Come si fa a garantire il buon funzionamento di un'attività di telelavoro?

Quando un'azienda cresce, assume nuovo personale, sia per la sede centrale che per gli altri uffici.

Tuttavia, sempre più dipendenti sfruttano i giorni di telelavoro nei loro orari. Il telelavoro implica un minor numero di scambi e i team leader potrebbero temere una perdita di coesione del gruppo.

Ma anche nell'era della trasformazione digitale, è fondamentale garantire la coesione dei gruppi all'interno dell'azienda. Tutti devono lavorare per lo stesso obiettivo e, anche a casa, la cultura aziendale deve rimanere intatta per sopravvivere.

A tal fine, non c'è niente di meglio che stimolare il lavoro di squadra con una piattaforma integrata che permetta di monitorare, scoprire e partecipare a un progetto in qualsiasi momento del suo sviluppo.

Utilizzare un software di gestione dei progetti per tenere traccia delle attività

Al giorno d'oggi, un numero crescente di aziende, dalle PMI a conduzione familiare alle grandi multinazionali, si rivolge a software esterni per gestire in modo più efficace la propria attività.

Sapevate che in una piccola fabbrica ci sono a volte più di dieci software diversi per la produzione di un solo tavolo e quattro sedie?

Se gestite un'azienda, sapete che la proliferazione di questi strumenti digitali comporta una perdita di informazioni e di tempo di lavoro.

E questo è ancora più vero quando due team utilizzano due canali diversi per comunicare. Come si accede alle informazioni inter-team?

Un unico pacchetto software per la gestione dei progetti è la soluzione migliore per mantenere l'accesso alle informazioni e facilitare la comunicazione per tutti.

Tutti, indipendentemente dalla loro posizione geografica, dalle loro esigenze o dal motivo della loro ricerca, possono accedere a tutto, in ogni momento, senza dover aspettare la risposta di un collega. L' accesso alle informazioni è istantaneo in qualsiasi fase del progetto.

La flessibilità come punta di diamante della collaborazione

Gli strumenti di gestione dei progetti offrono generalmente un elevato grado di flessibilità, sia dal punto di vista visivo che dell'esecuzione dei processi.

Infatti, possono essere utilizzati in una grande varietà di modi. Che siano utilizzati come promemoria dei vari compiti da svolgere o come veri e propri strumenti di formazione per i nuovi arrivati, la loro efficacia è fuori discussione.

Tra la miriade di pacchetti software di questo tipo, troverete Odoo Project. Grazie alle sue molteplici viste (Kanban, Elenco, Calendario, ecc.), ogni azienda può creare il proprio spazio di lavoro e organizzare le attività nel modo migliore.

Una vista Kanban, ad esempio, mostra a colpo d'occhio quali progetti sono in corso e quali attività sono già state completate.

Chiunque può entrare in un progetto e vedere lo stato di ogni attività e lo stato di avanzamento dell'intero progetto. Tutto questo è reso possibile semplicemente dai nomi delle varie colonne della vista Kanban e dai tag aggiunti a ogni attività.

Questa visione trasparente è il modo migliore per condividere le informazioni in un tempo molto breve. E, allo stesso tempo, ognuno può accedere a ciò che gli serve senza dover contattare il collega che magari sta ancora dormendo.

Un'unica piattaforma per il lavoro di squadra

Email, SMS, chat, intranet: sono tanti i modi di comunicare al giorno d'oggi.

Tutti hanno i loro vantaggi, ma anche i loro svantaggi. Gli svantaggi includono la mancanza di accessibilità alle informazioni, i rischi associati alla condivisione dei file e molti altri.

Con una piattaforma interna di gestione collaborativa dei progetti, la comunicazione all'interno del team responsabile del progetto, ma anche con altri team, diventa più fluida perché tutto è centralizzato.

Per molte soluzioni, come nel caso di Odoo, l'apertura di un'attività all'interno di un progetto dà accesso a una chat room in cui i dipendenti possono scambiarsi file o semplicemente dare un feedback sul lavoro svolto.

Le conversazioni assumono la forma di un forum di discussione e chiunque può partecipare allo scambio. Tutto viene poi memorizzato.

Inoltre, chiunque voglia essere informato sugli aggiornamenti può seguire l'attività e ricevere notifiche quando avanza nel flusso o quando vengono avviate nuove discussioni.

L' automazione della comunicazione evita di perdere tempo a comunicare gli aggiornamenti a ogni singola persona o a scrivere lunghe e-mail quando bastano poche notifiche.

Integrazione per fare di più in meno tempo

Ovviamente, il software di gestione dei progetti non può sostituire da solo tutte le altre soluzioni utilizzate all'interno di un'azienda.

Ecco perché integrarli tutti insieme è il modo migliore per raggiungere l'efficienza.

Alcune soluzioni, come Odoo, integrano i vari pacchetti software fin dall'inizio, ma non è sempre così.

L'integrazione presenta molti vantaggi, come l'automatizzazione di alcune attività in diversi reparti dell'azienda.

Un ottimo esempio è la possibilità di creare un preventivo per un servizio da un'applicazione di vendita e di avere un progetto creato automaticamente per quel preventivo. In questo modo si risparmia una quantità incredibile di tempo e si garantisce che nulla vada perso lungo il percorso!

L'utilizzo di un software di gestione dei progetti consente di lavorare in modo più efficiente. Con un'unica fonte di informazioni, un accesso rapido e notifiche automatiche, non avrete mai lavorato così velocemente!

Infine, grazie all'integrazione resa possibile dalle tecnologie odierne, alcuni flussi di lavoro possono essere automatizzati fino a farvi risparmiare tempo, in modo che possiate concentrarvi su altre attività, a volte molto più produttive.