Come potete monitorare efficacemente le normative HSE e garantire la conformità?

Di fronte alla moltitudine di testi normativi e requisiti applicabili in ogni settore di attività, il processo di monitoraggio normativo HSE non può essere preso alla leggera: sono necessari rigore, metodo e competenza.

Tuttavia, nonostante la sua natura essenziale, non sempre viene applicato sistematicamente nelle organizzazioni, per mancanza di tempo, risorse, strumenti o conoscenze.

In qualità di responsabili di un sito, di un gruppo industriale o di una funzione HSE all'interno della vostra azienda (responsabile della salute e della sicurezza, responsabile ambientale, coordinatore HSE, ecc.

Come si fa a impostare una sorveglianza normativa HSE e a definire piani d'azione efficaci per gestire la conformità? Ecco una guida completa sull'argomento!

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Qual è lo scopo del monitoraggio normativo?

Il monitoraggio normativo HSE consiste in un approccio organizzato e formalizzato all'interno di un'azienda, con l'obiettivo di :

• rilevare
• analizzare
• rilevare, analizzare e utilizzare le informazioni relative alle normative applicabili alle sue operazioni.

Consente quindi a qualsiasi organizzazione di essere consapevole dei propri obblighi, al fine di organizzare e monitorare la conformità delle :

• delle sue attività
• delle sue attrezzature
• delle sue infrastrutture
• dei suoi processi.

In particolare, serve a limitare i rischi di non conformità, con ripercussioni positive quali :

• la riduzione di alcuni costi (multe o mancati risarcimenti in caso di incidenti o sinistri, per esempio),
• una sana gestione dei rapporti di lavoro,
• controllo del tasso di infortuni sul lavoro
• il mantenimento della produttività, ecc.

☝️ Questa attività di monitoraggio sta diventando una necessità per tutte le aziende con sistemi di gestione certificati ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001 o ISO 45001. È indispensabile che si tengano aggiornate sugli sviluppi normativi.

6 fasi per un monitoraggio normativo efficace

Passo 1: Definire la metodologia di monitoraggio

Potete organizzare l'attività di monitoraggio adottando la modalità del progetto. Assegnando tempo, obiettivi, risorse e persone responsabili del processo, potrete garantirne l'efficacia.

Iniziate con l'inquadrare il vostro progetto:

• identificare gli obiettivi: cosa vi aspettate dalla procedura di monitoraggio? L'identificazione di precisi risultati operativi ottimizzerà il tempo che vi dedicherete;
  
  
• riservare del tempo per la sua messa a punto: per avviare l'attività di monitoraggio e garantire che esista in quanto tale, assegnatele del tempo formalmente nei programmi;
  
  
• designare un responsabile del progetto: definire il ruolo del responsabile del monitoraggio normativo e degli altri attori coinvolti nel progetto, sia interni che esterni (direzione, rappresentanti del personale, autorità locali, azionisti, ecc;)
  
  
• definire l'ambito del monitoraggio:
  • Quali informazioni cercate?
  • In quale forma o formato saranno prodotte?
  • Secondo quali criteri? (Con quale frequenza verrà aggiornato il database, come verrà utilizzato per valutare la conformità, ecc;)
    
    
• determinare le risorse da mettere in campo: oltre alle risorse umane e finanziarie, quali sono le risorse necessarie: strumenti, formazione, budget, ecc.

💡 Sia che si scelga di gestire il progetto di monitoraggio internamente o in outsourcing, è possibile dettagliare tutte le aspettative associate al progetto in una serie di specifiche chiare e precise. In questo modo, il processo risponderà alle esigenze dell'organizzazione e tutti i soggetti coinvolti potranno farvi riferimento.

Fase 2: Identificare fonti affidabili e pertinenti

A seconda del vostro settore o campo di attività, cercate di individuare tutte le fonti di informazione esistenti per selezionare solo quelle più rilevanti.

A tal fine, elencate tutte le normative e i testi applicabili alle attività del vostro sito o gruppo industriale in termini di conformità HSE.

Nella selezione, privilegiate le fonti normative (testi di legge, decreti ministeriali, ecc.) rispetto ai contenuti divulgativi, più accessibili ma spesso semplificati. Questo tipo di fonti può facilitare la comprensione e la sintesi dei requisiti, ma il testo ufficiale deve avere la precedenza.

Infine, concentrate il vostro monitoraggio sui requisiti normativi applicabili all' attività della vostra azienda.

Fase 3: redigere il quadro di riferimento normativo

Una volta identificate le fonti, potete costruire il vostro archivio normativo, per strutturare la vostra raccolta di informazioni. Si tratta di un registro o di una base documentale che contiene tutti gli obblighi normativi applicabili alla vostra organizzazione e alle sue caratteristiche specifiche:

• settore di attività
• numero di dipendenti
• stato giuridico
• classificazione ICPE, ecc.

Per guidare il vostro lavoro di ricerca e classificare le informazioni, potete creare una struttura logica ad albero, utilizzando temi specifici per la vostra organizzazione, quindi suddividere in sottodirectory.

Elencate tutti i testi applicabili e assicuratevi di associarli a informazioni chiave quali :

• il loro tipo
• titolo
• data di creazione/aggiornamento
• la fonte da cui provengono, ecc.

💡 Sarà inoltre importante individuare il supporto da utilizzare (tabella, software di gestione di progetti/compiti, ecc.) per un archivio pratico, utile a tutti e facile da aggiornare.

Fase 4: Elaborazione e analisi delle informazioni HSE

Una volta raccolte, centralizzate e classificate tutte le informazioni, l'obiettivo è elaborarle in modo che possano essere utilizzate per le esigenze dell'azienda.

Ciò richiede un' analisi approfondita dei testi normativi, che a volte richiede competenze giuridiche o tecniche non sempre disponibili all'interno della funzione HSE dell'azienda.

Dovrete quindi individuare esperti in grado di analizzare scrupolosamente ogni documento, incrociare le informazioni e renderle comprensibili a tutte le persone interessate dell'azienda.

💡 Potreste anche considerare l'utilizzo di uno strumento dedicato per questa fase noiosa e complessa, soprattutto se non avete tutte le competenze specifiche in un'area tecnica, né una sufficiente preparazione giuridica. Torneremo sulla questione del software specializzato più avanti nell'articolo.

Fase 5: Condividere i contenuti dell'intelligence

I risultati e i prodotti del vostro regulatory watch devono essere diffusi a tutte le persone dell'azienda le cui attività sono direttamente interessate:

• mettete in atto una strategia e dei mezzi di comunicazione per questa diffusione (e-mail, feed tematico sulla intranet, software di gestione dei progetti o piattaforma collaborativa, ecc;)
  
  
• divulgare tutte le informazioni rilevanti: i testi di riferimento, ma anche la loro interpretazione da parte di esperti, le raccomandazioni, nonché la scadenza prevista;
  
  
• fornire riferimenti o documentazione aggiuntiva a supporto dell'implementazione delle nuove normative.

Fase 6: Preparare la valutazione di conformità HSE

Il monitoraggio normativo HSE è anche una fase preparatoria per la valutazione della conformità. L'osservazione continua e rigorosa del panorama delle norme tecniche e giuridiche consente di confrontare i requisiti teorici con il modo in cui vengono applicati in pratica nella vostra organizzazione.

L'attività di monitoraggio deve rendere utilizzabili le informazioni raccolte al fine di:

• anticipare i cambiamenti normativi per prepararsi alla conformità, se necessario;
  
  
• misurare il tasso di conformità dell'azienda verificando che i processi, le infrastrutture, le attrezzature, ecc. siano conformi al quadro normativo;
  
  
• dimostrare le operazioni di conformità in corso, in caso di ispezione, ed elaborare un piano d'azione per ogni non conformità individuata.

Quali strumenti potete utilizzare per semplificare il monitoraggio normativo HSE?

Come avrete capito, la gestione del monitoraggio normativo HSE è fondamentale per qualsiasi azienda che voglia rispettare la legge e proteggere i propri dipendenti. Tuttavia, questo lavoro si rivela presto un compito arduo e lungo, che richiede un'organizzazione rigorosa.

In questo contesto, le tecnologie digitali, in particolare i software specializzati, offrono molteplici vantaggi.

Gli editori di queste soluzioni incorporano già questo lavoro di monitoraggio, per tenersi aggiornati sull'evoluzione delle normative. Inoltre, questi strumenti consentono di centralizzare le informazioni (i sistemi di riferimento, il documento unico, ecc.), rendendole più accessibili e gestibili. Infine, un buon software QHSE include dashboard dinamici che forniscono dati aggiornati sulla situazione dell'organizzazione e sulle azioni intraprese per renderla conforme.

Così potrete risparmiare tempo e migliorare l'accuratezza del vostro lavoro di monitoraggio HSE!

⚒️ Esempi di strumenti:

• Previsoft è un potente pacchetto software collaborativo online dedicato alla gestione della salute e della sicurezza sul lavoro. I consulenti di Previsoft monitorano costantemente il contesto normativo per fornire il miglior supporto possibile alla vostra politica QHSE e garantire che la soluzione rimanga conforme. In termini di funzionalità, la piattaforma vi aiuta a valutare i rischi, a modificare il vostro DUERP e a mettere in atto le azioni necessarie per ridurli, in conformità con le normative del vostro settore.

• Red-on-line è una soluzione completa e flessibile che include contenuti su misura e servizi personalizzati per facilitare il vostro monitoraggio normativo HSE. In particolare, potete usufruire di archivi normativi esaustivi e personalizzati per ciascuno dei vostri siti operativi, del supporto di esperti legali HSE con sede in tutto il mondo e di strumenti per gestire al meglio i processi di conformità.

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Consigli finali per garantire la conformità alle normative HSE

Per concludere, ecco alcune best practice da applicare per sfruttare al meglio la vostra vigilanza normativa:

• mantenere aggiornato il database: impostare il monitoraggio e gli avvisi per i testi presenti nel vostro pool di documenti, in modo da rimanere aggiornati e rivalutare regolarmente il vostro livello di conformità;
  
  
• definire gli indicatori per misurare lo stato del vostro monitoraggio e l'avanzamento del vostro piano d'azione, valutando l'impatto delle vostre azioni correttive e adeguandole se necessario;
  
  
• stabilire un ordine di priorità dei requisiti e dei rischi associati a qualsiasi non conformità, in modo da poter dare priorità alle vostre azioni in modo più efficace;
  
  
• capitalizzare il lavoro collaborativo: raccogliere feedback sull'implementazione dell'approccio, in modo da poterne sempre valutare l'efficacia e il valore aggiunto. Siete parte di un processo di miglioramento continuo, che ottimizza l'intero processo in modo che tutti ne traggano vantaggio.