto ERP?

Software ERP 

Il software ERP (Enterprise Resource Planning), è un pacchetto software che aiuta in una gestione completa un'azienda od organizzazione attraverso un unico sistema informativo.

È composto da un sistema modulare: per dirla in parole povere, un modulo equivale a un reparto aziendale.

Il grande vantaggio è che le informazioni di un modulo sono aggiornate in tutti gli altri in cui sono presenti. Si minimizza il rischio di perdita d'informazioni cosa che può capitare quando diversi strumenti sono interconnessi.

La copertura funzionale di un ERP

Tutte le attività dell'azienda sono interessate:

• gestione della contabilità

• gestione finanziaria, ad esempio preventivi e fatture
• gestione delle risorse umane
• gestione delle vendite e della relazione con i clienti con un modulo CRM
• gestione della produzione
• gestione della distribuzione
• gestione dell'inventario
• gestione del commercio elettronico
• gestione del flusso di lavoro
• gestione della pianificazione, ecc.

Progetto ERP: definizione

Lo scopo di un progetto ERP è quello di implementare il software ERP all'interno di un'azienda per assicurarne la gestione completa. La difficoltà sta nel far coincidere le funzionalità disponibili nel software ERP con le esigenze e le aspettative dell'azienda. Ciò implica, in particolare, il rispetto e l'adattamento ai processi aziendali esistenti.

Le fasi di un progetto di implementazione ERP 

N° 1: effettuare uno studio preliminare

La fase di audit consiste nell'analisi di ogni attività dell'azienda: processi, flussi informativi, collaborazione tra reparti, strumenti, ecc.

Si tratta di identificare le esigenze e le aspettative precise che ci si aspetta dall'implementazione di software ERP in azienda.

Quali sono gli obiettivi del progetto ERP?

Un progetto ERP rappresenta un budget significativo per un'azienda. L'audit assicura l'utilità e il raggiungimento degli obiettivi di questo progetto per evitare situazioni impreviste

N° 2: creare un team di progetto dedicato.

Una volta presa la decisione di creare un progetto ERP, è necessario costituire un gruppo di progetto per studiare e realizzare il progetto. Questi due o tre collaboratori, guidati da un project manager, saranno i protagonisti del progetto.

Un consiglio:
➡️ Definire con precisione i ruoli di ogni persona.
➡️ Mettere insieme un team di competenze miste: una persona del reparto IT, con competenze tecniche, e una o due persone di altri reparti per garantire che le esigenze aziendali siano soddisfatte.

Questo team di progetto assicura la gestione ottimale del progetto ERP.

N° 3: fare un capitolato d'oneri

Le specifiche tecniche e funzionali sono utilizzate per definire un chiaro ambito funzionale. E' il documento di riferimento per tutto il progetto.

Questo documento deve essere il più preciso possibile: deve essere dettagliato, non solo esigenze esplicite, ma arrivare a elencare uno per uno le funzionalità previste e i benefici che possono portare.

È utile per il fornitore di servizi con il quale lavorerete per garantire una comunicazione fluida ed evitare spiacevoli sorprese durante la messa a punto dello strumento.

N° 4: Scegliete il software ERP adatto alle vostre esigenze.

Sapete cosa cercate, sapete quali funzionalità vi servono, tutto quello che dovete fare è scegliere lo strumento. Software ERP open source o in modalità SaaS? La realizzazione di uno studio di mercato può fornire la risposta a questa domanda.

Tenete presente che non solo state scegliendo uno strumento, ma anche degli esperti con cui lavorare.

Prestare attenzione al supporto clienti offerto

appvizer vi offre un confronto di software ERP in modalità SaaS per guidarvi nella scelta.

SAP Business one

SAP Business one è un software ERP estremamente completa pensata per le esigenze delle PMI. È uno strumento essenziale per centralizzare le informazioni,rispondere alle esigenze strategiche con strumenti di BI e viene implementato in poche settimane.

tra le sue funzionalità principali:

• gestione acquisti
• automazione processi di vendita
• contabilità analitica e generale

Software ERP- Enter software

Software ERP non un semplice strumento ERP ma una piattaforma all'avanguardia e costantemente aggiornato. Si tratta infatti di un sistema ERP2 e che quindi riesce a riunire in termini di comunicazione tutta l'azienda.

Tra le sue funzionalità principali:

• gestione workflow
• CRM e vendite
• produzione e qualità

ERP ad hoc Infinity

ERP ad hoc Infinity nasce con l'idea di lasciare il segno. È semplice ma sofisticato al tempo stesso, con tutta la leggera che solo un software cloud può offrire. Da non sottovalutare che come tutti i prodotti Zucchetti anche questo è adattabile alle esigenze.

Tra le attività principali:

• Tesoreria e gestione bancaria
• Magazzino e acquisti
• Produzione

N° 5: Implementare la soluzione ERP scelta

Infine, è nella fase 5 che avviene l'installazione e l'implementazione dello strumento ERP. Questo può richiedere un aggiornamento dell'infrastruttura: potrebbe trattarsi di installare un server dedicato per ospitare tutti i dati, ad esempio, se si sceglie un ERP open source o proprietario da installare localmente.

Scegliere un ERP in modalità SaaS vi semplifica la vita: i vostri dati sono ospitati nel cloud e non dovete preoccuparti dell'hosting. Il vostro fornitore di servizi se ne occuperà.

Poi, integrandolo al sistema informativo sarà disponibile a tutti gli utenti.

N° 6: Testare lo strumento

È necessario effettuare un collaudo generale dello strumento per verificare che risponda effettivamente a tutte le esigenze individuate all'inizio del progetto.

Centralizzate i feedback degli utenti per avere una migliore visuale degli interventi che bisogna fare

Non trascurate in nessun caso la fase di prova. Questo è ciò che determina il corretto funzionamento della soluzione in azienda.

N° 7: Assicurarsi il successo a lungo termine del vostro progetto ERP (post-progetto)

Il successo del vostro progetto dipende anche dall'attenzione che gli presterete dopo l'installazione e il collaudo.

Questo inizia con la formazione degli utenti. Questo passo è più o meno lungo a seconda della complessità dello strumento, della conoscenza e della facilità d'uso degli utenti.

È quindi necessario garantire l'implementazione di un nuovo processo e di una nuova organizzazione del lavoro, in particolare attraverso la condivisione delle informazioni per un utilizzo ottimale del sistema ERP.

Lavorate con il vostro provider di servizi e i team di supporto per affrontare eventuali modifiche finali nelle settimane o nei mesi successivi all'implementazione. Questo permette di evolvere lo strumento in base alle nuove esigenze, alla crescita dell'azienda, ecc

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Gli ultimi consigli per un progetto ERP di successo

• Creare un team che sia dedito e coinvolto nel progetto
• Assicuratevi di avere il supporto del management della vostra azienda prima dell'inizio del progetto 
• Non abbiate fretta: è il modo migliore per prendere decisioni sbagliate.
• Approfittate di tutta l'esperienza del vostro provider o integratore.